Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Inte bara mail längre

Stu­di­en utfördes 2017. Sedan dess har chat­baser­ade samar­bet­splat­tfor­mar som Teams, Slack och andra fått ännu mer fäste än då, så utöver mail är det allt­mer andra med­de­landen vi har att hantera om dagarna.

En del jag möter berät­tar att efter införan­det av Teams har de inter­na mailen bliv­it färre, men de fles­ta upplever fort­farande att mer tid än de önskar går åt till att läsa, skri­va, svara, maila, chatta.

Myck­et vik­tigt, men en del värdelöst

Mån­ga av med­de­lande­na och mailen vi hanter­ar är allde­les nöd­vändi­ga och värde­ful­la för att vi ska kun­na full­göra våra uppgifter (svaran­det och läsandet är ju fak­tiskt ock­så våra uppgifter), men jag gis­sar att det ock­så hos dig dim­per in sådant som mest tar tid och fokus i onödan.

Få färre av dem från och med nu.

Gör så här

Låt mig föres­lå vad du kan göra:

1. Idag, bland det du får till dig, tit­ta efter mail och andra med­de­landen som du inte ska läg­ga tid på. Det är sådant som mest kom­mer, utan att det har något vidare värde för dig. Kanske är det rent av oklart var­för du över­hu­vud­taget får dem.
   
2. Gör idag det du kan för att slip­pa dem från och med nu.
   • Berät­ta för avsän­daren att den inte behöver läg­ga tid på att skic­ka sådana mail till dig framöver, så slip­per den i sig lite arbete.
     
   • Avprenu­mer­era (såk­lart) om du aldrig ändå läs­er det du fått och det finns en länk för det.
   • Gå ur grup­per där du inte län­gre är med mer än av slentrian.
     
   • Ta bort kanaler där för dig meningslösa med­de­landen dyk­er upp om du inte prompt måste föl­ja med där (måste du ​”ha” kanalen, tycks det vara en god idé att frå­ga de andra delt­a­gar­na där om ni skulle kun­na avstå från just den typen av med­de­landen helt).
     
   • Ignor­era kon­ver­sa­tion­er som seglat iväg åt ett annat håll än där ni bör­jade och där du inte län­gre är intresser­ad av att delta.
   • Välj bort det dagli­ga sta­tus­rap­port­mailet i inställ­ningar­na i den tjänst som skickar sådana till dig (eller dylikt).
     

3. Njut av den ban­tade, nerkokade, mer kon­cen­tr­erade sam­lin­gen mail och med­de­landen du har kvar och får under resten av veckan.

Stra­mare inflöde

Om du stra­mar åt inflödet av med­de­landen och mail som inte har något vidare värde för dig (län­gre), kom­mer du att behö­va läg­ga min­dre tid än innan på läsandet och svaran­det. Du får mer tid till andra uppgifter och den mail- och med­de­lande­tid du läg­ger kom­mer att vara mer av värde — för dig och för verksamheten.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att mer än tidi­gare få bara de mail och med­de­landen du vill ha? Det­ta tycks onek­li­gen vara ett accel­ererande prob­lem i dagens genomdig­i­talis­er­ade samtid så ett mejl med dina tankar och tips är varmt välkommet. 

(Kän­ner du för­resten till de här fyra sätten att hålla isär mailen och chat­ten?)