Delegera mera (så du kan fokusera) | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

05 maj

Delegera mera (så du kan fokusera)


Datum: 2010-05-05 10:59

För de fles­ta kom­mer det tillfällen då vi under län­gre tid har haft en högre arbets­be­last­ning än vad vi trivs med. Om du är ledare för ett före­tag, en organ­i­sa­tion eller en grupp av något slag, kan det vara så att du inte hin­ner göra de uppgifter som är beroende av att just du gör det (efter­som du har den roll du har).

Har du medar­betare, är det då naturligt att tän­ka Jag behöver delegera mera.” Men, för åtmin­stone mig, är det inte alltid så självk­lart hur det ska gå till alla gånger.

Skaf­fa översikt

Ett förs­ta steg kan vara att skaf­fa dig ett grepp om vad du egentli­gen gör, d v s vad det finns för oli­ka uppgifter att väl­ja bland. När det är så där myck­et att göra, är det lätt att uppl­e­va att vi inte ser sko­gen för alla träd, eller snarare, att vi inte ser var­je träd för det ensta­ka träd det är, efter­som de till­sam­mans ser ut som en enda stor grön klump — en skog.

Så, under några dagars tid, skriv upp alla uppgifter du gör på ett pap­per du alltid har med dig, eller i ett doku­ment i datorn. Gör det inte så detal­jer­at att det blir en bör­da, utan nöj dig med att skri­va t ex Sam­tal med X om…”, Skrev doku­ment om…” el dyl. 

Om du har för vana att ha dina att-göra-uppgifter sam­lade på ett enda ställe och for­muler­ade så detal­jer­at att du kan göra var och en i en enda ansats, kan du snabbt istäl­let få grepp om vad du gör till vardags genom att ploc­ka fram alla avbock­ade, slut­för­da uppgifter från en tid tillbaka.

Hit­ta kandidaterna

Gå igenom över­sik­ten över alla uppgifter du van­ligtvis gör och mark­era de som är kan­di­dater” att delegera.

De kan vara:

  • Ofta återkom­mande uppgifter — Sådant du gör på unge­fär sam­ma sätt med jäm­na mel­lan­rum. Om du beskriv­it de oli­ka ste­gen i uppgiften, gör du det lätt för den som ska göra det i fort­sät­tnin­gen att lära sig hur man gör (eller hur du gjort).
  • Uppgifter du tröt­tnat på att göra — Men, är det inte smått cyniskt att läm­pa över det man tröt­tnat på till någon annan? Min erfaren­het är att män­niskor omkring mig ofta är mer oli­ka mig än jag först antar. Det som jag tyck­er är tråkigt, blir ofta någon annan inspir­erad av. Vari­a­tion är något av ett allmän­män­skligt behov och det som bliv­it slen­tri­an för mig, kan bety­da ett välkom­met inslag av vari­a­tion för den jag delegerar till.
  • Uppgifter någon annan skulle göra bät­tre — OK, det är du som gjort det­ta hit­tills, men, han­den på hjär­tat, är du den i organ­i­sa­tio­nen som skulle lyckas bäst med uppgiften? Skulle det gyn­na er väg till visio­nen om en viss medar­betare fick sät­ta tän­der­na i den i fortsättningen?
  • Uppgifter som någon annan skulle se som en utman­ing — Att delegera kan dessu­tom vara ett sätt att upp­muntra en medar­betare som visat eget ini­tia­tiv och han­dlingskraft. Du kom­mer inte leda den här organ­i­sa­tio­nen i all framtid, utan du behöver se till att odla de kom­pe­tenser som behövs för att ta över när du väl­jer att kli­va av.
  • Uppgifter där din nyck­elkom­pe­tens inte kom­mer till använd­ning — Den här organ­i­sa­tio­nen behöver just dig för att du besit­ter vis­sa egen­skaper som är särskilt värde­ful­la. Ju mer de kom­mer till använd­ning, desto mer gag­nar det verk­samheten (och dig själv). Ju mer upp­ta­gen med annat du är, desto min­dre hin­ner du göra det som just du är bäst på.
  • Uppgifter som du gjort länge, som du tyck­er om att göra och som du pré­cis vet hur man ska göra — Tes­ta att ock­så delegera något av dina hjär­te­barn” till arbet­suppgifter. De kanske är spän­nande och utveck­lande även för någon av dina medar­betare. Det kan hän­da att de hit­tar en lös­ning som är mer inno­v­a­tiv än vad du gjort (för du har kanske bliv­it blind för andra möj­ligheter än de du först sett).
  • Uppgifter om vil­ka du tänker Nja, det där är så kom­plicer­at så det är bäst att jag gör det själv.” — Det som du en gång lärt dig, kan du lära andra. Då frigör du tid att lära dig något nytt, som inspir­erar dig.

Uppgift eller resultat?

Ska du då delegera en detal­jer­ad uppgift eller ett önskat resul­tat? Som jag ser det, är det inte prompt så att direkt order­givn­ing hör his­to­rien till och att framti­den hand­lar om att delegera ans­var för resul­tatupp­fyll­nad, utan återi­gen funger­ar män­niskor oli­ka. Vis­sa per­son­er trivs bäst med väldigt tydli­ga och detal­jer­ade order”, medan andra vill ha ett förtroende att lösa ett prob­lem på det sätt som pas­sar henne/​honom bäst. 

Jag har förun­drats över var­för jag under lång tid hade cykel­bud” som ett av mina drömjobb. För­mod­li­gen beror det på det skö­na i att ha mån­ga, kor­ta, väldefinier­ade uppgifter var­je dag, där det är helt tydligt för mig när jag är klar och om jag har lyck­ats eller inte.

Var konkret

En sak är dock klar. Ju mer konkret du är när du beskriv­er vad som ska göras (uppgiften eller resul­tatet), desto lättare och rättare” blir det gjort. Det är pré­cis som för dig själv; har du att-göra-uppgifter som är lud­digt for­muler­ade, är det lätt att skju­ta dem på framti­den, för du är osäk­er på var du ska börja.

Definiera till exempel:

  • Vad som ska göras eller vilket resul­tat ska åstadkommas
  • Vad den du delegerar till behöver veta som bakgrundsinformation
  • Vad han/​hon behöver för mate­r­i­al av dig för att fullföl­ja uppgiften
  • När det ska vara klart
  • Vil­ka restrik­tion­er­na är; d v s vad det får kos­ta, hur myck­et tid det får ta, vil­ka i organ­i­sa­tio­nen som ock­så får engageras, et c

Använd din vän­tar på”-lista

Följ upp det du delegerat med hjälp av din vän­tar på”-lista. Skriv upp på lis­tan vad du delegerat till vem och när det ska vara klart. En gång i veck­an, skum­ma igenom lis­tan och fun­dera på vil­ka sak­er du vän­tar på som det nu är rätt läge att höra av sig till veder­börande om för att höra hur det går.

Även om du släppt uppgiften för evigt” och inte vän­tar dig att per­so­n­en ifrå­ga återkom­mer med något mate­r­i­al till dig, låt ändå det delegerade stå kvar på din vän­tar på”-lista några veck­or och hör av dig ett par gånger för att kol­la om det dykt upp några frå­gor avseende uppgiften.

Njut av att du slipper

Var­je gång du föl­jer upp, pas­sa på att nju­ta av att det inte län­gre är du som gör uppgiften, utan att du nu kan ägna dig mer åt sådant som intresser­ar dig mer.

Hur gör du?

Hur lyckas du delegera på ett smidigt och effek­tivt sätt, så du kan fokusera på de uppgifter som är vik­ti­gast för dig?

Välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.