STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

27 Mar

Varning för flaggor


Datum: 2017-03-27 16:18 Kommentarer: 0 st

I Outlook, Mail (OS X) och Lotus Notes kan du sätta flaggor och i Gmail stjärnor på mail. Många jag möter använder den funktionen till mail som innebär att de ska göra någonting. De skapar på så sätt en slags att göra-uppgift. En variant är att markera ett läst mail som oläst igen.

Jag förstår intentionen och jag tycker att det är bra att sätta någon slags markering istället för att bara ha i huvudet att ”jag måste ta tag i det där som kunden mailade mig om”.

Men, det finns bättre sätt att göra det på än att flagga och stjärnmarkera.

Tala ur skägget
Det du får när du flaggar och stjärnmarkerar mail i syfte att komma ihåg att du ska göra något med dem är en att göra-lista parallell till din egentliga lista. Du ser de markerade mailens ärenderader i en enda radda och sällan står det där vad det är du ska göra (”Re: re: re: sv: fwd: re: Det nya projektet”).

Listan är tämligen luddig och otydlig. Du behöver antingen ett synnerligen gott minne eller en brinnande lust att läsa samma mail flera gånger, då och då.

Allt du gör är att göra-uppgifter
Lättare är att konkret formulera vad du ska göra som en att göra-uppgift direkt när du läst mailet första gången (om det innebär att du ska göra något). Har du en att göra-lista på papper, skriver du uppgiften där och sparar sedan mailet där du samlar dina mail du inte vet när du behöver, men som du behöver hitta då.

Har du listan digitalt är det smidigare:

  • I Outlook klickar du, drar och släpper mailet på Uppgifter/Tasks-knappen, så skapas en uppgift med mailet i.

  • I Lotus Notes kopierar du mailet till en att göra-uppgift.

  • I OmniFocus (OS X) skickar du mailet till OmniFocus Inbox genom Mail Drop-funktionen och i Things (OS X) markerar du det du vill kopiera och skapar en uppgift genom Quick Entry-funktionen.

  • Använder du Gmail skapar du en ny uppgift i Todoist.com genom Add email-knappen i Todoist-rutan eller i Toodledo.com genom att vidarebefordra mailet till din unika @toodledo.com-adress (för att bara nämna några möjligheter).

I de flesta digitala list-tjänster finns det något sätt att omvandla ett mail till en att göra-uppgift. Hittar du inte hur det fungerar i ditt verktyg? Maila mig, så kanske jag kan guida dig rätt.

Gör så här
Om du tills nu stjärn- eller flagg-markerat mail som en signal om att något ska göras, fastän du därutöver har en annan att göra-lista, omvandla alla de nu markerade mailen till tydliga att göra-uppgifter.

Är det för många för att du ska hinna dem alla nu? Omvandla åtminstone ett enda och lägg i kalendern in så många och så långa stunder du behöver för att inom rimlig tid bli av med flaggorna (och stjärnorna) och återigen få en enda, komplett att göra-lista.

Lättare läst och snabbare prioriterat
Om du gör att göra-uppgifter av mail istället för att markera dem med stjärnor, flaggor eller som olästa, får du tydligare att göra-uppgifter som går fortare att förstå vad de innebär.

Du slipper läsa samma mail flera gånger bara för att upptäcka att det var något du skulle göra som du inte hinner nu. Istället fattar du snabbare och med mindre ansträngning beslut om vilken att göra-uppgift som du gör helt rätt i att göra härnäst. Listan är dessutom en istället för två (en konkret och en luddig), vilket ger dig bättre överblick över allt du har att göra.

Hur gör du?
Vad använder du för digitalt att göra-list-verktyg? Kanske är det ett jag inte hört talas om (för det finns som bekant alltid en app till). Lämna en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.