Strukturbloggen

Ibland är det bara för myck­et. Vi gör vad vi upplever är vårt ytter­s­ta och ändå är det med nöd och näppe vi hin­ner klart i tid. Pré­cis när vi är klara med en sak, upp­täck­er vi att det är en annan uppgift som håller på att bli sen, så det är bara att direkt hop­pa på näs­ta. I bakhu­vudet molar tankar­na på de dead­lines vi så väl kän­ner till och som när­mar sig, men som vi inte kom­mer att kun­na gör något arbete mot för­rän vi är klara med det här vi gör nu — som tycks ta allde­les för lång tid.

Sedan, sedan

Vi vet att vi för­mod­li­gen skulle kun­na göra något åt sit­u­a­tio­nen, någon förän­dring eller för­bät­tring av struk­turen, men vi orkar inte, för det är bara så myck­et just nu. Vi får ett mail en måndag­mor­gon och där är ytterli­gare ett struk­tur­tips vi inte hin­ner tilläm­pa och mer än en gång den senaste tiden har vi tänkt att vi ska avprenu­mer­era på det där veck­o­brevet … men, allt kanske släp­per, så vi behåller det ett tag till.

I gam­la hjul­spår fort framåt

När vi har så myck­et oper­a­tivt och omedel­bart att avk­lara, kan det kän­nas som att vi inte hin­ner lyf­ta blick­en och för­fi­na någonting alls. Studi­er (till exem­pel av Rut­gers Uni­ver­si­tys Por­cel­li och Del­ga­do från 2009) anty­der ock­så att vi ten­der­ar agera automa­tiskt eller ​“göra som vi brukar” när vi är under stress, snarare än att vi under sådan belast­ning är särskilt öpp­na för att tes­ta nya metoder och vanor.

Kän­ner du igen dig i det här gör du rätt i att lät­ta din arbets­bör­da, vilket kan låta vara lättare sagt än gjort. Det finns dock en sys­tem­a­tisk väg där du går mer grundligt tillvä­ga och en gen­väg som är mer av en nödlös­ning, men som ändå är något.

Låt oss tit­ta på båda.

Den nog­granna vägen

Ditt arbete har ett syfte och för att se om syftet upp­fylls, gis­sar jag att du (på egen hand eller till­sam­mans med andra) har satt mål att nå. Låt målen vara en mått­stock för vil­ka uppgifter du ska fort­sät­ta att göra och vil­ka du gör dig av med — så att du får en rim­li­gare arbetsbelastning.

Tit­ta igenom din enda att göra-lista och frå­ga dig vil­ka av dessa uppgifter som säk­ert inte bidrar till de mål du ans­varar för. Försök att hit­ta åtmin­stone någon som du gör då och då.

Uppgiften eller uppgifter­na som säk­ert inte bidrar kan du slu­ta du göra tvärt, anli­ta någon utan­för organ­i­sa­tio­nen för att göra eller delegera till någon annan internt. Råder du inte själv över vad ditt ans­var är, stäm av med din chef, såklart.

Vill du ha hjälp, lad­da hem ren­odlings­mall­en jag skriv­er om i struk­tur­bo­ken och ha den som arbetsverktyg.

Gen­vä­gen

Har du inte utrymme eller ork att ren­od­la bland dina uppgifter, tänk efter en min­ut eller två på vad du gjort den senaste tiden som du tänkt att ​“ska jag verk­li­gen göra det­ta?”. Det kan vara något du tack­ade ja till för att någon bad dig om det eller något du har brukat göra under lång tid, men som egentli­gen inte län­gre är ditt jobb.

Bestäm dig själv för att slu­ta göra, anli­ta någon annan för eller delegera uppgiften internt eller be din chef om att få göra så, så är du i alla fall av med någon enda återkom­mande uppgift.

Gör så här

Är det för myck­et nu och har var­it så ett tag, välj en av vägar­na till lät­tnad som näm­nts här.

• Väl­jer du den sys­tem­a­tiska vägen, avsätt åtmin­stone en timme i kalen­dern så snart som möjligt under vilken du stänger om dig, stänger av och stänger ned och i ostörd­het letar fram uppgifter att göra dig av med. Säk­ert får du inte en fri timme automa­tiskt, så boka in den i kalen­dern snart (för nog är väl det­ta såväl vik­tigt som bråd­skande?) och benämn boknin­gen ​“Verk­samhet­s­planer­ing” eller något annat som inger respekt hos dig och eventuel­la andra som har insyn i din kalen­der.
  
  Behöver du stäm­ma av ditt ren­odlings­beslut, boka in ett möte med din chef till efter din verk­samhet­s­planer­ingsstund redan nu.

• Väl­jer du istäl­let gen­vä­gen, tänk efter på vad du gjort det senaste nu. Nu direkt, allt­så. Nu. Hit­ta en, om än en enda, uppgift som du inte län­gre ska göra. Stäm av ditt beslut med den som bestäm­mer (det kan vara du själv).
  
  Om du behöver göra något för att slu­ta göra uppgiften, till exem­pel lära upp någon annan, definiera det förs­ta steget som en att göra-uppgift och skriv till din lista eller gör det direkt, så har du med en gång fått fin fart.

Under­bara lättnad

När det är allde­les för myck­et, behöver du göra dig av med åtmin­stone en arbet­suppgift som du gör regel­bun­det. Det kan vara något litet som bara tar ett par minut­er var­je gång, men då är det ändå ett par minut­er du istäl­let kan använ­da till att för­bät­tra något när det gäller din struk­tur. Då är det en, om än en liten sak, som lyfts från din bör­da och du får en något dräg­li­gare tillvaro.

Tar du mån­ga små steg ofta mot att ren­od­la dina arbet­suppgifter när varda­gen överväldigar dig, kom­mer du att suc­ces­sivt få en mer rim­lig arbets­be­last­ning — med gott samvete. Du kom­mer att få mer tid ock­så till att utveck­la dina arbetssätt istäl­let för att bara släc­ka brän­der hela tiden.

Hur gör du?

Hur gör du för att lät­ta dina arbets­bör­da när den är för tung? Skriv ett mejl till mig och dela med dig.