Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Snäp­pet bät­tre än en chatt

Om du använ­der appen Plan­ner i Microsoft 365 kan du nu få ännu mer hand­fast hjälp genom den gan­s­ka nya agen­ten Project Man­ag­er. Den kan till och med utföra en del av dina uppgifter åt dig! Jag har tes­tat den och i mina ögon ser den lovande ut.

Gör så här

1. I Plan­ner, ska­pa en ny plan. Välj alter­na­tivet ​”Plan­era med Project Man­ag­er” där du kan väl­ja mal­lar att byg­ga pla­nen med.
2. I chat­ten du får till­gång till beskriv vad pla­nen ska hand­la om och be Project Man­ag­er definiera vil­ka fas­er och aktiviteter som förslagsvis ska vara med i den typen av plan.
3. Agen­ten ska­par nu en plan med fyra kolumner:
   • All incom­plete tasks
   • Assign to Project Manager
   • Needs your input
   • Ready for review
4. Den ska­par ock­så en lång rad tydligt beskriv­na aktiviteter som en dylik plan lämpligtvis innehåller och läg­ger dem i kolum­nen ​”All incom­plete tasks”. Agen­ten föres­lår ock­så ett tydligt definier­at mål som du kan kop­pla till var­je aktivitet.
5. Du kan nu läg­ga till flera egna kolum­n­er att fördela aktiviteter­na mel­lan istället.
6. Du kan ock­så job­ba med aktiviteter­na på allde­les van­ligt vis som om du hade ska­p­at dem själv, men när du drar en aktivitet till kolum­nen ​“Assign to Project Man­ag­er” bör­jar agen­ten job­ba på den istället.
7. Om din insats behövs, fly­t­tas aktiviteten efter en stund till ​“Needs your input”. Där kan du ge agen­ten de svar den behöver för att kom­ma vidare.
8. När agen­ten är klar fly­t­tas aktiviteten till kolum­nen ​“Ready for review” där du har chansen att gå igenom vad Project Man­ag­er-agen­ten job­bat fram.
9. Arbe­ta vidare med pla­nen och ta hjälp av agen­ten närhelst du har lust eller behöver det. Tids nog är du (och pla­nen) färdig!

En extra hand

Om du tar hjälp av Project Man­ag­er-agen­ten får du såväl hjälp att kom­ma igång med en stor uppgift du har ans­var för som hjälp med att fak­tiskt genom­föra en del aktiviteter i den. Agen­ten blir som en extra delt­a­gare i arbets­grup­pen som arbe­tar fort och tjän­stvil­ligt, men som förvis­so inte är så per­son­lig, gen­uin och män­sklig som en kol­le­ga skulle vara.

Har du till­gång till Project Man­ag­er-agen­ten är den väl värd att pro­va, om du frå­gar mig. Det finns mer kraft­ful­la och avancer­ade agen­ter än den, men den här agen­ten arbe­tar i en miljö du redan har och där hän­syn tag­its till allt vad datasäk­er­het heter.

Hur gör du?

Har du tes­tat Project Man­ag­er-agen­ten i Plan­ner? Till vad för slags plan, i så fall? Skriv till mig och berät­ta, för jag vill höra!

(Ännu ett tips till dig som arbe­tar i Microsoft 365. Tes­ta att pra­ta med Copi­lot som din assis­tent!)