Strukturbloggen

Pap­per och pen­na är otroligt bra verk­tyg. Det går så fort att kraf­sa ned några anteck­ningar på en lapp när vi har kun­den i luren. Glöm­mer vi ta med vårt block till mötet, kan vi lika gär­na låna ett blad av en kollega.

Står vi fram­för incheck­n­ingsauto­mat­en och har kort med tid, är det inga prob­lem att datorn är segstar­tad och smart­pho­nens bat­teri slut, efter­som vi har skriv­it ut bekräf­telsen med bokn­ingsnum­ret — på papper.

Men, för oss som oftast job­bar på mån­ga andra ställen än på kon­toret, är det ett prob­lem att det fysiska pap­pret bara kan finnas på en plats åt gån­gen. Har vi otur (eller ostruk­tur) är den­na plats inte där vi just nu är, i behov av informationen.

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som poddavsnitt:

Bli bät­tre på att hantera genom att digitalisera

Men, ju mer vi dig­i­talis­er­ar all den infor­ma­tion vi inte vet när vi behöver, desto fler sak­er kan vi job­ba med oberoende av var vi är. Vi behöver inte län­gre väl­ja uppgift efter plats, utan istäl­let efter pri­or­itet, lust och ork.

Dessu­tom slip­per vi ha så myck­et pap­per omkring oss att dis­tra­heras av. Vi fokuser­ar lättare på den uppgift som just nu är den rät­ta att göra.

Här kom­mer där­för fyra idéer på infor­ma­tion vi lätt kan dig­i­talis­era för att öka vår han­dlings­fri­het och vårt fokus.

Gör så här

1. Utrusta dig. Om du inte redan har det, skaf­fa dig en inscan­ningsapp till din smart­phone. Just nu tyck­er jag att SwiftScan är den abso­lut bäs­ta. Den finns till Android såväl som till iPhone.
   
   


2. Dig­i­talis­era! T ex:
   • Scan­na in eller ta kort på dina möte­san­teck­ningar så du lätt stu­var undan dem till­sam­mans med alla andra doku­ment i pro­jek­tet efter att du vaskat fram de näs­ta ste­gen som att göra-uppgifter. Sedan kan du lugnt slän­ga ​“original”-anteckningarna och slip­per ha en hög med gam­la anteck­n­ings­block i bokhyllan.
   
   
   • Fotografera white­boar­d­en med alla skiss­er och noteringar som vux­it fram under mötet, även om någon skriv­er pro­tokoll efteråt. Kan du i efter­hand se hur white­boar­d­en såg ut, kom­mer du lättare ihåg vad ni sade.
   
   
   • Scan­na in vis­itko­rt du sam­lar på dig istäl­let för att spara dem i en hög på skrivbor­det eller i en vis­itko­rt­pärm du säl­lan tit­tar i. Själv är jag myck­et nöjd med vis­itko­rt-scan­ningap­pen Busi­ness Card Read­er från tys­ka Shape Ser­vices. Kon­tak­tuppgifter­na ham­nar då med automatik i min adress­bok i såväl dator som tele­fon och jag slip­per knap­pa in alla uppgifter. Den tolkar inte vis­itko­rten per­fekt, men till­räck­ligt bra. Appen finns för iPhone men inte för Android (men det finns mängder av lik­nande appar ock­så).
     
     
   
   
   • När du är på resa och beta­lar arbet­slunch­er, åker taxi, köper bil­jet­ter, beta­lar park­er­ingsavgifter och annat som du sedan ska redovisa eller vidare­deb­it­era, ta kort på kvit­tot och maila det till dig själv. Skulle pap­per­skvit­tot förkom­ma, sit­ter du inte helt i sjön. Eller, gör som jag och nyt­t­ja utläg­gstjän­sten Skovik.


3. Spara undan. Om du scan­nar, spara filen där du sparar andra doku­ment som hand­lar om sam­ma ämne, sam­ma kund, sam­ma pro­jekt el dyl. Lägg den inte på datorskrivbor­det för att ​“lätt ha koll på den”, utan spara ned den på din disk, på er gemen­sam­ma serv­er eller i ert doku­men­thanter­ingssys­tem. Tar du kort med tele­fo­nen, maila bilden till dig själv (varpå du sparar undan den) eller lad­da upp den till Drop­box, Ever­note eller någon annan web­baser­ad dokumenthanteringstjänst.

Adek­vat format

Ju mer vi dig­i­talis­er­ar vår ref­er­ensin­for­ma­tion, desto fri­are blir vi när det gäller var vi kan göra sak­er. Vi får mer gjort på fler ställen och nyt­t­jar lättare vän­tetid, tran­sit­tid och restid till uppgifter som är vik­ti­ga för oss och för verksamheten.

Hur gör du?

Vad brukar du dig­i­talis­era som jag inte näm­nt här och hur gör du det? Berät­ta för mig!

(Men, om du råkar spara dina dig­i­ta­la fil­er på så mån­ga ställen att du har svårt att hit­ta det du behöver, då? Jag gjorde en kort video (2:25 min, bara) om ett knep som låter dig slip­pa det.)