Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Klart kom­mu­nicer­at?

Det är bra, för då vet var och en att de kan sät­ta indika­torn till något annat än ​”till­gäng­lig” närhelst de behöver fokusera på en kom­plicer­ad uppgift. Det är ock­så skönt för kol­le­gor­na att veta om och när de är välkom­na om de behöver hjälp med något.

Ofta oty­dligt ändå

Men, vad bety­der det när kol­le­gans sta­tus är ​”Stör ej” istäl­let för ​”Upp­ta­gen” och hur till­gäng­lig är man när den är satt till ​”Till­gäng­lig”? Det är allt­för ofta oty­dligt, för det är inte så mån­ga organ­i­sa­tion­er som har kom­mit överens ock­så om det.

Då är det svårt att veta om jag ändå kan tit­ta för­bi kol­le­gan och se hur upp­ta­gen den är eller om jag kan försynt knac­ka på den stäng­da dör­ren om jag ser genom fön­ster­ru­tan att kol­le­gan åtmin­stone inte pratar i tele­fon eller om det kom­mer att vara helt ovälkommet.

För den otill­gäng­li­ga kol­le­gan är det ock­så tvek­samt om den kom­mer att få för­bli ostörd eller om någon mis­supp­fat­tar vad den till synes tydli­ga sta­tusen indik­er­ar och ändå knackar på mitt i en ovan­ligt klarsynt tanke.

Bät­tre då att tydligt ha överen­skom­mit vad sta­tusar­na innebär.

Gör så här

1. Med dina kol­le­gor, kom överens om vad var­je möjlig sta­tus hos kol­le­gan ska innebära för den som har en fråga.
   • Vid ​”Till­gäng­lig”, är det fritt fram att kon­tak­ta kol­le­gan på vilket sätt som helst?
   • Vid ​”Upp­ta­gen”, får du alls kon­tak­ta kol­le­gan och om så, vil­ka sätt är då OK? Nog kan du mejla, men i vilken mån går det ändå bra att du tit­tar för­bi kol­le­gan för att se om den trots allt har en min­ut? Inte alls? Alltid? I undantagsfall?
   • Vid ​”Stör ej”, under vil­ka förut­sät­tningar kan du kon­tak­ta kol­le­gan om det är något verk­ligt akut? På vilket sätt är då att före­dra? Är er överen­skom­na akutkanal SMS och du där­för vet att du kan nå kol­le­gan ändå på det­ta enda sätt?
2. Doku­mentera vad ni kom­mit överens om i ett guide-doku­ment plac­er­at där ni lätt hit­tar det. Gör till exem­pel ett ​”Såhär job­bar vi på [din arbetsplats].pdf”-dokument likt det Länsstyrelsen Söder­man­land tog fram efter att jag föreläste om struk­tur för dem i novem­ber 2023.
3. Tes­ta den för­ty­dli­gade ord­nin­gen ett tag och utvärdera sedan. Funger­ar det fint? Är det något ni behöver skru­va på?

Bät­tre fungerande samarbete

Om ni tydlig­gör vad de oli­ka till­gäng­lighet-sta­tusar­na bety­der är det lättare för er som arbe­tar till­sam­mans att göra rätt, det vill säga på det sätt som ni trivs med och som under­lät­tar för er alla.

Irri­ta­tio­nen och gnisslet i arbets­grup­pen min­skar efter­som var och en vet pré­cis hur den ska göra för att tydligt kom­mu­nicera hur till­gäng­lig den är. Den som behöver fokus får det, den som fast­nat får hjälp och den som behöver en hand vet att den är välkom­men när den är det.

En av samar­betets alla sidor har bliv­it smidigare!

Hur gör du?

Så, vad har ni kom­mit överens om att de oli­ka sta­tusar­na bety­der? Skriv till mig och berät­ta. Jag är nyfiken på att höra vad ni kom­mit fram till!

(Kan chat­ten ibland kän­nas lite överväldigande? Ta del av mina tips på hur du tar kon­troll över chatt-flo­den!)