Strukturbloggen

En del av oss har väldigt mån­ga möten om veck­o­r­na — så mån­ga möten att vi har svårt att hin­na med alla andra uppgifter vi har att göra utöver möte­na. Ett beprö­vat knep för att få tid till annat än möten är att boka mötes­fri tid i kalen­dern, så att vi mel­lan de tim­mar­na gör oss otill­gäng­li­ga för ytterli­gare möten. Då får vi utrymme ock­så att göra andra sak­er — åtmin­stone i teorin.

Lätt inbokat — lätt bortbokat
Den mötes­fria tiden är näm­li­gen lika lätt att ta bort som att läg­ga till och mån­ga möter jag som skulle ha nyt­ta av att mer än hit­tills respek­tera den mötes­fria tiden de själ­va lagt in. För, nog är det lätt att tän­ka ​“visst kan vi träf­fas då, jag har ju ändå bara egen­tid” och vips, är den värde­ful­la mötes­fria tim­men puts väck.

Vad lika vik­tigt som att
På senare tid har jag dock från fler håll än två fått vit­tnes­mål om att vi med ett enkelt trick kan göra det lättare för oss att behål­la den inbokade fria tiden i konkur­rensen med alla möten. Inte har jag hit­tat några veten­skapli­ga belägg för var­för eller att det här funger­ar, men efter­som flera jag träf­fat berät­tat att det gör susen för dem, delar jag med mig av det hela här och nu. Ta det för vad det är.

Det tycks näm­li­gen göra skill­nad vad vi skriv­er i kalen­der­boknin­gen vi läg­ger in för att hål­la undan för möten. En delt­a­gare på en av mina kurs­er nyli­gen sade:
​“Förut skrev jag ​‘egen­tid’ i kalen­dern, men de tim­mar­na rök så fort något möte dök upp. Sedan bör­jade jag skri­va ​‘verk­samhet­s­planer­ing’ istäl­let och nu respek­ter­ar jag tiden myck­et mer.”

Jag kan verk­li­gen förstå det. Så länge vi har kalen­drar som kol­le­gor har insyn i, ska vi dels ​“stå upp för” det vi bokat in dels gen­te­mot oss själ­va, dels kol­le­gor­na. Om vi egentli­gen upplever att ​“egen­tid” som begrepp andas väl myck­et doftljus och livsstils­ma­gasin, väger ​“verk­samhet­s­planer­ing” tyn­gre. Benämn­ing har betydelse.

Gör så här
Om du kän­ner igen dig i att du har lätt för att ta bort den inbokade mötes­fria tiden, gör så här:

1. Hit­ta på en annan benämn­ing än den du använt hit­tills. Någon använ­der allt­så ​“verk­samhet­s­planer­ing”, någon skriv­er ​“USA” (för Utan Särskild Anled­ning), någon ser till att få med begrepp som ​“exec­u­tive” och ​“cor­po­rate”, någon skriv­er ​“Hjäl­pa Gun­nar.” (utan att ha någon Gun­nar att hjäl­pa), någon skriv­er ​“Ostörd tid.” och inspir­erar kol­le­gor­na att ock­så de boka in mötes­fri tid så att de får sak­er gjort med bät­tre framförhållning.


2. Lägg nu in några tim­mar de när­maste veck­o­r­na som du benäm­n­er på det nya sättet.


3. Ska­pa en att göra-uppgift med för­fal­lo­da­tum om ett par, tre veck­or som innebär att du tit­tar till­ba­ka på de senaste veck­o­r­na en min­ut och fun­der­ar på hur den nya benämnin­gen funger­at. Justera om så behövs.

Mer utrymme till för­sakade uppgifter
Om den ändrade benämnin­gen gör skill­nad för dig när det gäller att respek­tera din inbokade mötes­fria tid, har du med ett enkelt trick fått mer tid till att få undan sådant som inte hand­lar om att träf­fa andra. Du får gjort dessa troli­gen vik­ti­ga sak­er med bät­tre fram­förhåll­ning, vilket dels ger högre kvalitet , dels skänker en så myck­et behagli­gare arbetsvardag.

Vad skriv­er du?
Vad skriv­er du i dessa egen­tids-kalen­der­bokningar så att du (och andra) respek­ter­ar den inbokade tiden? Alla goda idéer är välkom­na i kommentarsfältet.