Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En tankenöt i fel stund

Säk­ert har du, lik­som jag, märkt att när vi är stres­sade är vi inte som mest klartänk­ta. Ska vi i den­na stund av tid­snöd dels kom­ma på vem som kan hjäl­pa oss, dels visa hur den ska göra det vi behöver hjälp med, kan det i sig göra oss ännu mer stressade.

Hjälp nu ditt stres­sade du

Hade vi i den stun­den redan för­berett vem som kan täc­ka upp för oss när det gäller vil­ka uppgifter, hade vi lättare ​“bliv­it av med dem” och fått mer tid att slut­föra den vik­ti­ga uppgiften som behövde prioriteras.

I Arbetsmiljöver­kets föreskrifter om organ­isatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, står i 10 § punkt 5 ​“Arbets­gi­varen ska se till att arbet­sta­gar­na kän­ner till vem de kan vän­da sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.”.

Är du lyck­ligt lot­tad har du fått hjälp av din arbets­gi­vare med det­ta. Har du inte det, står du inte hand­fall­en, utan kan göra det själv — åtmin­stone till en del.

Gör så här

Vill du göra det lättare för dig att få avlast­ning när du har som mest att göra, dra dig undan en stund i den här veck­an då du har ett uns min­dre att göra. Det kan räc­ka med en halv­timme. Då,

1. Tit­ta igenom din att göra-lista (som ju innehåller allt du har att göra, i detalj) och frå­ga dig vem som skulle kun­na göra var och en av uppgifter­na istäl­let för du. Tänk dig att du skulle vara ledig och på resa i några veck­or. Vem skulle då kun­na täc­ka upp för dig? Säk­ert finns det inte någon ersättare till exakt alla dina uppgifter, för en del är verk­li­gen allde­les beroende av just din kom­pe­tens och per­son. Det är inte en slump att det är just du som har det här job­bet. Du är såk­lart inte helt utbyt­bar. Men, med stor san­no­likhet finner du en hel mängd uppgifter du har på ditt bord, som någon annan ock­så skulle kun­na göra. Det behöver inte vara en kol­le­ga. Jag har inga, men det finns mängder av män­niskor utan­för organ­i­sa­tio­nen att anlita.
2. Gör en lista någon­stans — i Word, i OneNote, i en texte­d­i­tor, i ett kalkyl­blad eller så — som kom­mer att fungera som en guide för dig när du snabbt behöver få hjälp. Skriv vilken uppgift det rör sig om och vem som du kan be göra den istället.
3. Spara guiden under ett namn som gör den lät­thit­tad. ​“Vem kan hjäl­pa mig” eller ​“Guide för att få hjälp när det kniper” kanske stick­er ut och har­monier­ar i ett med de andra doku­menten du hanterar?
4. Finner du uppgifter som inte är prompt beroende av dig, men som inte någon annan behärskar, är det en sig­nal om att du skulle ha nyt­ta av att lära upp något på uppgiften. Vill du inte bara las­ta över fler uppgifter till en kol­le­ga, erb­jud den att ​“byta” kun­skap så att ni kan täc­ka upp för varan­dra när det behövs.

Min­dre stress och mer kraft till det viktiga

Om du motar Olle i grind när det gäller de plöt­sligt stres­si­ga sit­u­a­tion­er­na genom att göra det tydligt vem som kan täc­ka upp för dig då, kom­mer du att snab­bare än annars få avlast­ning när du som mest behöver den. Du utsät­ter dig för min­dre press strax före dead­line och kan utföra det vik­ti­ga med högre kvalitet för du har skär­pan i behåll.

Hur gör du?

Vad har du för knep för att snabbt få den hjälp du behöver när det kör ihop sig? Berät­ta gär­na för mig.

(För det är en god idé att delegera mera — så att du kan fokusera.)