STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

24 Nov

Fem sätt att vara konkret på


Datum: 2014-11-24 10:00 Kommentarer: 2 st

Mycket av den tidsspillan vi råkar ut för då och då i vardagen har sin grund i att vi är otydliga på något sätt. Det kan handla om att vi bestämmer tid och plats för ett möte så diffust att vi när mötet närmar sig behöver maila och ringa om varandra några gånger för att förtydliga var och när vi ses.

Ibland formulerar vi det vi har att göra så luddigt att vi inte själva förstår vad vi menat när vi en vecka senare ser att det står där på listan. Vi beskriver så okonkret hur vi gör något att vi inte hittar något att förbättra, trots att vi upplever att det alltid är så krångligt och tidsödande att göra det.

Vi har i gruppen samsyn om att vi arbetar på ett icke optimalt sätt och att vi lättare skulle nå det önskade resultatet om vi istället i vardagen gjorde som vi kom överens om att vi skulle göra när vi diskuterade problemet på konferensen i höstas. Men, istället för att konkret definiera vad vi ska göra annorlunda och i vilken situation, konstaterar vi att "vi ska skärpa oss". Och så blir det inte så mycket av det.

Fascinerande ofta fyller jag för mina kunder en funktion som konkretiserare och förtydligare. Ofta frågar jag "Ja, men hur då?" fler än ett par gånger efter varandra, riskerande att låta som om jag hakat upp mig. Med en envishet gränsande till upprepningstvång söker jag det specifika, konkreta svaret, eftersom det gör vårt arbete så mycket lättare.

Var konkret och distinkt
Att vara distinkt är att beskriva något så verklighetsnära som möjligt. Att beskriva det konkret är att uttrycka något på ett sätt att du direkt kan se det framför dig. Du har beskrivit det konkret och distinkt om du spontant lätt kan säga "ja, absolut" eller "nej, fy farao" till det.

Är du konkret när du formulerar vad ni ska åstadkomma är det enkelt att definiera det nästa steget och det blir lätt att komma igång med arbetet. Däremot, är du oprecis är det lätt att missuppfattas, det är en ansträngning att hitta rätt sak att göra som nästa steg och risken är att allt går i stå.

Ibland tänker jag på fotografi. Bortsett från i rent konstnärligt foto, strävar vi ofta efter att ha så skarpa bilder som möjligt, i högsta möjliga upplösning. Då får vi nämligen mest information att arbeta med, både visuellt och rent tekniskt. Vi har då störst frihet att göra vad vi vill med bilden. Är bilden oskarp och lågupplöst är det mycket färre saker vi kan göra. Ju mer distinkt karaktär på materialet, desto större handlingsfrihet.

Gör så här
Uttryck dig konkret och specifikt när du kommunicerar med andra och med dig själv. Till exempel:

  • Ange tidsangivelser, antal, belopp och distinkta substantiv så mycket du kan:
    • Vilken dag kan kunden vänta sig leverans?
    • Hur många?
    • Vad kommer det exakt att kosta?
    • Precis var träffas vi och när?

  • Använd distinkta verb (ringa, diskutera, besluta, skriva, skicka) snarare än diffusa (ses, fixa, lösa, ordna).

  • Skriv utförliga meningar och använd så få förkortningar som möjligt när du formulerar att göra-uppgifter. "Fixa DKG t GD ons n v + medd YS ang LGR" kan låta självklart nu, men två telefonsamtal, tre mail och en fikarast senare kan det vara värre att förstå vad vi menat.

  • Istället för att bara tänka igenom hur du brukar göra den tidsödande rutinen, rita upp den som en process med varje litet steg som en egen ruta. Först när du har den framför dig kan du laborera med att flytta om steg, ta bort steg och hitta flaskhalsar.

  • Definiera konkret vad ni ska göra annorlunda i gruppen för att nå högre resultat, gärna uttryckt i termer av att göra-uppgifter, snarare än att bara säga till er själva att ni ska lägga manken till, för det gör ni säkert redan.

Förmånen med att tydliggöra
Ju mer konkret du formulerar dig, desto färre missförstånd och efterföljande sista-minuten-nödlösningar drabbas du av. Ju utförligare mail du skriver, desto färre följdfrågemail får du tillbaka (som tar tid att hantera). Ju tydligare du talar om vad du vill åstadkomma, desto lättare är det för andra att komma på med vad och hur de kan hjälpa dig.

Ju mer specifikt ni uttrycker vad som ska göras av vem, desto mer säker kan du vara på att ni är överens om vad ni bestämt och desto mindre tid och energi behöver du lägga på att fundera på om du förväntas göra något.

Hur är det för dig?
Vad har det gjort för skillnad för dig att vara riktigt konkret och distinkt i hur du formulerar saker? Berätta gärna i en kommentar nedan. 

Kommentera

Anna

Anna skriver:

#1 - 2014-11-24, 23:11

Bra tips! Tycker man ska sätta fasta tider med sluttider på möten, sen ska man undvika att ha onödiga möten bara för att..

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2014-11-27, 21:44

Anna: Ja, det håller jag verkligen med om! Och, det behöver inte alltid vara i hela timmar, bara för att det är så lätt att sätta det så i kalendern. smile

Tack för reflektionen!

//David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.