STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

26 Dec

Sänk belastningen först och finslipa strukturen sedan


Datum: 2016-12-26 11:25 Kommentarer: 0 st

Ibland är det bara för mycket. Vi gör vad vi upplever är vårt yttersta och ändå är det med nöd och näppe vi hinner klart i tid. Precis när vi är klara med en sak, upptäcker vi att det är en annan uppgift som håller på att bli sen, så det är bara att direkt hoppa på nästa. I bakhuvudet molar tankarna på de deadlines vi så väl känner till och som närmar sig, men som vi inte kommer att kunna gör något arbete mot förrän vi är klara med det här vi gör nu - som tycks ta alldeles för lång tid.

Sedan, sedan
Vi vet att vi förmodligen skulle kunna göra något åt situationen, någon förändring eller förbättring av strukturen, men vi orkar inte, för det är bara så mycket just nu. Vi får ett mail en måndagmorgon och där är ytterligare ett strukturtips vi inte hinner tillämpa och mer än en gång den senaste tiden har vi tänkt att vi ska avprenumerera på det där veckobrevet … men, allt kanske släpper, så vi behåller det ett tag till.

I gamla hjulspår fort framåt
När vi har så mycket operativt och omedelbart att avklara, kan det kännas som att vi inte hinner lyfta blicken och förfina någonting alls. Studier (till exempel av Rutgers Universitys Porcelli och Delgado från 2009) antyder också att vi tenderar agera automatiskt eller “göra som vi brukar” när vi är under stress, snarare än att vi under sådan belastning är särskilt öppna för att testa nya metoder och vanor.

Känner du igen dig i det här gör du rätt i att lätta din arbetsbörda, vilket kan låta vara lättare sagt än gjort. Det finns dock en systematisk väg där du går mer grundligt tillväga och en genväg som är mer av en nödlösning, men som ändå är något.

Låt oss titta på båda.

Den noggranna vägen
Ditt arbete har ett syfte och för att se om syftet uppfylls, gissar jag att du (på egen hand eller tillsammans med andra) har satt mål att nå. Låt målen vara en måttstock för vilka uppgifter du ska fortsätta att göra och vilka du gör dig av med - så att du får en rimligare arbetsbelastning.

Titta igenom din enda att göra-lista och fråga dig vilka av dessa uppgifter som säkert inte bidrar till de mål du ansvarar för. Försök att hitta åtminstone någon som du gör då och då.

Uppgiften eller uppgifterna som säkert inte bidrar kan du sluta du göra tvärt, anlita någon utanför organisationen för att göra eller delegera till någon annan internt. Råder du inte själv över vad ditt ansvar är, stäm av med din chef, såklart.

Vill du ha hjälp, ladda hem renodlingsmallen jag skriver om i strukturboken och ha den som arbetsverktyg.

Genvägen
Har du inte utrymme eller ork att renodla bland dina uppgifter, tänk efter en minut eller två på vad du gjort den senaste tiden som du tänkt att “ska jag verkligen göra detta?”. Det kan vara något du tackade ja till för att någon bad dig om det eller något du har brukat göra under lång tid, men som egentligen inte längre är ditt jobb.

Bestäm dig själv för att sluta göra, anlita någon annan för eller delegera uppgiften internt eller be din chef om att få göra så, så är du i alla fall av med någon enda återkommande uppgift.

Gör så här
Är det för mycket nu och har varit så ett tag, välj en av vägarna till lättnad som nämnts här.

Väljer du den systematiska vägen, avsätt åtminstone en timme i kalendern så snart som möjligt under vilken du stänger om dig, stänger av och stänger ned och i ostördhet letar fram uppgifter att göra dig av med. Säkert får du inte en fri timme automatiskt, så boka in den i kalendern snart (för nog är väl detta såväl viktigt som brådskande?) och benämn bokningen “Verksamhetsplanering” eller något annat som inger respekt hos dig och eventuella andra som har insyn i din kalender.

Behöver du stämma av ditt renodlingsbeslut, boka in ett möte med din chef till efter din verksamhetsplaneringsstund redan nu.

Väljer du istället genvägen, tänk efter på vad du gjort det senaste nu. Nu direkt, alltså. Nu. Hitta en, om än en enda, uppgift som du inte längre ska göra. Stäm av ditt beslut med den som bestämmer (det kan vara du själv).

Om du behöver göra något för att sluta göra uppgiften, till exempel lära upp någon annan, definiera det första steget som en att göra-uppgift och skriv till din lista eller gör det direkt, så har du med en gång fått fin fart.

Underbara lättnad
När det är alldeles för mycket, behöver du göra dig av med åtminstone en arbetsuppgift som du gör regelbundet. Det kan vara något litet som bara tar ett par minuter varje gång, men då är det ändå ett par minuter du istället kan använda till att förbättra något när det gäller din struktur. Då är det en, om än en liten sak, som lyfts från din börda och du får en något drägligare tillvaro.

Tar du många små steg ofta mot att renodla dina arbetsuppgifter när vardagen överväldigar dig, kommer du att successivt få en mer rimlig arbetsbelastning - med gott samvete. Du kommer att få mer tid också till att utveckla dina arbetssätt istället för att bara släcka bränder hela tiden.

Hur gör du?
Hur gör du för att lätta dina arbetsbörda när den är för tung? Skriv en kommentar och dela med dig. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.