STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

03 Dec

Digitalisera mera


Datum: 2014-12-03 10:19 Kommentarer: 2 st

Papper och penna är otroligt bra verktyg. Det går så fort att krafsa ned några anteckningar på en lapp när vi har kunden i luren. Glömmer vi ta med vårt block till mötet, kan vi lika gärna låna ett blad av en kollega.

Står vi framför incheckningsautomaten och har kort med tid, är det inga problem att datorn är segstartad och smartphonens batteri slut, eftersom vi har skrivit ut bekräftelsen med bokningsnumret - på papper.

Men, för oss som oftast jobbar på många andra ställen än på kontoret, är det ett problem att det fysiska pappret bara kan finnas på en plats åt gången. Har vi otur (eller ostruktur) är denna plats inte där vi just nu är, i behov av informationen.

Bli bättre på att hantera genom att digitalisera
Men, ju mer vi digitaliserar all den information vi inte vet när vi behöver, desto fler saker kan vi jobba med oberoende av var vi är. Vi behöver inte längre välja uppgift efter plats, utan istället efter prioritet, lust och ork.

Dessutom slipper vi ha så mycket papper omkring oss att distraheras av. Vi fokuserar lättare på den uppgift som just nu är den rätta att göra.

Här kommer därför fyra idéer på information vi lätt kan digitalisera för att öka vår handlingsfrihet och vårt fokus.

Gör så här

  1. Utrusta dig. Om du inte redan har det, skaffa dig en inscanningsapp till din smartphone. Just nu tycker jag att Scanbot är den absolut bästa. Den finns till Android såväl som till iPhone.

  2. Digitalisera! T ex:
    • Scanna in eller ta kort på dina mötesanteckningar så du lätt stuvar undan dem tillsammans med alla andra dokument i projektet efter att du vaskat fram de nästa stegen som att göra-uppgifter. Sedan kan du lugnt slänga "original"-anteckningarna och slipper ha en hög med gamla anteckningsblock i bokhyllan.

    • Fotografera whiteboarden med alla skisser och noteringar som vuxit fram under mötet, även om någon skriver protokoll efteråt. Kan du i efterhand se hur whiteboarden såg ut, kommer du lättare ihåg vad ni sade.

    • Scanna in visitkort du samlar på dig istället för att spara dem i en hög på skrivbordet eller i en visitkortpärm du sällan tittar i. Själv är jag mycket nöjd med visitkort-scanningappen Business Card Reader från tyska Shape Services. Kontaktuppgifterna hamnar då med automatik i min adressbok i såväl dator som telefon och jag slipper knappa in alla uppgifter. Den tolkar inte visitkorten perfekt, men tillräckligt bra. Appen finns också den för såväl iPhone  som Android.

    • När du är på resa och betalar arbetsluncher, åker taxi, köper biljetter, betalar parkeringsavgifter och annat som du sedan ska redovisa eller vidaredebitera, ta kort på kvittot och maila det till dig själv. Skulle papperskvittot förkomma, sitter du inte helt i sjön. Eller, gör som jag och nyttja utläggstjänsten Skovik.

  3. Spara undan. Om du scannar, spara filen där du sparar andra dokument som handlar om samma ämne, samma kund, samma projekt el dyl. Lägg den inte på datorskrivbordet för att "lätt ha koll på den", utan spara ned den på din disk, på er gemensamma server eller i ert dokumenthanteringssystem. Tar du kort med telefonen, maila bilden till dig själv (varpå du sparar undan den) eller ladda upp den till Dropbox, Evernote eller någon annan webbaserad dokumenthanteringstjänst.

Adekvat format
Ju mer vi digitaliserar vår referensinformation, desto friare blir vi när det gäller var vi kan göra saker. Vi får mer gjort på fler ställen och nyttjar lättare väntetid, transittid och restid till uppgifter som är viktiga för oss och för verksamheten.

Hur gör du?
Vad brukar du digitalisera som jag inte nämnt här och hur gör du det? Skriv gärna och berätta i en kommentar nedan. 

Kommentera

Anders Thoresson

Anders Thoresson skriver:

#1 - 2014-12-04, 16:35

Apropå näst sista mellanrubriken, om adekvat format: Det handlar inte bara om analogt eller digitalt, utan också om *hur* man digitaliserar. Jag väljer så öppna format som möjligt, för att inte riskera att mina filer en dag är inlåsta. Skrev nyligen om varför man bör välja ett filformat för framtiden.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2014-12-08, 07:07

Anders: Intressant aspekt, som jag inte reflekterat över tidigare. Ska läsa din text om detta. Tack!

//David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.