Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Tit­ta här och där, men när?!

En läsare berät­tade nyss att hon har fyra oli­ka adress­er och att det är ett sjå att hål­la koll på de alla. Hon frå­gade mig hur hon kan göra det mer väl­struk­tur­erat och enklare.

Sam­la ihop

Det finns myck­et struk­turellt fin­lir att ta till, men ett förs­ta, lågt hän­gande frukt till steg är att sam­la de inkom­mande mejlen från alla kon­ton till en vy. Du väl­jer allt­så vilken mejlapp du vill använ­da, läg­ger in alla dina kon­ton i den och ser alla inko­r­gar på ett ställe, sida vid sida. Så gör jag med mina fyra mejladress­er och det funger­ar allde­les utmärkt.

Ett höjt, var­nande finger!

Men, vän­ta! Stopp! Innan du tes­tar det­ta, frå­ga din IT-avdel­ning om du får lov. Att kop­pla ihop kon­ton, appar och tjän­ster är känsli­ga oper­a­tioner och det kan hän­da att den med ans­var för IT-säk­er­het i det­ta ser risker som varken du eller jag kän­ner till.

Med det sagt, får du grönt ljus är den­na enkla kon­solid­er­ing av mejlin­flödet något som snabbt ger dig lät­tnad och ett uns mer sin­nes­ro (och arbet­sro ock­så, för den delen).

Gör så här

1. Först, bestäm dig för vilken app du vill använ­da för att se alla mejl. Ta den som är mest lät­till­gäng­lig för dig, förslagsvis.
2. Sedan, lägg in dina kon­ton i den. Hur? Det beror på vilken app du väl­jer. Här hit­tar du instruk­tion­er till tre väldigt vanliga:
   • Out­look: https://​www​.microsoft​.com/​e​n​-​u​s​/​m​i​c​r​o​s​o​f​t​-​3​6​5​-​l​i​f​e​-​h​a​c​k​s​/​o​r​g​a​n​i​z​a​t​i​o​n​/​u​s​e​-​o​u​t​l​o​o​k​-​m​a​n​a​g​e​-​o​t​h​e​r​-​e​m​a​i​l​-​a​c​c​ounts
   • Mail för MacOS: https://​sup​port​.apple​.com/​s​v​-​s​e​/​g​u​i​d​e​/​m​a​i​l​/​m​a​i​l​3​5​8​0​3/mac
   • Gmail: https://​sup​port​.google​.com/​m​a​i​l​/​a​n​s​w​e​r​/​2​1​2​8​9​?​hl=en
3. Bekan­ta dig med din nya över­sik­tsvy. Känn efter om du vill se mejlen från alla kon­ton sam­tidigt eller om du hellre tit­tar på ett kon­to i taget, men lätt på ett ställe utan att byta app.

Min­dre split­tring, mer lugnt fokus

Om du läg­ger ihop dina mejlin­flö­den till en enda vy slip­per du hop­pa runt mel­lan oli­ka appar, dator­er och inlog­gningar hela tiden. Med en snabb blick när det pas­sar dig ser du om det kom­mit något du behöver hantera eller om du har ryggen fri att fokusera på din högst pri­or­it­er­ade uppgift just nu.

Du får minst ett ställe färre att beva­ka. Mejl­hanterin­gen blir ett snäpp lättare.

Hur gör du?

Du som inte får läg­ga in flera (exter­na) kon­ton i Out­look, till exem­pel, men ändå har flera adress­er att hantera, hur gör du det på ett struk­tur­erat sätt? Berät­ta för mig! Jag är nyfiken på att höra om ditt smar­ta knep.

(Fler tips för att fören­kla arbetet med din din e‑post? Så här sök­er du smartare i Out­look!)