Strukturbloggen

För de fles­ta kom­mer det tillfällen då vi under län­gre tid har haft en högre arbets­be­last­ning än vad vi trivs med. Om du är ledare för ett före­tag, en organ­i­sa­tion eller en grupp av något slag, kan det vara så att du inte hin­ner göra de uppgifter som är beroende av att just du gör det (efter­som du har den roll du har).

Har du medar­betare, är det då naturligt att tän­ka ​“Jag behöver delegera mera.” Men, för åtmin­stone mig, är det inte alltid så självk­lart hur det ska gå till alla gånger.

Skaf­fa översikt

Ett förs­ta steg kan vara att skaf­fa dig ett grepp om vad du egentli­gen gör, d v s vad det finns för oli­ka uppgifter att väl­ja bland. När det är så där myck­et att göra, är det lätt att uppl­e­va att vi inte ser sko­gen för alla träd, eller snarare, att vi inte ser var­je träd för det ensta­ka träd det är, efter­som de till­sam­mans ser ut som en enda stor grön klump — en skog.

Så, under några dagars tid, skriv upp alla uppgifter du gör på ett pap­per du alltid har med dig, eller i ett doku­ment i datorn. Gör det inte så detal­jer­at att det blir en bör­da, utan nöj dig med att skri­va t ex ​“Sam­tal med X om…”, ​“Skrev doku­ment om…” el dyl. 

Om du har för vana att ha dina att-göra-uppgifter sam­lade på ett enda ställe och for­muler­ade så detal­jer­at att du kan göra var och en i en enda ansats, kan du snabbt istäl­let få grepp om vad du gör till vardags genom att ploc­ka fram alla avbock­ade, slut­för­da uppgifter från en tid tillbaka.

Hit­ta kandidaterna

Gå igenom över­sik­ten över alla uppgifter du van­ligtvis gör och mark­era de som är ​“kan­di­dater” att delegera.

De kan vara:

• Ofta återkom­mande uppgifter — Sådant du gör på unge­fär sam­ma sätt med jäm­na mel­lan­rum. Om du beskriv­it de oli­ka ste­gen i uppgiften, gör du det lätt för den som ska göra det i fort­sät­tnin­gen att lära sig hur man gör (eller hur du gjort).
• Uppgifter du tröt­tnat på att göra — Men, är det inte smått cyniskt att läm­pa över det man tröt­tnat på till någon annan? Min erfaren­het är att män­niskor omkring mig ofta är mer oli­ka mig än jag först antar. Det som jag tyck­er är tråkigt, blir ofta någon annan inspir­erad av. Vari­a­tion är något av ett allmän­män­skligt behov och det som bliv­it slen­tri­an för mig, kan bety­da ett välkom­met inslag av vari­a­tion för den jag delegerar till.
• Uppgifter någon annan skulle göra bät­tre — OK, det är du som gjort det­ta hit­tills, men, han­den på hjär­tat, är du den i organ­i­sa­tio­nen som skulle lyckas bäst med uppgiften? Skulle det gyn­na er väg till visio­nen om en viss medar­betare fick sät­ta tän­der­na i den i fortsättningen?
• Uppgifter som någon annan skulle se som en utman­ing — Att delegera kan dessu­tom vara ett sätt att upp­muntra en medar­betare som visat eget ini­tia­tiv och han­dlingskraft. Du kom­mer inte leda den här organ­i­sa­tio­nen i all framtid, utan du behöver se till att odla de kom­pe­tenser som behövs för att ta över när du väl­jer att kli­va av.
• Uppgifter där din nyck­elkom­pe­tens inte kom­mer till använd­ning — Den här organ­i­sa­tio­nen behöver just dig för att du besit­ter vis­sa egen­skaper som är särskilt värde­ful­la. Ju mer de kom­mer till använd­ning, desto mer gag­nar det verk­samheten (och dig själv). Ju mer upp­ta­gen med annat du är, desto min­dre hin­ner du göra det som just du är bäst på.
• Uppgifter som du gjort länge, som du tyck­er om att göra och som du pré­cis vet hur man ska göra — Tes­ta att ock­så delegera något av dina ​“hjär­te­barn” till arbet­suppgifter. De kanske är spän­nande och utveck­lande även för någon av dina medar­betare. Det kan hän­da att de hit­tar en lös­ning som är mer inno­v­a­tiv än vad du gjort (för du har kanske bliv­it blind för andra möj­ligheter än de du först sett).
• Uppgifter om vil­ka du tänker ​“Nja, det där är så kom­plicer­at så det är bäst att jag gör det själv.” — Det som du en gång lärt dig, kan du lära andra. Då frigör du tid att lära dig något nytt, som inspir­erar dig.

Uppgift eller resultat?

Ska du då delegera en detal­jer­ad uppgift eller ett önskat resul­tat? Som jag ser det, är det inte prompt så att direkt order­givn­ing hör his­to­rien till och att framti­den hand­lar om att delegera ans­var för resul­tatupp­fyll­nad, utan återi­gen funger­ar män­niskor oli­ka. Vis­sa per­son­er trivs bäst med väldigt tydli­ga och detal­jer­ade ​“order”, medan andra vill ha ett förtroende att lösa ett prob­lem på det sätt som pas­sar henne/​honom bäst. 

Jag har förun­drats över var­för jag under lång tid hade ​“cykel­bud” som ett av mina drömjobb. För­mod­li­gen beror det på det skö­na i att ha mån­ga, kor­ta, väldefinier­ade uppgifter var­je dag, där det är helt tydligt för mig när jag är klar och om jag har lyck­ats eller inte.

Var konkret

En sak är dock klar. Ju mer konkret du är när du beskriv­er vad som ska göras (uppgiften eller resul­tatet), desto lättare och ​“rättare” blir det gjort. Det är pré­cis som för dig själv; har du att-göra-uppgifter som är lud­digt for­muler­ade, är det lätt att skju­ta dem på framti­den, för du är osäk­er på var du ska börja.

Definiera till exempel:

• Vad som ska göras eller vilket resul­tat ska åstadkommas
• Vad den du delegerar till behöver veta som bakgrundsinformation
• Vad han/​hon behöver för mate­r­i­al av dig för att fullföl­ja uppgiften
• När det ska vara klart
• Vil­ka restrik­tion­er­na är; d v s vad det får kos­ta, hur myck­et tid det får ta, vil­ka i organ­i­sa­tio­nen som ock­så får engageras, et c

Använd din ​“vän­tar på”-lista

Följ upp det du delegerat med hjälp av din ​“vän­tar på”-lista. Skriv upp på lis­tan vad du delegerat till vem och när det ska vara klart. En gång i veck­an, skum­ma igenom lis­tan och fun­dera på vil­ka sak­er du vän­tar på som det nu är rätt läge att höra av sig till veder­börande om för att höra hur det går.

Även om du släppt uppgiften ​“för evigt” och inte vän­tar dig att per­so­n­en ifrå­ga återkom­mer med något mate­r­i­al till dig, låt ändå det delegerade stå kvar på din ​“vän­tar på”-lista några veck­or och hör av dig ett par gånger för att kol­la om det dykt upp några frå­gor avseende uppgiften.

Njut av att du slipper

Var­je gång du föl­jer upp, pas­sa på att nju­ta av att det inte län­gre är du som gör uppgiften, utan att du nu kan ägna dig mer åt sådant som intresser­ar dig mer.

Hur gör du?

Hur lyckas du delegera på ett smidigt och effek­tivt sätt, så du kan fokusera på de uppgifter som är vik­ti­gast för dig?

Välkom­men att kom­mentera nedan.