Bestäm dig för vilket verktyg du ska ha till vad

Allt fler av de digitala verktyg vi använder dagligen kan allt mer, vilket ger oss närmast oändliga möjligheter — att röra till det.

Du kan göra en avbockningsbar checklista på en sida i OneNote, i en anteckning i Evernote, i ett kort i Trello, i en uppgift i Planner och i de flesta anteckningsappar.

Du kan kommunicera med andra genom mail, Skype, Slack, Teams, i kort i Trello, i uppgifter i Planner, i Facebook Messenger, i Whatsapp, i SMS och otaliga andra kanaler.

Och, du kan lägga information och dokument som är bra att ha i ett och annat moln, i en mapp på en disk, på skrivbordet bakom datorns fönster och lite varstans i alla de tjänster jag nämnt här.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Här och där

Det är stor risk idag att vi får leta efter något vi skrivit någonstans för vi vet inte exakt var vi skrev det. Du har ett digitalt samtal med någon som med ens tilltalar dig i en helt annan kanal någon annanstans, som i 1970-talets stereotest i radio, där en röst ömsom hörs till vänster, ömsom till höger.

Det blir lätt rörigt och splittrat. Onödig tid spills på egentligen oväsentliga saker.

Gör så här

Ta en stund just nu och gör tydligt för dig vad du ska göra och spara var. Du kan till exempel ställa dig frågor som:

Var ska du kommunicera med vem om vad? Det vill säga:
- Vilket verktyg föredrar du för interna rappa konversationer och vilket för de mer långdragna och utförliga?
- Om du ska kommentera något som till exempel är under utveckling, gör du det direkt i kommentarsfunktionen i det verktyg detta något utvecklas i eller hellre i en annan kanal?
- Ska du föra såväl privata som arbetsrelaterade konversationer i alla kanaler eller viker du någon kanal bara för det privata?
Var skriver du det du har att göra (och bara där)?
När du använder checklistefunktionen i dina verktyg, vad ska det vara till (förslagsvis till att beskriva hur något görs istället för att det ska göras).
Allt ni kommer överens om att ni har att göra i något ni samarbetar kring, var (och bara där) skriver ni upp det?
Var sparar du olika slags information som är bra att ha? Det vill säga:
- Var lägger du information om något som inte kommer som ett dokument, men som du behöver skriva upp någonstans? Vilket av dina verktyg lämpar sig väl för sådan här ”ströinformation”?
- Var ska du ha digitala dokument om sådant som bara har med dig att göra?
- På vilken plats sparar du dokument som handlar om något du samarbetar kring med andra?

I många av dessa fall behöver du såklart också involvera andra — de du konverserar och samarbetar med — och i andra kan du själv helt avgöra.

Snabbare i vändningarna

Om du gör tydligt för dig vad du har var och vilket verktyg du gör vilka saker i, kommer det att vara lättare för dig att navigera i din vardag på jobbet. Du hittar lättare det du söker och kan lägga mer av din tid på sådant som tar dig framåt.