Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

I ett kort reportage delade en hand­full erfar­na kockar med sig av tre principer de ser som cen­trala i att vara effek­tiv under matlagning:

1. Ställ fram det du behöver innan du bör­jar: I bran­schen kallas det ​”mis en place” och idén är att om vi i förväg plac­er­ar det i behöver när vi utför en uppgift bok­stavli­gen eller bildli­gen på arm­längds avstånd, arbe­tar vi smidi­gare och kvickare när vi genom­för uppgiften. Då, i stun­dens het­ta, behöver vi vara snab­ba i vänd­ningar­na och ska vi då leta efter det vi sök­er, tap­par vi tempo.


2. Stä­da (diska) under arbetet, inte bara efter.: Istäl­let för att ha all disk och all undan­plock­n­ing kvar att göra när du är klar med uppgiften, ploc­ka undan (och diska) under det att du lös­er uppgiften i sig. Du håller arbet­sy­tan (fysisk såväl som dig­i­tal) fri från oväsent­ligheter som lig­ger i vägen och risker­ar dis­tra­hera dig och när uppgiften är klar, går du snabbt vidare på näs­ta — utan att behö­va ta hand om ett berg av disk först. Att på det­ta sätt dela upp en stor uppgift (stä­da undan) i min­dre steg är för övrigt en av de van­li­gaste och mest verkn­ings­ful­la strate­gier­na för att få gjort en uppgift vi ten­der­ar skju­ta upp.
   
3. Sänk hastigheten så du arbe­tar snab­bare. Bill Telepan, ägare av New York-restau­rangen som bar hans efter­namn (men som nu stängt, dessvärre), läg­ger till att den som arbe­tar något långsam­mare och mer nog­grant slip­per läg­ga tid på att rät­ta till och göra om. Det kan till synes vara effek­tivitetssänkande i stun­den, men beta­lar sig så påtagligt i det lån­ga lop­pet såväl som i det täm­li­gen korta.

Vad rör det oss?

Visst skym­tar vi där en skatt av åratals yrke­ser­faren­heter i tre kor­ta punk­ter? Och, nog tycks de vara vär­da att ta intryck av?

När jag efter att ha tilläm­pat principer­na när jag själv lagar mat har märkt vilken oer­hörd skill­nad i såväl känsla som smidighet det­ta gjort för mig, har jag allt mer reflek­ter­at över på vilket sätt de tre principer­na är över­för­bara till annat arbete — vad vi än arbe­tar med.

Tre slags diskande

För egen del föl­jer jag principen om att diska under arbetet genom att mer än tidi­gare stäl­la eller läg­ga till­ba­ka det jag pré­cis använt men inte kom­mer att använ­da den när­maste stun­den på dess rät­ta plats istäl­let för någon­stans i närheten ​”så länge”. Det kan vara något så enkelt som tejprullen. Ställer vi till­ba­ka den på dess rät­ta plats direkt, har vi inte kvar att ploc­ka undan den efter att vi är klara med uppgiften och inget hellre vill än gå vidare på näs­ta uppgift.

Är det något åtmin­stone jag tyck­er är tråkigt så är det att stä­da upp efter mig själv. Det vi inte använ­der nu lig­ger inte heller i vägen för det andra vi behöver för ögonblick­et. Vi behöver inte fly­t­ta undan och göra plats, för utrym­met finns redan.

Är det en packe pap­per det hand­lar om, risker­ar vi inte heller råka se något för stun­den oväsentligt och bli dis­tra­her­ad av det om det är till­bakalagt på dess rät­ta plats.

När det gäller dig­i­ta­la doku­ment är en par­al­lell att inte spara något på datorskrivbor­det annat än det vi arbe­tar med just nu (föru­tom en och annan gen­väg, möjli­gen). Jag har sett mån­ga datorskrivbord som har massvis av fil­er och doku­ment i oli­ka ver­sion­er som spa­rades där ​“så länge” för rätt så länge sedan. När vi inte rik­tigt är säk­er på anti­n­gen vart de ska, vad som ska göras med dem eller vilken ver­sion som är den senaste, tänker vi att vi tar tag i det där ​“sedan”, för nu har vi annat att göra. Och, där lig­ger det, och dis­tra­her­ar oss, oroar oss och stres­sar oss.

Per­ma­nent på plats

När jag hörde om ​“mis en place”-principen, kom jag att tän­ka på något så enkelt som en pennburk — en självk­lar plats för de pen­nor vi vill använ­da i varda­gen. En kund till mig beskrev att han tidi­gare fick leta efter rätt pen­na bland allt på skrivbor­det hela tiden, men nu vet han direkt var han har dem — alltid i burken på arm­längds avstånd. Han upp­skat­tade att han med det­ta slup­pit läg­ga ett par tim­mar per vec­ka på att leta, som förr.

Jag tyck­te först att det lät som väl myck­et tid, men egentli­gen är den fak­tiska tids­be­sparin­gen täm­li­gen oväsentlig. Känns det som två extra tim­mar var­je vec­ka, är det ett stort värde i sig. Appar i all ära, men visst är det under­bart när det till synes banalt enkla hjälper oss så mycket.

Ett annat sätt att tilläm­pa ​“mis en place” är att i noter­ings­fäl­tet i de återkom­mande att göra-uppgifter du har i ditt dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg läg­ga länken till den sida eller det doku­ment du behöver när du ska göra uppgiften. Det du behöver lig­ger på ett klicks avstånd.

Eller, skaf­fa påsar, fodral eller smärre necessär­er till din väs­ka, i vil­ka du läg­ger de sak­er du behöver i oli­ka sit­u­a­tion­er. När du är i sit­u­a­tio­nen tar du fram det kit:et istäl­let för att rota fram alla gre­jer du behöver var och en för sig.

Jag måste hej­da mig

När det gäller principen om att skyn­da långsamt, är det­ta ett område jag själv behöver öva på. De struk­tur­fall­gropar jag då och då trots det­ta ido­ga struk­tur­för­fi­nande ändå ram­lar i, kom­mer sig ofta av att jag avverkat något (ett mail, till exem­pel) så fort att jag mis­sat något moment och vips är jag på bot­ten av ett slukhål.

Gör så här

Om du vill, fun­dera en min­ut eller två på hur du skulle kun­na tilläm­pa någon eller alla av de tre restaurangköksprinciperna.

• Vad kan du stäl­la fram innan du bör­jar med en viss uppgift?
• Vad stu­var du bäst undan så fort du använt det? Är det något som allt­för ofta lig­ger framme och dräller?
• I vil­ka sit­u­a­tion­er har du arbe­tat så snabbt att resul­tatet bliv­it haf­sigt och du har fått gå till­ba­ka och göra om? Kan du i den aktuel­la att göra-uppgiften för näs­ta gång du ska göra det skri­va något som påmin­ner dig att skyn­da långsamt?

Andras struk­tur kan bli vår

Om vi lär oss av andra, till exem­pel av andra som vi inte trodde att vi hade något gemen­samt med, får vi en myck­et smidi­gare arbetsvardag än om all förfin­ing sprang ur bara våra egna idéer. På ett högre plan arbe­tar de fles­ta av oss med väldigt lika sak­er och efter­som vi då behöver lik­nande struk­tur, finns det en skatt av knep och verk­tyg att utvin­na ur andras erfaren­heter. Frå­gar vi andra hur de gör och reflek­ter­ar vi sedan över vad det­ta skulle kun­na över­sät­tas till i vår vardag, finner vi struk­turlös­ningar vi annars helt skulle gå miste om.

Hur gör du?

Har du tag­it intryck av en helt annan bran­sch eller yrkesgrupp när du for­mat din struk­tur i arbetsvarda­gen? Berät­ta för mig!

(På tal om använd­bara principer från andra bran­sch­er än vår egen, har du hört om den här från museivärlden?)