Fyra elefanter är något annat än fem myror | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

26 nov.

Fyra elefanter är något annat än fem myror


Datum: 2014-11-26 10:04

I vår vardag på job­bet gör vi sak­er som går fort och sak­er som tar lång tid. En del uppgifter kan vi bestäm­ma oss för att göra nu, varpå vi gör dem. Andra behöver vi kom­ma till­ba­ka till litet då och då och göra delar av för att till slut gå i mål några veck­or senare och få gläd­jas åt att sät­ta den där Klart!”-bocken.

Det gäller att hål­la isär de här, för de är två helt oli­ka sak­er. När vi skriv­er upp de kor­ta uppgifter­na, skriv­er vi pré­cis vad vi ska göra. Men, när vi skriv­er upp de lån­ga uppgifter­na, for­muler­ar vi oss mer i ter­mer av vad som ska åstad­kom­mas, genom mån­ga kor­ta uppgifter efter varan­dra (som i bäs­ta fall finns på vår att göra-lista).

Lån­ga uppgifter kan till exem­pel heta sak­er som Norge-etab­lerin­gen”, Nytt intranät”, Utveck­lingssam­tal­en”, Byg­g­pro­jek­tet X”, Höst­kick­of­fen”, För­bät­trad rekla­ma­tion­srutin” och Lever­ansen till kund Y”, medan de kor­ta for­muleras med verb som skriv”, ring”, skic­ka”, sam­mankalla”, frå­ga”, maila” och boka”.

Ibland när jag föreläs­er upplever jag att jag inte gör mig rik­tigt förstådd när det gäller vik­ten av att sep­a­r­era långt och kort. Låt mig där­för göra ett nytt försök idag.

Lis­tan i oli­ka lager
Som jag ser det, behöver vi ha dels en att göra-lista med de kor­ta uppgifter­na, dels en över­sikt över alla lån­ga uppgifter vi ans­varar för. Var­je lång uppgift som jag vill ska röra sig framåt behöver i var­je läge ha åtmin­stone en att göra-uppgift i att göra-lis­tan som dess näs­ta steg (eller i någon annans att göra-lista när du vän­tar på att denne ska göra något). Vi ska kun­na vara tryg­ga i att om vi gör de kor­ta sak­er­na som står på att göra-lis­tan, kom­mer vi framåt i alla de lån­ga sak­er­na på översikten.

Sep­a­r­erar vi lån­ga och kor­ta uppgifter till två oli­ka ställen, kan vi pend­la mel­lan det strate­giska per­spek­tivet då vi lyfter blick­en och det oper­a­ti­va då vi gör allt som ska göras. Blandar vi lån­ga och kor­ta uppgifter på sam­ma att göra-lista, är det lätt att de lån­ga uppgifter­na blir sur­de­gar som vi skjuter fram­för oss. Vi ser att de står där, men efter­som vi inte definier­at näs­ta kor­ta uppgift som ska göras i den lån­ga uppgiften, ten­der­ar vi istäl­let väl­ja att hug­ga tag i de kor­ta uppgifter­na (som hand­lar om andra sak­er), efter­som de är mer konkret for­muler­ade och snab­bare att kom­ma igång med.

Om vi kän­ner oss överväldigade över alla de lån­ga uppgifter vi över tid behöver få klart, är själ­va det suc­ces­si­va ned­bry­tandet i kor­ta steg ett effek­tivt sätt att reduc­era stressen. Har vi då de lån­ga uppgifter­na på ett ställe för sig, kan vi lugnt definiera de kor­ta ste­gen som att göra-uppgifter på att göra-lis­tan. Om vi istäl­let blandar långt och kort, ham­nar de kor­ta näs­ta ste­gen till­sam­mans med de lån­ga uppgifter­na i sam­ma lista, så att vi till slut har en lista som dels vis­ar allt vi konkret ska göra, dels sådant vi inte direkt ska göra utan snarare åstad­kom­ma. Att göra-lis­tan får karak­tären av litet av var­je-lista istäl­let för att vara befriande renodlad.

Gör så här

  1. Ta en fun­der­are på var du skulle kun­na ha din kom­plet­ta över­sikt över de lån­ga uppgifter, pro­jekt och förän­dringsini­tia­tiv du ans­varar för. Fokusera på att göra den över­skådlig och lätt att hit­ta när du vill få koll. Gör du en van­lig lista rätt upp och ned? Ritar du en mindmap för att få rejäl överblick? Läg­ger du upp ett Gantt-schema i ett över­skådligt kalkyl­blad? Avsät­ter du en vägg på ditt kon­tor till att där sät­ta pos­ti­t­lap­par som fly­t­tas allt län­gre åt höger, i takt med att de när­mar sig slutförande?

  2. Gör din kom­plet­ta över­sikt. Det vill säga, töm huvudet på alla lån­ga uppgifter du kan kom­ma på att du ans­varar för och skum­ma igenom din att göra-lista efter uppgifter som du egentli­gen behöver göra i flera steg för att kun­na boc­ka av. Det kan hän­da att ni har ett gemen­samt pro­jek­thanter­ingssys­tem eller att ni arbe­tar med visuell styrn­ing av era gemen­sam­ma pro­jekt. För de all­ra fles­ta är det värt det extra besväret att ock­så läg­ga till de pro­jekt därifrån som de är involver­ade i, så att de tar hem” överblick­en över dem till sin egen översikt.

  3. Skum­ma igenom över­sik­ten och se till att du har något definier­at näs­ta steg (eller action” om du så vill) på var och en av de lån­ga uppgifter­na som du vill ska vara i rörelse. Det kan vara något du ska göra (som finns som en kort uppgift i din att göra-lista) eller något du vän­tar på från någon annan.

  4. Bestäm dig för hur ofta du ska skum­ma igenom över­sik­ten på det­ta sätt och när det pas­sar dig bäst. Mån­ga gör det ett par gånger i månaden under en stund på dagen då det inte brukar vara så hek­tiskt. Boka gär­na in ett återkom­mande möte med dig själv, så det lättare blir av.

Min­dre förvir­ring och mer gjort
Sep­a­r­erar du kor­ta att göra-uppgifter från de lån­ga pro­jekt eller förän­dringar du ans­varar för, kom­mer du få en att göra-lista som går snab­bare att job­ba med. Du ser lättare vil­ka lån­ga uppgifter som risker­ar att gå i stå och färre ini­tia­tiv risker­ar fal­la mel­lan stolarna.

Hur gör du?
Var har du valt att ha din över­sikt över dina lån­ga uppgifter? Berät­ta gär­na i en kommentar.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.