Sätt gränser runt din närvaro

Du som är chef behöver både vara tillgänglig för att stötta dina medarbetare och ha tillräckligt med obruten tid för att fokusera på de långsiktiga, komplexa frågorna.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Hur får man ihop det?

När jag hjälper chefer individuellt på tu man hand möter jag en och annan som upplever det extra svårt att hitta den balansen. Det kan till exempel vara chefer som träffar sina medarbetare på den plats där de jobbar, när det är en plats där aktiviteten är hög och arbetet intensivt. Vi kan kalla det ‘på golvet’, men det kan lika gärna vara börsgolvet, verkstadsgolvet eller det öppna kontorslandskapet där kundsamtalen yr i luften.

”När det är lite mindre, så…”

Jag har hört dessa chefer vittna om att de drar sig för att kliva ut ”på golvet” för ”om jag bara visar mig där äts hela eftermiddagen upp” (för det är så mycket så många medarbetare vill ta med chefen) och ”jag har så mycket nu att jag inte skulle hinna allt det andra då”. Jag förstår båda parter här, men det är synd om avsaknaden av gränser här gör att chefen inte blir tillräckligt närvarande för medarbetarna.

Ungefär som med egentid

Den som har svårt att få egentid brukar jag rekommendera att blocka återkommande timmar för det, men spela femtonspel med egentidtimmarna. Det innebär att timmarna flyttas inom befintlig vecka när de måste, men aldrig tas bort. Planeringen blir flexibel och stabil på samma gång.

Du kan göra något liknande med ”närvarande hos medarbetarna”-tiden.

Gör så här

Om du känner igen dig i att du ibland drar dig för att göra dig tillgänglig för det operativa, tänk igenom hur lång tid och hur ofta du behöver vara tillgänglig för dina medarbetare för att vara en bra chef.
Låt säga att det är en timme om dagen. Boka in närvarotimmen som en återkommande kalenderbokning på den tid på dagen då det brukar passa att vara fullt tillgänglig. Om det är olika tider veckodagarna emellan, gör en återkommande bokning för måndagar, en annan för tisdagar etc.
Ge närvarotimmarna en egen kategori med en färg som särskiljer dem från allt annat du har i kalendern.
Berätta för medarbetarna mellan vilka tider de kan räkna med att du är på plats från och med nu. Om de vet att du dyker upp regelbundet kommer de att ha mindre behov av att söka dig på andra tider.
Om du måste prioritera något annat på en inbokad närvarotimme, flytta närvarotimmen men bara inom befintlig dag (om du kommit fram till att du behöver vara tillgänglig varje dag, alltså).
Nu har du styrt upp!

Mer tillgänglig — helhjärtat

Om du sätter gränser runt din tillgänglighet blir du mer tillgänglig för dem som behöver dig. Dessutom är du ”där” mer helhjärtat eftersom du inte samtidigt känner att du hellre skulle vilja vara någon annanstans. Dina medarbetare får en skönare chef och du kan känna dig trygg med att det är du som har kontroll över vad du lägger din tid på.