Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Vad ska man ha dem till?

Som jag ser det är de tre verk­ty­gen var och en bäst för det här:

• OneNote: mötes­no­teringar och andra anteck­ningar om sådant som är aktuellt för dig nu och som du kan vil­ja hit­ta vid ett obestämt tillfälle i framti­den, för häri kan du göra väldigt fria noteringar och ändå ord­na dem strukturerat
  
• To-Do: din att göra-lista, för To-Do kan sam­la alla dina att göra-uppgifter på ett över­skådligt sätt och det har bra kop­plin­gar till mejlen, OneNote, Plan­ner, Teams-chat­ten och andra verk­tyg i Microsoft 365
  
• Plan­ner: pla­nen över allt var och en i arbets­grup­pen eller det enklare pro­jek­tet har att göra, efter­som ni här kan få en tydlig över­sikt över vem som ska göra vad när och hur långt ni kom­mit på var­je större uppgift

Det är då det blir rörigt

När du blandar använd­ning­som­rå­de­na för de tre appar­na ställer du till det för dig. Jag ser till exem­pel att klienter

• skriv­er infor­ma­tion som de ska kom­ma ihåg men som aldrig ska bli ​”slut­förd” som en att göra-uppgift i To-Do. Det kan t ex vara något i stil med att ​”för kund­kat­e­gori A ska rabat­tavtalet B tilläm­pas”. Krån­gel: Deras att göra-lista innehåller då dels uppgifter som ska göras och bockas av, dels sådant som inte ska göras och inte bockas av, men på ytan ser de ut att vara sam­ma sak. Använd istäl­let OneNote (eller annat ställe) för sådan information.
  
• skriv­er att göra-lis­tan på ett blad i OneNote. Krån­gel: Trots att de kan sät­ta ruta fram­för uppgifter­na i OneNote blir lis­tan fort ohanterlig. De ser allt hela tiden och sam­tidigt är den svår att sortera om i stun­den, efter pri­or­itet, dead­line, tid­såt­gång eller lik­nande. Ha att .göra-lis­tan istäl­let i To-Do
  
• håller koll på allt de har att göra per­son­li­gen i Plan­ner. Krån­gel: Efter­som att göra-lis­tan med fördel är kom­plett och innehåller allt du har att göra, blir tavlan fort överväldigande full om var­je uppgift läg­gs som ett ​”kort”. Eller, det blir svårt att få överblick över alla uppgifter, om kor­ten istäl­let rep­re­sen­ter­ar större aktiviteter eller pro­jekt och de egentli­ga att göra-uppgifter­na lig­ger i check­lis­tor i var­je kort. Tes­ta hellre To-Do för att göra-listan.

Gör så här

1. Om du kän­ner igen dig i att du blandar använd­ning­som­rå­de­na för Plan­ner, OneNote och To-Do, ta ett tag och ren­od­la vad du har dem till.
   
2. Hit­tar du ​”bra att ha-infor­ma­tion” i To-Do, fly­t­ta den till OneNote.
   
3. Hit­tar du att göra-uppgifter i mötes­no­teringar i OneNote, fly­t­ta dem till To-Do eller sätt en Out­look-flag­ga på dem, så att de automa­tiskt ham­nar i To-Do (och sam­tidigt lig­ger kvar i mötes­no­terin­gen i OneNote).
   
4. Har du att göra-uppgifter i check­lis­tor i kort i Plan­ner, kon­trollera att de ock­så finns som att göra-uppgifter i To-Do eller fly­t­ta dem dit, så att du inte har att göra-uppgifter på flera oli­ka ställen och går miste om den skö­na överblicken.

Min­dre split­tring ger min­dre tvekan

Om du ren­od­lar vad du använ­der OneNote, Plan­ner och To-Do till, kom­mer du att mer ha rätt infor­ma­tion på rätt plats. I att göra-lis­tan kom­mer allt att vara avbock­n­ings­bart och du slip­per nav­ig­era runt och bortse från annan infor­ma­tion som lig­ger där när du ska väl­ja vilken uppgift du tar dig an härnäst. När du ska notera någonting behöver du inte län­gre tve­ka på vart det ska, utan kan direkt plac­era det där det hör hem­ma och raskt rusa vidare.

Hur gör du?

Av näm­n­da appar är det Plan­ner som används minst av dem jag hjälper. Där­för är jag nyfiken på att höra om hur du använ­der den, om du gör det. Mejla mig och berät­ta!

(Kän­ner du för­resten till att du kan låta Copi­lot sam­man­fat­ta möte­san­teck­ningar­na i OneNote?)