STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

05 May

Delegera mera (så du kan fokusera)


Datum: 2010-05-05 10:59 Kommentarer: 0 st

För de flesta kommer det tillfällen då vi under längre tid har haft en högre arbetsbelastning än vad vi trivs med. Om du är ledare för ett företag, en organisation eller en grupp av något slag, kan det vara så att du inte hinner göra de uppgifter som är beroende av att just du gör det (eftersom du har den roll du har).

Har du medarbetare, är det då naturligt att tänka “Jag behöver delegera mera.” Men, för åtminstone mig, är det inte alltid så självklart hur det ska gå till alla gånger.

Skaffa översikt

Ett första steg kan vara att skaffa dig ett grepp om vad du egentligen gör, d v s vad det finns för olika uppgifter att välja bland. När det är så där mycket att göra, är det lätt att uppleva att vi inte ser skogen för alla träd, eller snarare, att vi inte ser varje träd för det enstaka träd det är, eftersom de tillsammans ser ut som en enda stor grön klump - en skog.

Så, under några dagars tid, skriv upp alla uppgifter du gör på ett papper du alltid har med dig, eller i ett dokument i datorn. Gör det inte så detaljerat att det blir en börda, utan nöj dig med att skriva t ex “Samtal med X om…”, “Skrev dokument om…” el dyl.

Om du har för vana att ha dina att-göra-uppgifter samlade på ett enda ställe och formulerade så detaljerat att du kan göra var och en i en enda ansats, kan du snabbt istället få grepp om vad du gör till vardags genom att plocka fram alla avbockade, slutförda uppgifter från en tid tillbaka.

Hitta kandidaterna

Gå igenom översikten över alla uppgifter du vanligtvis gör och markera de som är “kandidater” att delegera.

De kan vara:

  • Ofta återkommande uppgifter - Sådant du gör på ungefär samma sätt med jämna mellanrum. Om du beskrivit de olika stegen i uppgiften, gör du det lätt för den som ska göra det i fortsättningen att lära sig hur man gör (eller hur du gjort).
  • Uppgifter du tröttnat på att göra - Men, är det inte smått cyniskt att lämpa över det man tröttnat på till någon annan? Min erfarenhet är att människor omkring mig ofta är mer olika mig än jag först antar. Det som jag tycker är tråkigt, blir ofta någon annan inspirerad av. Variation är något av ett allmänmänskligt behov och det som blivit slentrian för mig, kan betyda ett välkommet inslag av variation för den jag delegerar till.
  • Uppgifter någon annan skulle göra bättre - OK, det är du som gjort detta hittills, men, handen på hjärtat, är du den i organisationen som skulle lyckas bäst med uppgiften? Skulle det gynna er väg till visionen om en viss medarbetare fick sätta tänderna i den i fortsättningen?
  • Uppgifter som någon annan skulle se som en utmaning - Att delegera kan dessutom vara ett sätt att uppmuntra en medarbetare som visat eget initiativ och handlingskraft. Du kommer inte leda den här organisationen i all framtid, utan du behöver se till att odla de kompetenser som behövs för att ta över när du väljer att kliva av.
  • Uppgifter där din nyckelkompetens inte kommer till användning - Den här organisationen behöver just dig för att du besitter vissa egenskaper som är särskilt värdefulla. Ju mer de kommer till användning, desto mer gagnar det verksamheten (och dig själv). Ju mer upptagen med annat du är, desto mindre hinner du göra det som just du är bäst på.
  • Uppgifter som du gjort länge, som du tycker om att göra och som du precis vet hur man ska göra - Testa att också delegera något av dina “hjärtebarn” till arbetsuppgifter. De kanske är spännande och utvecklande även för någon av dina medarbetare. Det kan hända att de hittar en lösning som är mer innovativ än vad du gjort (för du har kanske blivit blind för andra möjligheter än de du först sett).
  • Uppgifter om vilka du tänker “Nja, det där är så komplicerat så det är bäst att jag gör det själv.” - Det som du en gång lärt dig, kan du lära andra. Då frigör du tid att lära dig något nytt, som inspirerar dig.

Uppgift eller resultat?

Ska du då delegera en detaljerad uppgift eller ett önskat resultat? Som jag ser det, är det inte prompt så att direkt ordergivning hör historien till och att framtiden handlar om att delegera ansvar för resultatuppfyllnad, utan återigen fungerar människor olika. Vissa personer trivs bäst med väldigt tydliga och detaljerade “order”, medan andra vill ha ett förtroende att lösa ett problem på det sätt som passar henne/honom bäst.

Jag har förundrats över varför jag under lång tid hade “cykelbud” som ett av mina drömjobb. Förmodligen beror det på det sköna i att ha många, korta, väldefinierade uppgifter varje dag, där det är helt tydligt för mig när jag är klar och om jag har lyckats eller inte.

Var konkret

En sak är dock klar. Ju mer konkret du är när du beskriver vad som ska göras (uppgiften eller resultatet), desto lättare och “rättare” blir det gjort. Det är precis som för dig själv; har du att-göra-uppgifter som är luddigt formulerade, är det lätt att skjuta dem på framtiden, för du är osäker på var du ska börja.

Definiera till exempel:

  • Vad som ska göras eller vilket resultat ska åstadkommas
  • Vad den du delegerar till behöver veta som bakgrundsinformation
  • Vad han/hon behöver för material av dig för att fullfölja uppgiften
  • När det ska vara klart
  • Vilka restriktionerna är; d v s vad det får kosta, hur mycket tid det får ta, vilka i organisationen som också får engageras, et c

Använd din “väntar på”-lista

Följ upp det du delegerat med hjälp av din “väntar på”-lista. Skriv upp på listan vad du delegerat till vem och när det ska vara klart. En gång i veckan, skumma igenom listan och fundera på vilka saker du väntar på som det nu är rätt läge att höra av sig till vederbörande om för att höra hur det går.

Även om du släppt uppgiften “för evigt” och inte väntar dig att personen ifråga återkommer med något material till dig, låt ändå det delegerade stå kvar på din “väntar på”-lista några veckor och hör av dig ett par gånger för att kolla om det dykt upp några frågor avseende uppgiften.

Njut av att du slipper

Varje gång du följer upp, passa på att njuta av att det inte längre är du som gör uppgiften, utan att du nu kan ägna dig mer åt sådant som intresserar dig mer.

Hur gör du?

Hur lyckas du delegera på ett smidigt och effektivt sätt, så du kan fokusera på de uppgifter som är viktigast för dig?

Välkommen att kommentera nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.