Digitalisera mera | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

03 dec.

Digitalisera mera


Datum: 2014-12-03 10:19
En person som använder en läsplatta som den har liggande på bordet

Pap­per och pen­na är otroligt bra verk­tyg. Det går så fort att kraf­sa ned några anteck­ningar på en lapp när vi har kun­den i luren. Glöm­mer vi ta med vårt block till mötet, kan vi lika gär­na låna ett blad av en kollega.

Står vi fram­för incheck­n­ingsauto­mat­en och har kort med tid, är det inga prob­lem att datorn är segstar­tad och smart­pho­nens bat­teri slut, efter­som vi har skriv­it ut bekräf­telsen med bokn­ingsnum­ret — på papper.

Men, för oss som oftast job­bar på mån­ga andra ställen än på kon­toret, är det ett prob­lem att det fysiska pap­pret bara kan finnas på en plats åt gån­gen. Har vi otur (eller ostruk­tur) är den­na plats inte där vi just nu är, i behov av informationen.


För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:


Bli bät­tre på att hantera genom att digitalisera

Men, ju mer vi dig­i­talis­er­ar all den infor­ma­tion vi inte vet när vi behöver, desto fler sak­er kan vi job­ba med oberoende av var vi är. Vi behöver inte län­gre väl­ja uppgift efter plats, utan istäl­let efter pri­or­itet, lust och ork.

Dessu­tom slip­per vi ha så myck­et pap­per omkring oss att dis­tra­heras av. Vi fokuser­ar lättare på den uppgift som just nu är den rät­ta att göra.

Här kom­mer där­för fyra idéer på infor­ma­tion vi lätt kan dig­i­talis­era för att öka vår han­dlings­fri­het och vårt fokus.

Gör så här

  1. Utrusta dig. Om du inte redan har det, skaf­fa dig en inscan­ningsapp till din smart­phone. Just nu tyck­er jag att SwiftScan är den abso­lut bäs­ta. Den finns till Android såväl som till iPhone.

    SwiftScan på App Store

  2. Dig­i­talis­era! T ex:
    • Scan­na in eller ta kort på dina möte­san­teck­ningar så du lätt stu­var undan dem till­sam­mans med alla andra doku­ment i pro­jek­tet efter att du vaskat fram de näs­ta ste­gen som att göra-uppgifter. Sedan kan du lugnt slän­ga original”-anteckningarna och slip­per ha en hög med gam­la anteck­n­ings­block i bokhyllan.

    • Fotografera white­boar­d­en med alla skiss­er och noteringar som vux­it fram under mötet, även om någon skriv­er pro­tokoll efteråt. Kan du i efter­hand se hur white­boar­d­en såg ut, kom­mer du lättare ihåg vad ni sade.

    • Scan­na in vis­itko­rt du sam­lar på dig istäl­let för att spara dem i en hög på skrivbor­det eller i en vis­itko­rt­pärm du säl­lan tit­tar i. Själv är jag myck­et nöjd med vis­itko­rt-scan­ningap­pen Busi­ness Card Read­er från tys­ka Shape Ser­vices. Kon­tak­tuppgifter­na ham­nar då med automatik i min adress­bok i såväl dator som tele­fon och jag slip­per knap­pa in alla uppgifter. Den tolkar inte vis­itko­rten per­fekt, men till­räck­ligt bra. Appen finns för iPhone men inte för Android (men det finns mängder av lik­nande appar ock­så).

      Business Card Reader på App Store

    • När du är på resa och beta­lar arbet­slunch­er, åker taxi, köper bil­jet­ter, beta­lar park­er­ingsavgifter och annat som du sedan ska redovisa eller vidare­deb­it­era, ta kort på kvit­tot och maila det till dig själv. Skulle pap­per­skvit­tot förkom­ma, sit­ter du inte helt i sjön. Eller, gör som jag och nyt­t­ja utläg­gstjän­sten Skovik.

  3. Spara undan. Om du scan­nar, spara filen där du sparar andra doku­ment som hand­lar om sam­ma ämne, sam­ma kund, sam­ma pro­jekt el dyl. Lägg den inte på datorskrivbor­det för att lätt ha koll på den”, utan spara ned den på din disk, på er gemen­sam­ma serv­er eller i ert doku­men­thanter­ingssys­tem. Tar du kort med tele­fo­nen, maila bilden till dig själv (varpå du sparar undan den) eller lad­da upp den till Drop­box, Ever­note eller någon annan web­baser­ad dokumenthanteringstjänst.

Adek­vat format

Ju mer vi dig­i­talis­er­ar vår ref­er­ensin­for­ma­tion, desto fri­are blir vi när det gäller var vi kan göra sak­er. Vi får mer gjort på fler ställen och nyt­t­jar lättare vän­tetid, tran­sit­tid och restid till uppgifter som är vik­ti­ga för oss och för verksamheten.

Hur gör du?

Vad brukar du dig­i­talis­era som jag inte näm­nt här och hur gör du det? Berät­ta för mig!

(Men, om du råkar spara dina dig­i­ta­la fil­er på så mån­ga ställen att du har svårt att hit­ta det du behöver, då? Jag gjorde en kort video (2:25 min, bara) om ett knep som låter dig slip­pa det.)


För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.