Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En sorts mejl du lätt kan mista

Nej, en del ​”Svara alla”-mejl skulle vi ha kun­nat slip­pa både skic­ka och få. Det är till exem­pel de där som är svar på ett mejl som en kol­le­ga skick­at till mån­ga sam­tidigt för att få svar från alla. Vilken rätt vill vi ha till lunch på kick­of­fen? Kött, fisk eller vegan?

På ett sådant mejl föl­jer en lång rad svar från de andra mot­ta­gar­na där vi får veta vad de föredrar.

Låt dem fyl­la i

Är verk­li­gen ​”ett mejl till alla som ska svara” det bäs­ta for­matet för att stäl­la frå­gan? Det tyck­er jag inte. Jag förstår att alla inte är lika förtjust i att fyl­la i rutor som jag, men nog skulle det mån­ga gånger vara smidi­gare att använ­da ett enkelt for­mulär. Det tar inte bort alla ​”Svara alla”-mejl, men en del av dem. Gott så!

Gör så här

1. Näs­ta gång du behöver svar från mån­ga per­son­er och du är nära att mejla dem alla i ett och sam­ma mejl och be dem svara till­ba­ka, överväg att göra ett for­mulär istället.
2. Ska­pa ett for­mulär i den for­mulärapp som lig­ger nära till hands, beroende på vilken plat­tform du använ­der. Det går fort­are än du tror. Tes­ta Microsoft Forms om du job­bar i Microsoft 365 eller Google Forms om du istäl­let är i Google Work­space. Vill du ha större fri­het att snyg­ga till for­muläret efter tycke och smak, använd Type­form (som jag ofta använ­der) eller det syn­nerli­gen pop­ulära Can­va.
3. Skic­ka ut länken till for­muläret till dem som ska svara. Det gör ingent­ing att du gör det i ett och sam­ma mejl om du under­stryk­er att de ska klic­ka in till for­muläret för att svara istäl­let för mejla tillbaka.
4. Om du vill under­lät­ta svar­shanterin­gen för dig själv, låt for­mulärsvaret vara starten på ett automa­tis­er­at flöde i Pow­er Auto­mate eller Zapi­er så att sam­manställ­nin­gen av svaren, bekräf­telse till den svarande och annat ord­nas utan att du behöver lyf­ta ett finger.
5. Du kom­mer inte ifrån att du behöver beva­ka att du får svar från alla den när­maste tiden (såvi­da du inte automa­tis­er­ar ock­så det), så ska­pa en återkom­mande att göra-uppgift som upp­ma­nar dig att stäm­ma av inkom­na svar en gång i veck­an eller vad som är lämpligt.

Min­dre jobb för dig om du vill

Om du sam­lar in svar från mån­ga med hjälp av for­mulär istäl­let för att skic­ka mejl som inbjud­er till att ​”svara alla” blir du kol­le­gor­nas räd­dare i mejl­nö­den. Den redan stres­sande, fram­for­sande mejlflo­den blir ett uns sva­gare och lättare att bemäs­tra. De kom­mer att vara dig tacksamma.

Dessu­tom ger du dig själv möj­ligheter att automa­tis­era en del av arbetet, vilket är svårare när svaren når dig i varierande fri­textform. Förenklande!

Hur gör du?

Ge mig ett exem­pel på när du använde ett for­mulär för att få in svar i en sit­u­a­tion där det inte var det självk­lara, uppen­bara valet! Jag är nyfiken på att höra om din goda erfaren­het, så skriv gär­na till mig!

(Använ­der du flera dig­i­ta­la verk­tyg? Mån­ga vi använ­der dagli­gen kan nu göra allt mer, men det kan även då bli lite rörigt och split­trat. Kika gär­na in mina tips om hur du bestäm­mer dig för vilket verk­tyg du ska ha till vad!)