Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Och, jag är fak­tiskt så bekväm av mig att jag på job­bet kan frestas att hop­pa över att ta fram och fyl­la i uppgifter som jag själv inte behöver, men som någon annan län­gre fram i ked­jan är beroende av. För när det är så myck­et att göra kan det kän­nas omständigt att göra det där extra, trots att jag vet att det skulle vara bra för någon annan.

En bekväm­lighet som kostar på

Om du, han­den på hjär­tat, kän­ner igen dig i det har du säk­ert ock­så märkt att det kostar. Först känns det befriande och skönt att snabbt kom­ma vidare, men rätt som det är kom­mer det en rekyl. Som en örfil får du sma­ka på en neg­a­tiv kon­sekvens av det beslut du fat­tade av bekväm­lighet. Tja, inte bara en, utan det kan myck­et väl få flera neg­a­ti­va konsekvenser.

Fem för­färli­ga

Jag räk­nar lätt till fem slags örfi­lar du (och jag) kan råka ut för:

• Klatsch! nr 1: En kol­le­ga senare i processen avbry­ter dig i det du nu vill fokusera på och ber om uppgifter­na du hop­pade över förut. Du blir avbruten!
• Klatsch! nr 2: När du ska ta fram uppgifter­na i efter­hand tar det myck­et län­gre tid än när du hade ären­det fram­för dig. Den extra tiden hade du hellre lagt på annat!
• Klatsch! nr 3: Dina kol­le­gor blir sura för att du inte verkar bry dig om vad som är vik­tigt för dem, så de är inte lika vil­li­ga att hjäl­pa dig med andra sak­er senare.
• Klatsch! nr 4: Dina kun­der tyck­er att du är omständig att ha att göra med, så de blir min­dre nöj­da och väl­jer hellre en annan lever­an­tör i fortsättningen.
• Klatsch! nr 5: Du får inte släp­pa sånt du gjort och ta dig vidare, för du blir dra­gen till­ba­ka till gam­la ären­den ideli­gen. Du kän­ner dig som Sisy­fos vars sten aldrig rik­tigt når top­pen och blir kvar där!

Kan du kom­ma på fler ​”örfi­lar” vi kan få när vi låter lät­t­jan ta över på det­ta sätt?

Såk­lart är det­ta något både du och jag vill und­vi­ka. Låt oss där­för göra det lättare för oss att få med allt från början.

Gör så här

Här är fem sak­er du kan göra:

• Om uppgiften är återkom­mande och du har en dig­i­tal att göra-lista, lägg in alla moment som ska göras som egna steg i uppgiften. I mån­ga listap­par, till exem­pel i Microsoft To-Do, kan du ska­pa del­steg eller en check­lista som själ­va uppgiften består av. Där kan du ock­så län­ka till de ställen där infor­ma­tio­nen du tyck­er är omständig att ta fram finns, så att du hit­tar den lätt. När du utför uppgiften bockar du av steg för steg och ser till att allt kom­mer med från början.
• Om uppgiften inte är regel­bun­det återkom­mande kan du göra en egen ​”lös” check­lista som du tar fram var­je gång du ska utföra den. Jag har mängder av sådana som enkla textdokument.
• Ska­pa en upp­man­ing till dig själv att ta fram och fyl­la i den när infor­ma­tio­nen du lätt hop­par över var­je gång du utför en viss uppgift. Skriv upp­manin­gen där du lätt ser den i rätt stund. Är det på en lapp du ser när du lyfter blick­en? Är det som en led­text i den mall du utgår ifrån? 
• Om du kan påver­ka utformnin­gen av verk­tyget ni använ­der, gör rutor­na du lätt hop­par över oblig­a­toriska att fyl­la i för att ens kom­ma vidare med ditt.
• Fun­dera på var­för det känns omständigt att ta fram den där infor­ma­tio­nen du ska skic­ka vidare till näs­ta led. Hur kan du min­s­ka ansträngnin­gen att ta fram den? Kan den vara lättare för någon ännu tidi­gare i ked­jan att dela med sig av till dig så att du kan be om den uppströms?

Bät­tre flöde i verksamheten

Om du gör det lättare för dig att ta fram och fyl­la i sådana uppgifter som du frestas att hop­pa över, und­viker du att råka ut för flera neg­a­ti­va kon­sekvenser sam­tidigt som du bejakar din förkär­lek för bekväm­lighet. Dessu­tom, såk­lart, gyn­nar det verk­samheten du arbe­tar i så att processer­na fly­ter bät­tre och samar­betet blir smidi­gare. Vad är inte det värt, säg?

Hur gör du?

Har du något eget knep för att göra det lätt att få med allt från bör­jan? Skriv till mig och berät­ta. Jag är tack­sam för ditt tips. Bekväm som jag är vill jag göra till­varon ännu lättare!

(Kän­ner du att det är dags att ska­pa ruti­n­er för de där irriterande småsak­er du skjuter upp? Kika ock­så på mina tips på hur du kan avver­ka småsak­er­na på en för­mid­dag!)