Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Krävs mer upp­märk­samhet än så?

Men, hur ska du göra om du har några kanaler som behöver till­syn oftare än en gång om dagen? Du behöver gå dit och svara oftare om dagar­na, men sam­tidigt vill du inte ha det ständigt hän­gande över dig att du bor­de ​”vara där”, för du har andra uppgifter du ock­så behöver ägna dig åt — så hel­hjär­tat och fokuser­at du bara kan. Och, är du som jag, vill du bara bloc­ka tid i kalen­dern för sak­er som prompt måste göras på det klock­slag där de är inlag­da, så det bor­de finnas någon bät­tre lös­ning än att pyt­sa ut kanalvit­tjn­ingskvar­tar här och där under dagen.

Återkom­mande uppgifter i listan

Anna Carls­son på Jord­bruksver­ket i Jönköping berät­tade för mig att hon rätt och slätt ska­p­at återkom­mande att göra-uppgifter i sin dig­i­ta­la att göra-lista för var och en av tillfäl­lena under dagen då hon ska kol­la mail (i hennes fall). Uppgifter­na het­er allt­så sak­er i stil med:

• ”Kol­la mail på morgonen”
• ”Kol­la mail efter lunch”
• ”Kol­la mail en sista gång för dagen” 

Det är smart tyck­er jag, för då upp­märk­sam­mar hon sig själv på att hon ska göra det, hon slip­per påmin­nelser i ett ögonblick då det inte pas­sar, hon slip­per bloc­ka tid i kalen­dern, hon får boc­ka av och hon kan lugnt fokusera på annat än mailkol­lan­det däremellan. 

Gör så här

Kän­ner du igen bekym­ret och tyck­er att Annas idé är något för dig, följ hennes exempel.

1. Tänk igenom vil­ka kanaler som behöver till­syn oftare än en gång om dagen.
2. Definiera att göra-uppgifter för var­je ​”koll-tillfälle” och var­je kanal som det är aktuellt för.
3. Om du vill, kom­plet­tera med en etikett eller kat­e­gori för var­je tillfälle dessu­tom, för kan­hän­da kom­mer du att vil­ja läg­ga till fler sak­er du vill göra vid dessa ​”extra-ron­der”. Jag ska­pade till exem­pel etiket­ten ​”Lunchtid” och ​”Efter­mid­dag” när jag gjorde detta.
4. Tes­ta några dagar och justera vid behov.

Till­räck­ligt tillgänglig

Om du på det­ta sätt tydlig­gör för dig själv hur ofta det är till­räck­ligt att du upp­märk­sam­mar de kom­mu­nika­tion­skanaler du behöver vara när­varande i, kom­mer du lättare att kun­na fokusera på andra uppgifter däremel­lan, utan att för den del glöm­ma av att vara till­räck­ligt till­gäng­lig för dem som kon­tak­tar dig.

Hur gör du?

Har du löst det här bekym­ret på ett annat sätt? Om så, berät­ta gär­na för mig!

(Kan det bli lite myck­et ibland med alla mede­landen? Läs gär­na mer här om så tar du kon­troll över chatt-flo­den!)