Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Effek­tivis­era genom att standardisera

Ju mer du gör ruti­n­er av dina återkom­mande uppgifter desto lättare får du gjort dem. Håller du i stäl­let allt öppet och job­bar spon­tant är det risk att du uppfinner hjulet om och om igen och läg­ger onödigt myck­et tid på att dra dig till minnes hur du gjorde för­ra gån­gen eller provar dig fram.

Ett område där tid kan vinnas

Allt vi gör kan göras enklare. Det är min över­tygelse. Bara för att du har gjort en rutin av en återkom­mande uppgift behöver det inte bety­da att det sätt du har utfört den på hit­tills är det enklaste och snab­baste sät­tet att utföra den. Om du har myck­et att göra och din arbets­be­last­ning känns tung kan du vin­na tid och ener­gi om du fören­klar sådant du gör ofta. Var­je sparad min­ut i hur du gör en återkom­mande uppgift har du igen (och får nju­ta av) var­je gång du gör den, långt in i framtiden.

Men, hur kan du fören­kla det du gör återkom­mande? Det beror såk­lart på vad det är du gör, men jag har hit­tat sex frå­gor du kan stäl­la dig som kan ge dig ledtrå­dar till det.

Gör så här

Näs­ta gång du ska göra något som du gör återkom­mande och som du skulle vil­ja effek­tivis­era, frå­ga dig:

1. Kan jag slu­ta göra uppgiften helt, för den är inte län­gre nödvändig?
   
2. Om den fort­farande behöver göras, tit­ta på var­je moment i uppgiften och frå­ga dig: behöver det här momentet inte län­gre vara med och jag kan slopa det?
   
3. Kan en AI utföra momentet istäl­let för att jag gör det?
   
4. Kan jag automa­tis­era momentet på ett annat sätt; till exem­pel med en RPA-tjänst som Zapi­er, Make eller Pow­er Auto­mate; en regel i mejlap­pen; eller en gen­väg av något slag?
   
5. Kan jag ska­pa en mall att använ­da någon­stans i ruti­nen i fort­sät­tnin­gen, så att en del jobb redan är gjort?
   
6. Kan jag göra en check­lista för ruti­nen att föl­ja, så att jag lätt gör på rätt sätt från början?

Ju tidi­gare bland de sex frå­gor­na du kan svara ett run­gande ​”ja!”, desto mer kan du vin­na just nu. Om det är vid frå­ga ett slip­per du hela uppgiften, medan du vid frå­ga två åtmin­stone kan bli av med ett av momenten, och så vidare.

När du kom­mit fram till vilken fören­kling du kan göra nu, genom­för den direkt eller lägg till den som en att göra-uppgift i din att göra-lista, så att den inte rin­ner ut i sanden.

Mer tid till det viktigare

Om du läg­ger ett fören­klingsper­spek­tiv på dina återkom­mande uppgifter var­je gång du utför dem kom­mer du att suc­ces­sivt få mer tid till de vik­ti­gaste delar­na av ditt arbete. Det du gör ofta blir lättare att göra och du kan fokusera mer på det du helst vill använ­da din dyr­bara tid till. Är det inte så det ska va, säg?

Hur gör du?

Kan du kom­ma på fler frå­gor att stäl­la dig för att fören­kla det du gör? Skriv till mig och berät­ta. Ock­så jag vill få mina uppgifter gjor­da med så lite ansträngn­ing som möjligt, så dina idéer på hur jag kan lyckas med det är varmt välkomna.

(Vill du ha fler tips på hur du kan hantera återkom­mande uppgifter? Läs gär­na även ​“Så under­lät­tar du det du gör ofta”)