Varning för flaggor | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

27 mars

Varning för flaggor


Datum: 2017-03-27 16:18

I Out­look, Mail (OS X) och Lotus Notes kan du sät­ta flag­gor och i Gmail stjärnor på mail. Mån­ga jag möter använ­der den funk­tio­nen till mail som innebär att de ska göra någonting. De ska­par på så sätt en slags att göra-uppgift. En vari­ant är att mark­era ett läst mail som oläst igen.

Jag förstår inten­tio­nen och jag tyck­er att det är bra att sät­ta någon slags mark­er­ing istäl­let för att bara ha i huvudet att jag måste ta tag i det där som kun­den mailade mig om”.

Men, det finns bät­tre sätt att göra det på än att flag­ga och stjärnmarkera.

Tala ur skägget
Det du får när du flag­gar och stjärn­mark­er­ar mail i syfte att kom­ma ihåg att du ska göra något med dem är en att göra-lista par­al­lell till din egentli­ga lista. Du ser de mark­er­ade mailens ären­der­ad­er i en enda rad­da och säl­lan står det där vad det är du ska göra (”Re: re: re: sv: fwd: re: Det nya projektet”).

Lis­tan är täm­li­gen lud­dig och oty­dlig. Du behöver anti­n­gen ett syn­nerli­gen gott minne eller en brin­nande lust att läsa sam­ma mail flera gånger, då och då.

Allt du gör är att göra-uppgifter
Lättare är att konkret for­mulera vad du ska göra som en att göra-uppgift direkt när du läst mailet förs­ta gån­gen (om det innebär att du ska göra något). Har du en att göra-lista på pap­per, skriv­er du uppgiften där och sparar sedan mailet där du sam­lar dina mail du inte vet när du behöver, men som du behöver hit­ta då.

Har du lis­tan dig­i­talt är det smidigare:

  • I Out­look klickar du, drar och släp­per mailet på Uppgifter/­Tasks-knap­pen, så ska­pas en uppgift med mailet i.

  • I Lotus Notes kopier­ar du mailet till en att göra-uppgift.

  • I Omni­Fo­cus (OS X) skickar du mailet till Omni­Fo­cus Inbox genom Mail Drop-funk­tio­nen och i Things (OS X) mark­er­ar du det du vill kopiera och ska­par en uppgift genom Quick Entry-funktionen.

  • Använ­der du Gmail ska­par du en ny uppgift i Todoist​.com genom Add email-knap­pen i Todoist-rutan eller i Too​dle​do​.com genom att vidare­be­for­dra mailet till din uni­ka @toodledo.com-adress (för att bara näm­na några möjligheter).

I de fles­ta dig­i­ta­la list-tjän­ster finns det något sätt att omvand­la ett mail till en att göra-uppgift. Hit­tar du inte hur det funger­ar i ditt verk­tyg? Maila mig, så kanske jag kan gui­da dig rätt.

Gör så här
Om du tills nu stjärn- eller flagg-mark­er­at mail som en sig­nal om att något ska göras, fastän du därutöver har en annan att göra-lista, omvand­la alla de nu mark­er­ade mailen till tydli­ga att göra-uppgifter.

Är det för mån­ga för att du ska hin­na dem alla nu? Omvand­la åtmin­stone ett enda och lägg i kalen­dern in så mån­ga och så lån­ga stun­der du behöver för att inom rim­lig tid bli av med flag­gor­na (och stjärnor­na) och återi­gen få en enda, kom­plett att göra-lista.

Lättare läst och snab­bare prioriterat
Om du gör att göra-uppgifter av mail istäl­let för att mark­era dem med stjärnor, flag­gor eller som oläs­ta, får du tydli­gare att göra-uppgifter som går fort­are att förstå vad de innebär.

Du slip­per läsa sam­ma mail flera gånger bara för att upp­täc­ka att det var något du skulle göra som du inte hin­ner nu. Istäl­let fat­tar du snab­bare och med min­dre ansträngn­ing beslut om vilken att göra-uppgift som du gör helt rätt i att göra härnäst. Lis­tan är dessu­tom en istäl­let för två (en konkret och en lud­dig), vilket ger dig bät­tre överblick över allt du har att göra.

Hur gör du?
Vad använ­der du för dig­i­talt att göra-list-verk­tyg? Kanske är det ett jag inte hört talas om (för det finns som bekant alltid en app till). Läm­na en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.