Då är det värt besväret att skriva uppgiften som…

Du ska lägga så lite tid som möjligt på att skriva din att göra-lista så att du får mer tid till att faktiskt göra uppgifterna som står där. Visst, att reflektera, planera och skriva ned veckans viktigaste uppgifter för hand för att aktivt rikta ditt fokus har sitt värde, men åtminstone för mig får inte strukturerandet i sig stjäla för mycket av min tid.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Delarna av det större

Trots det är det i vissa fall värt besväret att skriva något på nytt som redan står skrivet någon annanstans. Jag tänker särskilt på de uppgifter som du får ansvar för som en del av ett större projekt eller som kommer från en gemensam översikt över allt ni planerar göra i ert team.

När vi arbetar tillsammans är ofta det var och en får ansvar för ett helt område, en aktivitet, ett delprojekt eller ett ”ansvar”, rätt och slätt. Det förekommer såklart att du i ett möte säger ”Javisst; jag tar den bollen och ringer leverantören och stämmer av!” eller liknande, men här talar vi om de större uppgifterna som tar längre tid än en arbetsdag att genomföra och som består av flera steg, som i sin tur är själva att göra-uppgifterna.

Dela upp och lägg på rätt ställe

Dessa större uppgifter syns som en rad i projektplanens kalkylblad eller som ett kort på arbetsgruppens kanban-tavla (i Microsoft Planner eller Trello, till exempel). Man kan tycka att de ligger bra där och att du kan ta en titt där i planen då och då för att se vad du har att göra, men även om du har kunnat lägga de egentliga att göra-uppgifterna som aktiviteten består av som delsteg i en trevlig checklista i kortet, är min erfarenhet att det är värt besväret att skriva dessa detaljerade att göra-uppgifter också i din egentliga att göra-lista (eller få dem synkade dit, om möjligt).

Mindre slitigt, mer gjort flitigt

För, i din jobbvardag går det fort. I snabba vändningar väljer du många gånger varje dag vad du ska göra härnäst. Nästan ingen kan göra en plan för dagen som håller hela vägen, utan ofta behöver du omplanera. Om du då ska klicka in i projektplanen för att se vad du har att göra där och öppna Planner-tavlan för att titta efter dina nästa steg där, blir det onödig omständigt och du kommer snart att tröttna på det.

Nej, när du ska välja din nästa uppgift vill du titta på ett och endast ett ställe och välja därifrån.

Gör så här

Titta igenom de aktivitetsöversikter, projektplaner, kanban-tavlor eller liknande som du samarbetar i och leta efter sådant som ska göras där du är ansvarig.
Kontrollera om de egentliga, detaljerade att göra-uppgifterna finns på din att göra-lista, oavsett om du har den digitalt eller på papper.
Om några att göra-uppgifter saknas, lägg till dem till din lista.
Om du vill, testa att skapa en AI-agent som gör det här jobbet istället, så att du slipper. Det kan gå, beroende på vilka verktyg du använder. Jag testade nyss att göra en sådan agent i Microsoft Copilot, men den klarar ännu inte att läsa och skriva det som behövs i Planner och To-Do.

Lättare, rättare prioriterat

Om du säkerställer att allt det du i själva verket ska göra inom ramen för ditt ansvar i teamet, projektet eller arbetsgruppen finns i din att göra-lista slipper du titta här och var för att välja rätt uppgift. Det räcker med att du tar en titt på din att göra-lista. Då prioriterar du rätt lättare och ägnar din tid åt att göra istället för att leta.

Hur gör du?

Hur har du gjort för att så lätt som möjligt få ihop alla detaljerade uppgifter från de mer översiktliga planer du har att följa? Kanske har du hittat en integration jag ännu inte känner till? Skriv till mig och berätta, för det här är ett behov och ett bekymmer många har.

(Använder du Planner i Microsoft 365? Visste du att du då kan låta projektledar-agenten i Planner hjälpa dig med projekt!)