Sätt P(PPPPP) för ostrukturerade möten

Alla har vi deltagit i ett möte som inte haft stadga, utan där det pratas runt, runt om högt och lågt om vartannat och som genom sin oklarhet dragit ut på tiden. För somliga jag träffar är det en icke försumbar andel av mötena som är åt det där hållet och med tanke på hur många möten de har om veckorna, spiller de långt mer tid än de skulle önska.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Såklart vill vi att våra möten ska vara effektiva, så att vi får ut det vi vill av dem. Frågan är bara hur det går till. Åtskilliga är knepen inom mötesområdet och nyligen tipsade Pontus Bergdahl mig om ett jag inte stött på tidigare.

Tre P:n

Han skrev till mig att i de fall han kan påverka mötet använder han sig av en förberedelsemodell som sammanfattas i tre ord på bokstaven P. Inför mötet tänker han då igenom:

Purpose: Varför har vi det här mötet? Vad ska vi åstadkomma? Vilket problem ska vi lösa (eller liknande)?
Process: Hur ska mötet gå till, det vill säga, vem ska leda det? Ska det visas några bilder? Vem för notat? Vem håller koll på tiden (mitt tillägg, dock)?
Payoff: Vilka punkter ska vara avprickade och vilka beslut tagna, för att vi ska vara nöjda i slutet av mötet?

De tre P‑punkterna ger mötet en stabilare struktur så att syftet uppnås lättare och tiden nyttjas effektivare.

Gör så här

Vill du se om modellen Pontus använder skulle göra dina möten effektivare, gör så här:

Ta en titt i kalendern och leta upp ett lämpligt möte som du kommer att leda och som du skulle kunna testa de tre P:na på.
Nu direkt, boka in en stunds förberedelsetid någon gång innan mötet då du svarar på P‑frågorna i modellen.
Genomför mötet och utvärdera vad modellen gjorde för skillnad för dig.

Varken Pontus eller jag känner till vad modellen kommer ifrån och under mitt efterforskande har jag upptäckt att för olika praktiserande betyder P:na olika saker. Vill du, kan du till exempel addera P:n som:

Participants: Vilka ska vara med på mötet?
People: Är alla engagerade i mötet? Nyttjas alla personers närvaro?
Product: Vad vill du ska komma ut av mötet (vilket i och för sig är ungefär detsamma som Payoff)?

Mer nytta

Om du på detta eller annat sätt tänker några varv extra på hur du genomför dina möten och vad du vill ha ut av dem, kommer de lättare fylla sitt syfte. Under mötet kan du och de andra deltagarna på ett mer självklart sätt hålla fokus på varför just ni träffas just då och just där, vilket gör att ni får mer gjort på samma eller rent av kortare tid.