Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Inte tomt på sam­ma sätt

Den som är van vid mail har kanske en ambi­tion att kom­ma ner till tom inbox då och då och har fått erfara ofta hur förvå­nans­värt väl­görande det är. Det­ta byg­ger i prin­cip på att du tar ställ­ning till och ager­ar på alla mail som kom­mer (även om ageran­det kan vara att du slänger mailet). Hur ska det gå till i Slack och Teams?

Det fina är att myck­et av det vi gör i mailen behöver vi inte göra i näm­n­da chattverktyg:

• I mailen sparar du undan mail du behöver ha kvar så att du lätt hit­tar dem senare. I chattverk­ty­gen finns allt som skriv­its kvar av sig självt. Har det ström­mat för­bi dig, finns det i sjön, ned­ströms. Du behöver inte göra något extra för att spara, utan allt finns kvar. (Det skulle det i och för sig göra i mailen ock­så om du lät allt lig­ga kvar där det kom in, men då skulle du aldrig få tomt och aldrig kän­na att du kom­mit ikapp.) 
• I mailen behöver du hantera alla mail för att få tomt. I chattverk­ty­gen är det bara vis­sa med­de­landen du behöver beva­ka och hantera på motsvarande sätt:
  
  - De som är DM (direk­tmed­de­landen) till just dig (från en per­son till en annan).
  
  - De där du är omnäm­nd, med en ”@davidstiernholm” eller lik­nande.
  
  - De som innehåller de nyck­elord du valt att bevaka. 

Vid de förs­ta två med­de­lande­vari­anter­na ovan är det någon som vän­tar på svar från dig, så du har inte ryggen fri för­rän du svarat. Vid det tred­je har du på för­hand bestämt att om ett visst ord nämns, vill du aktivt ta del av det som skrivits. 

All övrig kom­mu­nika­tion kan du i stun­den låta passera — som att du kliv­er ur ström­men och upp på stran­den — för den kan du ta del av närhelst du vill senare, efter­som den finns i sjön.

Gör så här

Om du hit­tills brot­tats med hur du ska förhål­la dig till den chat­tbaser­ade samar­bet­splat­tform du använ­der, gör idag tydligt för dig själv vad som är en lagom ambi­tion­snivå, på två punkter:

1. Vil­ka slags med­de­landen vill du alltid hantera eller besvara och vil­ka gör det dig inget att de går dig förbi? 
2. Hur länge är det OK att ditt svar drö­jer, som mest? Det vill säga, hur ofta ska du se om där kom­mit något nytt (då du inte arbe­tar med kanalen öppen fram­för dig — en aspekt jag kom­mer att återkom­ma till här)? Hur lån­ga tidspe­ri­oder ​”bor­ta” från plat­tfor­men tyck­er du att det är OK att du har, som mest? 

Ryggen mer fri

Om du gör tydligt för dig själv vad du förvän­tar dig (av dig själv) när det gäller din aktivitet och när­varo i den chat­tbaser­ade samar­bet­splat­tfor­men kom­mer du att kän­na dig min­dre stres­sad av den när du inte ​”är där”. 

Du har mer ryggen fri för du vet vad du behöver hål­la koll på och vad du kan låta passera. Det är du som har kon­troll över kanalen istäl­let för tvär­tom och du kan mer nyt­t­ja den på ett sätt som gag­nar såväl dig som verksamheten.

Hur gör du?

Vad har du bestämt dig för när det gäller ditt använ­dande av Slack, Teams och andra lik­nande tjän­ster? Mejla mig gär­na och dela med dig av tankar och trix.

(För­resten, kän­ner du till att du kan bli uppmärksammad på om någon nämner ett visst ord i chat­ten?)