Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Hur ska vi mötas, egentligen?

Så är det inte län­gre. Numera är det för mån­ga svårt att veta om de ska boka ett fysiskt möte eller om de behöver ta det dig­i­talt. Kom­mer kol­le­gor­na att vara på plats eller arbe­ta hemifrån just den där dagen om några veckor?

På lös­nings-upp­täck­ts­färd

Åtmin­stone har läsare frå­gat mig det senaste vad som är det bäs­ta sät­tet att lätt visa kol­le­gor­na i kalen­dern när de kom­mer att arbe­ta hemifrån, så att det blir lättare att boka rätt sorts möte. Där­för har jag rotat i frå­gan. Jag har letat efter nya, smar­ta kalen­der­funk­tion­er i de van­li­gaste kalen­der­ap­par­na, jag har föreställt mig att det finns någon påhängs-app att använ­da och jag har labor­erat med oli­ka lös­ningar i min egen testmiljö.

Jag har hit­tat färre lös­ningar än jag hade förvän­tat mig, så låt mig här dela med mig av den lös­ning som i mitt tycke före­fall­er vara den bäs­ta. Med det sagt är jag extra intresser­ad på vad det finns för lös­ningar som jag har mis­sat, som du har hit­tat, så berät­ta för mig.

Gör så här

Lös­nin­gen för att visa kol­le­gor­na när du planer­ar arbe­ta hemifrån kräver inget mer än den kalen­der­app du har.

1. För den eller de återkom­mande dagar du planer­ar att arbe­ta hemifrån, ska­pa en ny kalen­der­bokn­ing och gör den till en heldagsaktivitet.
   
2. Som titel för boknin­gen, skriv ​”Arbe­tar hemifrån” eller liknande.
   
3. Om du använ­der Out­look, ange att boknin­gen ska visas som ​”Arbe­tar på annan plats” (eller ​”Work­ing else­where”). Finns inte den möj­ligheten i din app, ange istäl­let ​”Ledig” (eller ​”Free”).
   
4. Klart!

Kalen­der­boknin­gen kom­mer nu inte att bloc­ka någon tid i kalen­dern för dig, utan du är fort­satt till­gäng­lig för möten (ock­så ​”Arbe­tar på annan plats” tolkas av kalen­dern som ​”Ledig” tid). Men, i schemaläg­gn­ingsas­sis­ten­ten syns boknin­gen för den som planer­ar bju­da in dig till ett möte, så den ser lätt att du inte kom­mer att vara på kon­toret den dagen.

Tydli­gare och lättare

Om du på det­ta sätt vis­ar dina kol­le­gor var du planer­ar att job­ba när, blir det lättare för dem att hit­ta en mötestid som pas­sar alla som ska delta. Jag hade hop­pats på att schemaläg­gn­ingsas­sis­ten­ten hade fått en funk­tion där man kan be den hit­ta näs­ta möjli­ga tid då alla delt­a­gare är på kon­toret, men en sådan finns inte än (vad jag har hit­tat, åtminstone).

Hur gör du?

Jag gis­sar dock att det finns snit­si­gare lös­ningar på det här bekym­ret, så mejla mig och berät­ta om dem som du fun­nit eller kom­mit på. Jag är lika glad för tips från mina läsare som jag alltid är.

(Jag träf­fade för­resten Niclas, som här och var skriv­er ​“MMM” i kalen­dern. Vad bety­der det?)