Få dagarna till deadline att se lika ut

För ett tag sedan skrev jag i veckobrevet Klart! om hur vi lättare kan komma igång med uppgifter om vi sätter deadline så att det datumet blir “likt” dagens datum genom att det hamnar hitom en tidsbrytpunkt som årsskiftet, månadsskiftet, Lucia, midsommar eller liknande. Grunden för resonemanget var en färsk studie utförd av Yanping Tu vid University of Chicago och Dilip Soloman vid University of Toronto.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

I samma studie utfördes också ett annat experiment som testade en annan sorts likhet och vars resultat vi kan tillämpa på ett annat sätt än vad jag föreslog senast.

Nio rutor på en rad

I försöket deltog 215 personer, som presenterades en tidslinje över nio dagar, där varje dag representerades av en ruta — nio rutor på en rad, helt enkelt. Rutan längst till vänster representerade “idag” och rutan längst till höger en slutlig deadline. Den mittersta rutan, den femte från idag, representerade en deldeadline att hålla.

För hälften av testpersonerna hade dag ett till fem i tidslinjen samma färg, medan dag sex till nio hade en annan färg, vilket gjorde att deldeadlinedagen (dag fem) såg likadan ut som idagdagen. För den andra hälften av testgruppen hade dag ett till fyra samma färg, medan dag fem till nio hade samma färg, så att deldeadlinedagen såg annorlunda ut än idagdagen och likadan ut som slutdeadlinedagen.

Som idag är ungefär idag

Ett antal tester genomfördes och utan att gå in på detaljer, visade det sig att i ett slutligt minnestest mindes en signifikant majoritet av dem vars tidslinje hade samma färg på dag ett till fem att deldeadline-dagen låg närmare idag-dagen än den gjorde slutdeadline-dagen (trots att den låg précis i mitten av tidslinjen).

Forskarna drog slutsatsen att när deldeadline-dagen ser ut som den dag som är idag, upplever vi den ligga närmare i tid än om den såg annorlunda ut. Är deadline “som i dag” tenderar vi börja arbeta mot den tidigare än om den är “som en annan dag, senare”.

Om vi har dålig erfarenhet av att skjuta upp saker vi har att göra, kan vi alltså få oss själva att komma igång tidigare om vi gör deadline (och tiden dit) lik den dag som idag är.

Gör så här

Vill du få dig själv att sätta igång tidigt med arbetet mot en deadline, åskådliggör tiden fram till deadline (när du planerar, förslagsvis) i ett format där dagarna ser lika ut. Du kan till exempel:

Använda scrolläget i kalendern i din Mac. Ställ in att antal dagar i veckan är fem, så ser du bara arbetsdagarna. I veckovyn, dra med två fingrar åt vänster och höger, så rullar de i princip likadana dagarna fram och tillbaka i tid.
Bläddra i månadsvyn i Outlook. Eller, om det är möjligt i den kalender du använder, scrolla i veckovyn.
Göra en tidslinje i Excel. Här hittar du hur: http://www.vertex42.com/ExcelArticles/create-a-timeline.html
Göra en fin, illustrerad tidslinje i Northwestern Universitys Knightlabs tjänst TimelineJS
Ta ett blankt blad eller din whiteboard och rita upp så många rutor i rad som det är dagar kvar till deadline och var noga med att inte kategorisera dagarna på något sätt, utan låt dem se helt likadana ut — samma färg, samma symboler, samma ram. Allteftersom dagarna går, kryssar du bort dagar du passerat, så det blir tydligt att deadline närmar sig.
Eller, rita upp återstoden av tiden fram till dess du ska vara klar på ett helt annat sätt, så att dagarna framåt ser ut att vara av samma sort.

Mindre uppskjutande och högre kvalitet

Om vi, att döma av Tus och Somans forskning, betraktar dagarna fram till deadline som varande av samma sort som den dag som är idag, kommer vi lättare att sätta fart mot målet. Vi slipper skjuta upp arbetet nu, bara för att få det än stressigare sedan. Vi får gjort saker med större framförhållning och har tid att förfina innan allt ska vara klart, vilket dessutom gör att vi kan hålla en högre kvalitet i vad vi får ur händerna.