Gör det lättare att få avlastning

Ibland tar en stor, viktig uppgift längre tid än vi tänkt. Vi trodde att vi med råge skulle hinna klart innan fredag och därutöver ha tid till andra uppgifter, men något händer, saker dyker upp och oförutsedda ting tar tid. Mot torsdag morgon inser vi att vi inte kommer att hinna annat än just detta viktiga veckans sista dagar.

Vi behöver då ta hjälp av andra när det gäller uppgifterna vi inte kommer att hinna.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En tankenöt i fel stund

Säkert har du, liksom jag, märkt att när vi är stressade är vi inte som mest klartänkta. Ska vi i denna stund av tidsnöd dels komma på vem som kan hjälpa oss, dels visa hur den ska göra det vi behöver hjälp med, kan det i sig göra oss ännu mer stressade.

Hjälp nu ditt stressade du

Hade vi i den stunden redan förberett vem som kan täcka upp för oss när det gäller vilka uppgifter, hade vi lättare “blivit av med dem” och fått mer tid att slutföra den viktiga uppgiften som behövde prioriteras.

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, står i 10 § punkt 5 “Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet.”.

Är du lyckligt lottad har du fått hjälp av din arbetsgivare med detta. Har du inte det, står du inte handfallen, utan kan göra det själv — åtminstone till en del.

Gör så här

Vill du göra det lättare för dig att få avlastning när du har som mest att göra, dra dig undan en stund i den här veckan då du har ett uns mindre att göra. Det kan räcka med en halvtimme. Då,

Titta igenom din att göra-lista (som ju innehåller allt du har att göra, i detalj) och fråga dig vem som skulle kunna göra var och en av uppgifterna istället för du. Tänk dig att du skulle vara ledig och på resa i några veckor. Vem skulle då kunna täcka upp för dig? Säkert finns det inte någon ersättare till exakt alla dina uppgifter, för en del är verkligen alldeles beroende av just din kompetens och person. Det är inte en slump att det är just du som har det här jobbet. Du är såklart inte helt utbytbar. Men, med stor sannolikhet finner du en hel mängd uppgifter du har på ditt bord, som någon annan också skulle kunna göra. Det behöver inte vara en kollega. Jag har inga, men det finns mängder av människor utanför organisationen att anlita.
Gör en lista någonstans — i Word, i OneNote, i en texteditor, i ett kalkylblad eller så — som kommer att fungera som en guide för dig när du snabbt behöver få hjälp. Skriv vilken uppgift det rör sig om och vem som du kan be göra den istället.
Spara guiden under ett namn som gör den lätthittad. “Vem kan hjälpa mig” eller “Guide för att få hjälp när det kniper” kanske sticker ut och harmonierar i ett med de andra dokumenten du hanterar?
Finner du uppgifter som inte är prompt beroende av dig, men som inte någon annan behärskar, är det en signal om att du skulle ha nytta av att lära upp något på uppgiften. Vill du inte bara lasta över fler uppgifter till en kollega, erbjud den att “byta” kunskap så att ni kan täcka upp för varandra när det behövs.

Mindre stress och mer kraft till det viktiga

Om du motar Olle i grind när det gäller de plötsligt stressiga situationerna genom att göra det tydligt vem som kan täcka upp för dig då, kommer du att snabbare än annars få avlastning när du som mest behöver den. Du utsätter dig för mindre press strax före deadline och kan utföra det viktiga med högre kvalitet för du har skärpan i behåll.