STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

06 Mar

Så benämner du egentiden så att den respekteras


Datum: 2017-03-06 08:54 Kommentarer: 0 st

En del av oss har väldigt många möten om veckorna - så många möten att vi har svårt att hinna med alla andra uppgifter vi har att göra utöver mötena. Ett beprövat knep för att få tid till annat än möten är att boka mötesfri tid i kalendern, så att vi mellan de timmarna gör oss otillgängliga för ytterligare möten. Då får vi utrymme också att göra andra saker - åtminstone i teorin.

Lätt inbokat - lätt bortbokat
Den mötesfria tiden är nämligen lika lätt att ta bort som att lägga till och många möter jag som skulle ha nytta av att mer än hittills respektera den mötesfria tiden de själva lagt in. För, nog är det lätt att tänka “visst kan vi träffas då, jag har ju ändå bara egentid” och vips, är den värdefulla mötesfria timmen puts väck.

Vad lika viktigt som att
På senare tid har jag dock från fler håll än två fått vittnesmål om att vi med ett enkelt trick kan göra det lättare för oss att behålla den inbokade fria tiden i konkurrensen med alla möten. Inte har jag hittat några vetenskapliga belägg för varför eller att det här fungerar, men eftersom flera jag träffat berättat att det gör susen för dem, delar jag med mig av det hela här och nu. Ta det för vad det är.

Det tycks nämligen göra skillnad vad vi skriver i kalenderbokningen vi lägger in för att hålla undan för möten. En deltagare på en av mina kurser nyligen sade:
"Förut skrev jag 'egentid' i kalendern, men de timmarna rök så fort något möte dök upp. Sedan började jag skriva 'verksamhetsplanering' istället och nu respekterar jag tiden mycket mer."

Jag kan verkligen förstå det. Så länge vi har kalendrar som kollegor har insyn i, ska vi dels “stå upp för” det vi bokat in dels gentemot oss själva, dels kollegorna. Om vi egentligen upplever att “egentid” som begrepp andas väl mycket doftljus och livsstilsmagasin, väger “verksamhetsplanering” tyngre. Benämning har betydelse.

Gör så här
Om du känner igen dig i att du har lätt för att ta bort den inbokade mötesfria tiden, gör så här:

  1. Hitta på en annan benämning än den du använt hittills. Någon använder alltså “verksamhetsplanering”, någon skriver “USA” (för Utan Särskild Anledning), någon ser till att få med begrepp som “executive” och “corporate”, någon skriver “Hjälpa Gunnar.” (utan att ha någon Gunnar att hjälpa), någon skriver “Ostörd tid.” och inspirerar kollegorna att också de boka in mötesfri tid så att de får saker gjort med bättre framförhållning.

  2. Lägg nu in några timmar de närmaste veckorna som du benämner på det nya sättet.

  3. Skapa en att göra-uppgift med förfallodatum om ett par, tre veckor som innebär att du tittar tillbaka på de senaste veckorna en minut och funderar på hur den nya benämningen fungerat. Justera om så behövs.

Mer utrymme till försakade uppgifter
Om den ändrade benämningen gör skillnad för dig när det gäller att respektera din inbokade mötesfria tid, har du med ett enkelt trick fått mer tid till att få undan sådant som inte handlar om att träffa andra. Du får gjort dessa troligen viktiga saker med bättre framförhållning, vilket dels ger högre kvalitet , dels skänker en så mycket behagligare arbetsvardag.

Vad skriver du?
Vad skriver du i dessa egentids-kalenderbokningar så att du (och andra) respekterar den inbokade tiden? Alla goda idéer är välkomna i kommentarsfältet. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.