Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Hela mötet i kon­server­ad form

Efter mötet har du näm­li­gen till­gång till inspel­nin­gen (om möte­sor­gan­isatören hör­sam­mat påmin­nelsen om att spela in mötet som organ­isatören får strax innan mötet bör­jar), tran­skrip­tio­nen och eventuellt ytterli­gare mötesmaterial.

Det är prak­tiskt, för om du inte har utrymme att pri­or­it­era att vara med på mötet kan du ändå finnas med i rum­met som ​”en flu­ga på väggen”, om än inte i realtid utan efteråt. Den pas­sar till exem­pel utmärkt för de där möte­na där möte­sor­gan­isatören tänker att ​”det kan vara bra” i störs­ta allmän­het att du är med.

Du får både och

Men om jag vore du skulle jag använ­da funk­tio­nen med för­sik­tighet. Även om du kan lockas av att klic­ka ​”Följ” och på så sätt både ha kakan och äta den i det att du både avstår mötet men ändå inte mis­sar det, ger du dig själv en framti­da uppgift att skaf­fa tid till. Efter mötet, när du blir varse att det har ägt rum, behöver du sät­ta dig in i vad som avhand­lades och vad delt­a­gar­na kom fram till. Att göra det tar kortare tid än att vara med på mötet, men det tar ändå tid.

Und­vik möteshögen

Risken är att du klickar ​”Följ” på vis­sa möten du tidi­gare skulle ha tack­at ja till för att de ändå är värde­ful­la för dig att ta del av, men att du byg­ger ett berg av passer­ade möten du har svårt att få tid att gå igenom. Du spa­rade vis­serli­gen tid, men du mis­sar en del väsentligt du annars skulle fått till dig direkt. Dessu­tom går du miste om möj­ligheten att bidra i mötet och fak­tiskt ha infly­tande på utfal­l­et av det.

Gör så här

1. Näs­ta gång du blir inbju­den till ett möte, se om det ock­så finns en ​”Följ”-knapp i inbju­dan. Om den ännu sak­nas, är den säk­ert på gång till din Out­look, så håll ut.
2. Innan du klickar ​”Följ” (om det tycks vara det rät­ta valet för just den här inbju­dan), räk­na med att du i det klick­et ock­så ger dig en att göra-uppgift om att senare gå igenom mötet som, säg, tar 15 minut­er att slutföra.
3. Vad sägs om att redan nu, direkt efter ​”Följ”-klicket, läg­ga till att göra-uppgiften till din att göra-lista så att du gör det lättare för dig att kom­ma ihåg att du ska gå igenom mötet som du avs­tod från? Kopiera mötes­länken och klis­tra in den i uppgiften så att du snabbt och lätt hit­tar till rätt möte när det är dags.

Mer effek­tivt nyt­t­jad tid

Om du föl­jer möten som du är tvek­sam till att delta i men ändå vill bli upp­dat­er­ad om kom­mer du att spilla min­dre onödig mötestid än hit­tills. Du blir fri­are att använ­da din tid till de uppgifter som är vik­ti­gast — oavsett om de är möten eller inte — och du kom­mer mer hel­hjär­tat att delta i de möten du fak­tiskt tackar ja till.

Tar du redan vid ​”Följ”-klicket höjd för att du kom­mer att behö­va läg­ga tid på att gå igenom mötet efteråt slip­per du få en hög av gam­la möten som hänger över dig och stres­sar dig. Istäl­let lig­ger du mer i fas och upplever att du får dina arbetsveck­or att gå ihop.

Hur gör du?

Har du använt ​”Följ ett möte”-funktionen i Out­look? Vad tyck­er du om den? Skriv till mig och berät­ta. Jag är nyfiken på att höra.

Om du har en kol­le­ga som du tyck­er bor­de kän­na till såväl funk­tio­nen som hur jag här beskriv­er hur man kan ta sig an den, berät­ta för den­na kol­le­ga om det här tipset, för ju fler omkring oss som arbe­tar struk­tur­erat, desto smidi­gare blir allas våra arbetsdagar.

(Kän­ner du ibland att för myck­et av din tid läg­gs på just möten? Kanske är det så att du egentli­gen inte behöver delta i alla? Läs mer här om att få färre möten med rätt pri­or­i­ter­ing!)