Sänk belastningen först och finslipa strukturen… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

26 dec.

Sänk belastningen först och finslipa strukturen sedan


Datum: 2016-12-26 11:25

Ibland är det bara för myck­et. Vi gör vad vi upplever är vårt ytter­s­ta och ändå är det med nöd och näppe vi hin­ner klart i tid. Pré­cis när vi är klara med en sak, upp­täck­er vi att det är en annan uppgift som håller på att bli sen, så det är bara att direkt hop­pa på näs­ta. I bakhu­vudet molar tankar­na på de dead­lines vi så väl kän­ner till och som när­mar sig, men som vi inte kom­mer att kun­na gör något arbete mot för­rän vi är klara med det här vi gör nu — som tycks ta allde­les för lång tid.

Sedan, sedan
Vi vet att vi för­mod­li­gen skulle kun­na göra något åt sit­u­a­tio­nen, någon förän­dring eller för­bät­tring av struk­turen, men vi orkar inte, för det är bara så myck­et just nu. Vi får ett mail en måndag­mor­gon och där är ytterli­gare ett struk­tur­tips vi inte hin­ner tilläm­pa och mer än en gång den senaste tiden har vi tänkt att vi ska avprenu­mer­era på det där veck­o­brevet … men, allt kanske släp­per, så vi behåller det ett tag till.

I gam­la hjul­spår fort framåt
När vi har så myck­et oper­a­tivt och omedel­bart att avk­lara, kan det kän­nas som att vi inte hin­ner lyf­ta blick­en och för­fi­na någonting alls. Studi­er (till exem­pel av Rut­gers Uni­ver­si­tys Por­cel­li och Del­ga­do från 2009) anty­der ock­så att vi ten­der­ar agera automa­tiskt eller göra som vi brukar” när vi är under stress, snarare än att vi under sådan belast­ning är särskilt öpp­na för att tes­ta nya metoder och vanor.

Kän­ner du igen dig i det här gör du rätt i att lät­ta din arbets­bör­da, vilket kan låta vara lättare sagt än gjort. Det finns dock en sys­tem­a­tisk väg där du går mer grundligt tillvä­ga och en gen­väg som är mer av en nödlös­ning, men som ändå är något.

Låt oss tit­ta på båda.

Den nog­granna vägen
Ditt arbete har ett syfte och för att se om syftet upp­fylls, gis­sar jag att du (på egen hand eller till­sam­mans med andra) har satt mål att nå. Låt målen vara en mått­stock för vil­ka uppgifter du ska fort­sät­ta att göra och vil­ka du gör dig av med — så att du får en rim­li­gare arbetsbelastning.

Tit­ta igenom din enda att göra-lista och frå­ga dig vil­ka av dessa uppgifter som säk­ert inte bidrar till de mål du ans­varar för. Försök att hit­ta åtmin­stone någon som du gör då och då.

Uppgiften eller uppgifter­na som säk­ert inte bidrar kan du slu­ta du göra tvärt, anli­ta någon utan­för organ­i­sa­tio­nen för att göra eller delegera till någon annan internt. Råder du inte själv över vad ditt ans­var är, stäm av med din chef, såklart.

Vill du ha hjälp, lad­da hem ren­odlings­mall­en jag skriv­er om i struk­tur­bo­ken och ha den som arbetsverktyg.

Gen­vä­gen
Har du inte utrymme eller ork att ren­od­la bland dina uppgifter, tänk efter en min­ut eller två på vad du gjort den senaste tiden som du tänkt att ska jag verk­li­gen göra det­ta?”. Det kan vara något du tack­ade ja till för att någon bad dig om det eller något du har brukat göra under lång tid, men som egentli­gen inte län­gre är ditt jobb.

Bestäm dig själv för att slu­ta göra, anli­ta någon annan för eller delegera uppgiften internt eller be din chef om att få göra så, så är du i alla fall av med någon enda återkom­mande uppgift.

Gör så här
Är det för myck­et nu och har var­it så ett tag, välj en av vägar­na till lät­tnad som näm­nts här.

Väl­jer du den sys­tem­a­tiska vägen, avsätt åtmin­stone en timme i kalen­dern så snart som möjligt under vilken du stänger om dig, stänger av och stänger ned och i ostörd­het letar fram uppgifter att göra dig av med. Säk­ert får du inte en fri timme automa­tiskt, så boka in den i kalen­dern snart (för nog är väl det­ta såväl vik­tigt som bråd­skande?) och benämn boknin­gen Verk­samhet­s­planer­ing” eller något annat som inger respekt hos dig och eventuel­la andra som har insyn i din kalender.

Behöver du stäm­ma av ditt ren­odlings­beslut, boka in ett möte med din chef till efter din verk­samhet­s­planer­ingsstund redan nu.

Väl­jer du istäl­let gen­vä­gen, tänk efter på vad du gjort det senaste nu. Nu direkt, allt­så. Nu. Hit­ta en, om än en enda, uppgift som du inte län­gre ska göra. Stäm av ditt beslut med den som bestäm­mer (det kan vara du själv).

Om du behöver göra något för att slu­ta göra uppgiften, till exem­pel lära upp någon annan, definiera det förs­ta steget som en att göra-uppgift och skriv till din lista eller gör det direkt, så har du med en gång fått fin fart.

Under­bara lättnad
När det är allde­les för myck­et, behöver du göra dig av med åtmin­stone en arbet­suppgift som du gör regel­bun­det. Det kan vara något litet som bara tar ett par minut­er var­je gång, men då är det ändå ett par minut­er du istäl­let kan använ­da till att för­bät­tra något när det gäller din struk­tur. Då är det en, om än en liten sak, som lyfts från din bör­da och du får en något dräg­li­gare tillvaro.

Tar du mån­ga små steg ofta mot att ren­od­la dina arbet­suppgifter när varda­gen överväldigar dig, kom­mer du att suc­ces­sivt få en mer rim­lig arbets­be­last­ning — med gott samvete. Du kom­mer att få mer tid ock­så till att utveck­la dina arbetssätt istäl­let för att bara släc­ka brän­der hela tiden.

Hur gör du?
Hur gör du för att lät­ta dina arbets­bör­da när den är för tung? Skriv en kom­men­tar och dela med dig. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.