Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Mån­ga mejl lik­nar andra mejl

Ändå ser de ofta väldigt lika ut vid en förs­ta anblick. Var­je dag ska du gå igenom det du fått och göra en bedömn­ing av vad var­je mejl innebär. Men, är de så uni­ka, egentli­gen? Lik­nar inte mån­ga mejl mejl du fått tidi­gare och som bety­dde unge­fär sam­ma sak då som de gör nu? Och, innebär de inte att du var­je gång du får ett sådant mejl ska göra unge­fär sam­ma sak som du brukar göra när du får ett lik­nande mejl?

Få mejlen nyanser­ade utan ansträngning

Tänk då om bedömnin­gen av mejlen som kom­mit gjordes automa­tiskt, så att du får mer nyanser i inko­r­gen, så att det blir lättare för dig att fort skil­ja agnar­na från vetet?

Såk­lart är det möjligt — åtmin­stone till en del.

Gör så här

Vill du ska­pa nyanser i mejlinko­r­gen automa­tiskt, använd de regler och fil­ter som finns i de fles­ta mejlap­par och ‑tjän­ster, så här:

1. Tit­ta igenom de mejl som nu finns i din inko­rg. Se vad du har för mejl som är av sam­ma slag. De kan vara mejl som innehåller för­frågningar som du vill svara på fort, mejl som innehåller info som du vill se när de kom­mer men som du kan ta bort så fort du sett dem, mejl där din adress lig­ger som kopia (s k CC:-mejl) eller mejl som det inte gör något om du drö­jer med att hantera.
2. Ska­pa en regel (om du använ­der Out­look eller Mail för OS X) eller ett fil­ter (om du har Gmail) som märk­er den typen av mejl med rätt nyans. För det här ändamålet vill jag inte skic­ka in mejlen i en särskild under­mapp eller sät­ta en upp­märk­samhet­spåkallande flag­ga, utan jag före­drar en mer diskret sig­nal, till exem­pel att textfär­gen i mejl­lis­tan sätts till en viss färg (för Out­look eller Mail) eller att mejlet får en viss kat­e­gori (för Gmail). 
   
   Kvit­tenser på köp i min shop har till exem­pel grön text, medan nyhetsme­jl jag vill skum­ma igenom fort och sedan kanske slän­ga har grå.
3. Skulle du inte kom­ma på fler regler att ska­pa nu än en, är det inget prob­lem. Tes­ta med den här ett tag och lägg till fler om och när du kom­mer på att du skulle ha nyt­ta av det. 

Fort­are färdig

Om du låter mejl­skör­den få nyanser automa­tiskt kom­mer det att gå fort­are för dig att hantera det som kom­mit in, efter­som du direkt vid en snabb titt får ett hum om vad du har mot­tag­it. Du risker­ar inte låta aku­ta mejl bli lig­gande län­gre än du önskat, efter­som du lätt ser om du fått något sådant. Vill du, kan du i ett snabbt svep ta dig an de mejl som du på för­hand vet kom­mer att gå fort att bli av med. Har du känt dig tyn­gd av det myck­na inflödet, får du här ett uns lättnad.

Hur gör du?

Vad har du för knep för att fort­are hantera alla de mejl du får? Trots att mer och mer kom­mu­nika­tion fly­t­tar över till chatt, är det mån­ga som fort­sät­ter att få en rik­lig mängd mejl om dagar­na (jag inräk­nad) så ditt tips hade var­it upp­skat­tat både av mig och andra. Skriv gär­na till mig och dela med dig.

(På tal om att sortera i dina mail. Får du även mail du egentli­gen inte behöver? Läs gär­na fler tips för att bli av med mail och med­de­landen du inte ska läg­ga tid på!)