Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Tre sit­u­a­tion­er att undvika

Är det oty­dligt vem som är den rät­ta att ​”ta bollen” är det risk att någon av tre sak­er händer:

• fel per­son hug­ger tag i frå­gan, läg­ger tid på att hit­ta en lös­ning och först efter ett tag vis­ar det sig att den rät­ta ans­vari­ga var en annan kol­le­ga, som redan har en lös­ning som arbe­tades fram för­ra gån­gen något lik­nande inträf­fade — som ett hjul som uppfinns igen, i onö­dan 
   
• trots att ni är överens om att någon behöver lösa det, fall­er frå­gan mel­lan sto­lar­na, efter­som det inte är uppen­bart vem ​”någon” är 
   
• du blir sit­tande med frå­gan i knät, efter­som det var du som först tog emot den

Vem hanter­ar vad? 

I de fles­ta fall kom­mer ni säk­ert fram till vem som ska ta tag i det hela, men blir det först efter en stunds diskuterande har tid gått och ener­gi gått åt. Efter­som få frå­gor är uni­ka, är det chans att den dyk­er upp igen. Då skulle det vara tids- och orkbe­sparande om ni snab­bare kund kop­pla ihop frå­gan med rätt per­son. 

Skulle det inte vara bra att ha ett kop­plingss­chema för sånt som kan dyka upp? 
 

Gör så här 

Kän­ner du igen dig i att det ofta råder tvek­samheter om vem som ska ta hand om något som dyk­er upp, gör ett ans­varskop­plingschema. Det kan vara ett schema du bara har för dig själv eller som du delar med dina kollegor.

Du kan göra det enkelt. Jag ser spon­tant två oli­ka varianter:

1. en ny lista med en kol­umn för nyck­elord och en för nam­net på den som är ans­varig. Så fort något nytt dyk­er upp och ni kom­mer fram till vem som är den rät­ta att ans­vara för den sortens frå­gor läg­ger du till en rad i lis­tan, det vill säga ett nyck­elord som beskriv­er vad frå­gan hand­lar om och nam­net på den som är ansvarig.
2. den förteck­n­ing eller lista ni redan har som beskriv­er era respek­tive ans­var­som­rå­den. Om beskrivningar­na av ans­varen behöver berikas med detal­jer­ade nyck­elord som mer pre­cist ringar in vad som ingår, lägg till en kol­umn, sek­tion eller ruta vid var­je ans­var­som­råde, vari ni kan skri­va alla de nyck­elord som suc­ces­sivt väx­er fram och som beskriv­er vad ans­varet innefattar. 

Näs­ta gång en frå­ga, ett prob­lem, en idé, en propå, ett fel eller lik­nande dyk­er upp och det är oklart vem som ska ta bollen, sök i ans­varskop­plingss­chemat efter lämpligt nyck­elord. Finns det, ser du snabbt vem du ska kop­pla in. Finns det inte och ni efter en stund kom­mer fram till vem det är som har ans­varet, lägg till nyck­elordet i schemat så att ni kvickt hit­tar det näs­ta gång.

Min­dre bekym­mer och färre sak­er mel­lan stolarna

Den som har ett ans­varskop­plingss­chema hit­tar lätt vem den ska kop­pla in när något oförut­sett dyk­er upp — något att i syn­ner­het vara tack­sam för när tem­pot är högt och tiden knapp. Istäl­let för att råka ut för dubbe­lar­bete eller för att frå­gan blir lig­gande obesvarad för länge, kan ären­det gå vidare till rätt per­son direkt och från början.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att lätt se vem du ska kop­pla över till när du får sådant som inte är ditt bord? Skriv gär­na och dela dina tankar eller erfarenheter!

(Har du istäl­let för myck­et på ditt bord och kän­ner att veck­ans uppgifter alltid inte hinns med? Gör det lättare att få avlast­ning!)