Så hanterar du avbrott som kommer i dörröppningen

Vill du underlätta för dig på jobbet och få dina arbetsdagar mer som du önskar dem kan du ta dig an det på olika sätt. Antingen arbetar du systematiskt igenom strukturens olika delar steg för steg (som du får göra när du går min online-kurs, till exempel) eller gör du ett nedslag på ett visst problem du vill bli av med. Det kan vara en återkommande situation som rubbar din rytm varje gång den inträffar eller ett ständigt krångel som gör livet lite surare för dig.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En kort fråga, bara

En läsare skrev till mig och bad om hjälp med att göra just ett sådant nedslag. Det gäller fenomenet att en kollega tittar in genom dörröppningen till ditt kontorsrum och ställer en fråga. Det är i grunden något alldeles oskyldigt och önskvärt (för vi vill ju hjälpa varandra), men frågan kommer précis när du behöver koncentrera dig på ett svårt moment eller om frågeavbrotten är många och återkommer ofta, kan det vara ett av arbetsvardagens alla problem vi behöver ta ett grepp om.

Jag ser en problemlösning i fyra steg.

Gör så här

Om ni inte redan gjort det, ta upp till diskussion i ett lämpligt möte och kom överens om hur ni kan göra det tydligt för varandra om ni är tillgängliga för att svara på frågor eller inte, från gång till annan. Alltså, bestäm er för vad som är signalen att titta efter för att veta om det är läge att titta in till en kollega. Är det statusindikatorn i Teams som avgör? Är det om dörren är öppen eller inte? Är det om det sitter en ”Stör ej; tillgänglig kl 11”-skylt uppe?
När du sitter på ditt kontor och arbetar, bestäm dig för om du är tillgänglig för frågor eller inte. Behöver du fokusera helt ostörd, signalera det på det sätt ni kommit överens om och saken är klar – inga frågor kommer. Men, jag skulle gissa att du oftast vill vara tillgänglig.
Förbered dig på att du kommer att behöva prioritera om och när en kollega tittar in och har en fråga eller ber dig om hjälp, genom att sätta en prioriteringsgradering, på ett ungefär, mellan tummen och pekfingret, på uppgiften du arbetar med just nu. Var i prioriteringsordningen bland dina arbetsuppgifter hör den här uppgiften hemma? Kanhända hjälper det dig att tänka i termer av en, säg, femgradig skala från låg till hög prioritet?
När en kollega avbryter dig med en fråga (som du är medvetet tillgänglig för), gör en snabb prioritering mellan det frågan handlar om och den uppgift du arbetar med just nu. Ska du släppa uppgiften för handen och gå helhjärtat in för att hjälpa kollegan eller ska du ”ta emot” frågan och be att få återkomma senare, när du är klar med det du håller på med?

Du styr

Om du tar ett grepp om situationen där du blir avbruten av frågor som kommer genom dörröppningen är det ändå du som styr ditt fokus. Du avgör om du är tillgänglig eller inte. Du väljer vad du ska ge din uppmärksamhet först. Det är en avsevärd skillnad mot om du upplever att du har svårt att få fokus och inte kan göra något åt saken.

Hur gör du?

Hur gör du för att hantera att du blir avbruten av frågor i dörröppningen? Skriv till mig och berätta om det knep som fungerar fint för dig. Jag är nyfiken på att höra och ser fram emot ditt mejl!

(När du väl blivit avbruten kan det ibland kännas trögt att återgå till uppgiften du redan satt med. Kika gärna in mitt tips på hur du snabbt kommer tillbaka när du blivit avbruten!)