Guida dig själv när strukturen är lätt att glömma

Att skapa en god struktur är till stor hjälp — om du kommer ihåg den, vill säga. En vanlig fallgrop många råkar ut för är nämligen att de tar fram den där perfekta strukturen som kommer att göra jobbvardagen så mycket enklare, men när de någon vecka senare ska använda den, minns de inte vad de bestämde sig för.

Hur var det nu filen skulle namnges så att den lätt hittas sedan? Var är det dokumentet ska sparas för att hamna rätt? Vem sade vi att det är som ska få utkastet först och vart ska det skickas därefter?

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Spilld ansträngning och mer oordning

När du inte minns strukturen du skapat, blir den inte bara oanvänd och de goda effekterna uteblir. Det är också lätt hänt att det blir ännu rörigare än förut, för resterna av den gamla strukturen finns kvar här och var, samtidigt som du i brist på en tydlig bild av hur den ska vara istället, gör på ett nytt sätt som förmodligen är ungefär som du tänkte senast. Det blir dock inte riktigt rätt.

”Den här vägen!”

I andra sammanhang, när vi är osäkra på hur man hittar eller hur man ska göra något, guidar vi varandra med hjälp av skyltar, märkningar, hänvisningar och instruktioner. Sådant är verkningsfullt också i den här situationen, när du har en ny struktur du inte riktigt hittar i än.

När du skapar en ny struktur eller bestämmer dig för ett nytt sätt att göra något, lägg en liten stund extra på att guida dig (och andra) själv senare, så att det blir lätt att följa det du nu bestämt dig för. Du kan till exempel:

Märka upp med en skylt vad som ska ligga just på det där stället.
Sätta en lapp under kroken, som anger vad som ska hänga précis där (och vad som saknas om där inte hänger något).
Lägga en README.TXT-fil i mappen för att där tydligt beskriva vad som hör hemma där och var ofta felplacerade dokument ska ligga istället.
”Pinna” ett meddelande i chatten så att det ligger kvar ”längst upp” och nytillkomna direkt kan ta del av det viktiga som sagts tidigare (en funktion som finns i Slack och andra tjänster, som exempelvis i Teams).
Skriva en ledtext som du ser tydligt i slutet av ett moment, med vägledning om vad nästa rätta steg i processen är och vart du ska för att kunna utföra det.

Gör så här

Dra dig nu till minnes en struktur av något slag du skapat nyligen. Skulle du kunna göra det än lättare för dig och dina kollegor att följa den genom att märka upp den tydligare?

Gör en märkning, skriv en lapp, skapa en hänvisning eller något annat som gör strukturen så uppenbar att du och andra som ska använda den inte kan undgå att göra rätt.

Full effekt av förbättringsarbetet

Om du märker upp den nya strukturen tydligt, kommer du med större säkerhet kunna dra avsedd nytta av den i fortsättningen. Du slipper ha lagt tid i onödan på något du alltför fort glömmer. Istället får du full effekt av den förbättringsinsats du gjort.