Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Lätt att röra till

Den som förväxlar ​”lagras” och ​”göras” rör till det för sig. Jag ser ibland att det hän­der i verk­tyg för att hål­la koll på allt som finns att göra — i samar­bete eller på egen hand.

Det kan vara verk­tyg som en dig­i­tal att göra-lista i Todoist eller To-Do och det kan vara i samar­betsverk­tyg som Plan­ner och Trello.

Som det kan vara

Några män­niskor slår sig ihop för att genom­föra något till­sam­mans och väl­jer ett samar­betsverk­tyg för att hål­la koll på allt de har att göra. De läg­ger upp alla aktiviteter som kort eller uppgifter, grup­per­ar dem i oli­ka teman och anger vem som är ans­varig för var­je. De får en väldigt bra överblick över vad som är kvar att göra — så bra överblick att det­ta allt­mer blir verk­tyget där de ​”har koll på allt”.

Gan­s­ka snart tänker någon att det ock­så skulle vara bra att lätt hit­ta det doku­ment man behöver när man ska job­ba med ett visst tema som är särskilt aktuellt just nu. Så, den läg­ger upp ett nytt kort som den kan län­ka in doku­mentet i, så att det är lät­till­gäng­ligt. Det är bör­jan på ned­förs­back­en mot röran, bort från den goda, befriande strukturen.

”Lagras”-korten blir fler och fler (”för det är ju så prak­tiskt”) och det blir allt krång­li­gare att snabbt se vil­ka kort som ska göras och vil­ka som bara ska vara kvar. Över­sik­ten rep­re­sen­ter­ar inte län­gre åter­stående arbete, utan istäl­let lite av var­je. Krångligt.

Gör så här

Vill du und­vi­ka den särskil­da röra som kom­mer av att förväxla ​”lagras” och ​”göras”, gå igenom ditt ställe där du har överblick över allt du eller ni har att göra och se om hit­tar något där som inte ska göras, utan bara lig­ga kvar för obestämd tid.

Hit­tar du ​”lagras”-saker på ​”göras”-överblicken, fly­t­ta dem till det ställe där du har den infor­ma­tion och de doku­ment du inte vet när du behöver men som du vill hit­ta lätt när du behöver dem. Eller, ta bort kor­tet eller uppgiften helt om det bara rör sig om en länkning.

När du ren­od­lat din ​”göras”-översikt, har du ord­ning. Smidigare!

Min­dre admin, mer gjort

Om du håller isär ​”lagras” och ​”göras” både hit­tar du ditt mate­r­i­al lättare och håller lättare koll på vad du har kvar att göra. Du letar min­dre, klickar min­dre fel och gör min­dre jobb i onö­dan. Du får mer gjort och admin­istr­erar noteringar­na om vad du har att göra min­dre. Är det inte att före­dra, säg?

Hur gör du?

Kän­ner du igen dig i den­na förväxling? Hur har du löst den för din egen del? Skriv gär­na och berät­ta hur!

(På tal om oli­ka verk­tyg och att hål­la ord­ning i dem. Läs gär­na även mitt inlägg ​“Bestäm dig för vilket verk­tyg du ska ha till vad”)