Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Viss hjälp finns att få

Några led­stänger har vi dock till vår hjälp:

• De oli­ka nivåer­na i struk­turen ska vara de begrepp som det fall­er sig naturligt att sortera doku­ment och fil­er på (år, organ­isatorisk enhet, doku­ment­typ, fas i en process, kund, upp­drag och myck­et annat). 
• Sät­ten att sortera kom­binerar du ihop till en (träd-)struktur. 
• Det behöver finnas en plats för var­je sorts doku­ment eller fil (vilket inte behöver vara filtyp, utan lika gär­na något annat som kän­neteck­nar den sorten) så att inte något ham­nar någon­stans på en extraplats ​”så länge”. 
• På var­je plats ska det finnas bara en sort i taget. Blir det mån­ga oli­ka sorter på ett ställe blir det rörigt.

I vilken ord­ning, då? 

Gott så, men om jag både vill ha map­par för oli­ka pro­jekt och map­par för oli­ka kun­der och var­je kund kan vara med i flera pro­jekt och var­je pro­jekt involvera flera kun­der? Vilket ska kom­ma överst — pro­jek­ten eller kun­der­na? Frå­gan är en väldigt van­lig mapp­struk­turfrå­ga jag får, så låt mig använ­da den som ett exem­pel för att visa hur jag tyck­er att man kan resonera. 

Vilken ord­ning som är den rät­ta beror på vad som är vik­tigt för er som ska spara doku­menten rätt och som ska hit­ta dem lätt. Låt oss just nu bortse från alla möj­ligheter att söka och tag:a ​”tvärs igenom” map­par­na och bara fokusera just på själ­va strukturen. 

Vad blir lätt och vad blir svårt?

Om du gör tydligt för dig (och er) vad som blir lätt och vad som blir svårt med de båda alter­na­ti­va struk­tur­erna, får du en fin­gervis­ning om vilken struk­tur som blir bäst just för er.
Är det vik­tigt att lätt kun­na hit­ta allt mate­r­i­al som rör var­je kund som är inblandad i ett visst pro­jekt, lägg pro­jek­tmap­par­na överst och kundmap­par­na (för respek­tive pro­jekt) däri. Nack­de­len är att det blir svårare att snabbt hit­ta allt mate­r­i­al från de oli­ka pro­jekt en kund var­it med i, för det lig­ger i oli­ka pro­jek­tmap­par (ja, du kan söka på kun­dens namn och få fram alla kundmap­par från de oli­ka pro­jek­ten på ett bräde, men vi skulle ju inte söka nu).

Är det däre­mot vik­tigt att lätt kun­na hit­ta allt mate­r­i­al som rör var­je pro­jekt en kund var­it inblandad i, lägg kundmap­par­na överst och pro­jek­tmap­par­na däri. Nack­de­len är här att det blir svårare att snabbt hit­ta allt mate­r­i­al för ett visst pro­jekt, för det lig­ger utspritt i oli­ka kundmappar.

Gör så här

Fun­der­ar du på hur du ska organ­is­era mapp­struk­turen för doku­ment du vill ha bät­tre ord­ning på, gör så här:

1. Rita upp på ett blad de oli­ka struk­tu­ral­ter­na­tiv du väl­jer mel­lan. Du behöver inte rita alla map­par, utan bara till­räck­ligt mån­ga för att struk­turen ska bli tydlig. 
2. För var­je alter­na­tiv, skriv vad som blir lätt och vad som blir svårt om ni sorter­ar just så. 
3. Välj det alter­na­tiv där det som är vik­ti­gast för er blir lätt och där ni kan leva med att något blir svårt. Man kan inte få allt. 

Mer ord­ning ock­så över tid

Om du gör tydligt vil­ka kon­sekvenser oli­ka mapp­struk­tur­vari­anter får för dig och den verk­samhet du arbe­tar i, blir det lättare för dig och dina kol­le­gor att ska­pa en mapp­struk­tur som ni trivs med. Chansen är större att struk­turen håller län­gre, efter­som den tjä­nar er väl, och risken är min­dre att den blir rörig och er doku­men­thanter­ing blir trögjobbad.

Hur gör du?

Hur har ni gjort för att få till en mapp­struk­tur som funger­ar utmärkt? Skriv gär­na och dela med dig. Jag är nyfiken!

(Som att ha en fungerande mapp­struk­tur kan det även vara bra att ha ruti­n­er för dina doku­ment och fil­er. Läs gär­na mer om var­för ett nytt doku­ment blir fort gam­malt!)