Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Oty­d­lighet förvirrar

Ibland for­muler­ar vi det vi har att göra så lud­digt att vi inte själ­va förstår vad vi menat när vi en vec­ka senare ser att det står där på lis­tan. Vi beskriv­er så okonkret hur vi gör något att vi inte hit­tar något att för­bät­tra, trots att vi upplever att det alltid är så krång­ligt och tid­sö­dande att göra det.

Vi har i grup­pen sam­syn om att vi arbe­tar på ett icke opti­malt sätt och att vi lättare skulle nå det önskade resul­tatet om vi istäl­let i varda­gen gjorde som vi kom överens om att vi skulle göra när vi diskuter­ade prob­lemet på kon­fer­ensen i hös­tas. Men, istäl­let för att konkret definiera vad vi ska göra annor­lun­da och i vilken sit­u­a­tion, kon­stat­er­ar vi att ​“vi ska skär­pa oss”. Och så blir det inte så myck­et av det.

Struk­tören kom­mer till frågvis undsättning

Fascinerande ofta fyller jag för mina kun­der en funk­tion som konkre­tis­er­are och för­ty­dli­gare. Ofta frå­gar jag ​“Ja, men hur då?” fler än ett par gånger efter varan­dra, riskerande att låta som om jag hakat upp mig. Med en envishet grän­sande till upprep­n­ingstvång sök­er jag det speci­fi­ka, konkre­ta svaret, efter­som det gör vårt arbete så myck­et lättare.

Var istäl­let konkret och distinkt

Att vara dis­tinkt är att beskri­va något så verk­lighet­snära som möjligt. Att beskri­va det konkret är att uttryc­ka något på ett sätt att du direkt kan se det fram­för dig. Du har beskriv­it det konkret och dis­tinkt om du spon­tant lätt kan säga ​“ja, abso­lut” eller ​“nej, fy farao” till det.

I det konkre­ta syns vägen framåt

Är du konkret när du for­muler­ar vad ni ska åstad­kom­ma är det enkelt att definiera det näs­ta steget och det blir lätt att kom­ma igång med arbetet. Däre­mot, är du opre­cis är det lätt att mis­supp­fat­tas, det är en ansträngn­ing att hit­ta rätt sak att göra som näs­ta steg och risken är att allt går i stå.

En sorts skärpa

Ibland tänker jag på fotografi. Bort­sett från i rent kon­st­närligt foto, strä­var vi ofta efter att ha så skarpa bilder som möjligt, i högs­ta möjli­ga upplös­ning. Då får vi näm­li­gen mest infor­ma­tion att arbe­ta med, både visuellt och rent tekniskt. Vi har då störst fri­het att göra vad vi vill med bilden. Är bilden oskarp och lågup­plöst är det myck­et färre sak­er vi kan göra. Ju mer dis­tinkt karak­tär på mate­ri­alet, desto större handlingsfrihet.

Gör så här

Uttryck dig konkret och speci­fikt när du kom­mu­nicer­ar med andra och med dig själv. Till exempel:

• Ange tid­san­givelser, antal, belopp och dis­tink­ta sub­stan­tiv så myck­et du kan:
  • Vilken dag kan kun­den vän­ta sig leverans?
  • Hur mån­ga?
  • Vad kom­mer det exakt att kosta?
  • Pré­cis var träf­fas vi och när?
• Använd dis­tink­ta verb (ringa, diskutera, beslu­ta, skri­va, skic­ka) snarare än dif­fusa (ses, fixa, lösa, ordna).
• Skriv utförli­ga meningar och använd så få förko­rt­ningar som möjligt när du for­muler­ar att göra-uppgifter. ​“Fixa DKG t GD ons n v + medd YS ang LGR” kan låta självk­lart nu, men två tele­fon­sam­tal, tre mail och en fikarast senare kan det vara värre att förstå vad vi menat.
• Istäl­let för att bara tän­ka igenom hur du brukar göra den tid­sö­dande ruti­nen, rita upp den som en process med var­je litet steg som en egen ruta. Först när du har den fram­för dig kan du labor­era med att fly­t­ta om steg, ta bort steg och hit­ta flaskhalsar.
• Definiera konkret vad ni ska göra annor­lun­da i grup­pen för att nå högre resul­tat, gär­na uttryckt i ter­mer av att göra-uppgifter, snarare än att bara säga till er själ­va att ni ska läg­ga manken till, för det gör ni säk­ert redan.

Vin­sten med att tydliggöra

Ju mer konkret du for­muler­ar dig, desto färre miss­förstånd och efter­föl­jande sista-minuten-nödlös­ningar drab­bas du av. Ju utförli­gare mail du skriv­er, desto färre följd­fråge­mail får du till­ba­ka (som tar tid att hantera). Ju tydli­gare du talar om vad du vill åstad­kom­ma, desto lättare är det för andra att kom­ma på med vad och hur de kan hjäl­pa dig.

Ju mer speci­fikt ni uttryck­er vad som ska göras av vem, desto mer säk­er kan du vara på att ni är överens om vad ni bestämt och desto min­dre tid och ener­gi behöver du läg­ga på att fun­dera på om du förvän­tas göra något.

Hur är det för dig?

Vad har det gjort för skill­nad för dig att vara rik­tigt konkret och dis­tinkt i hur du for­muler­ar sak­er? Berät­ta gär­na för mig!

(Att vara konkret är ock­så allde­les avgörande för att lyckas när du ska fören­kla något.)