Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Det vik­ti­gaste, verkligen?

Nå, en del blir det såk­lart gjort, men inte alltid de vik­ti­gaste uppgifter­na, utan snarare sådana som går fort — som att beta av några mail, läsa ikapp i chat­ten eller få iväg något kvickt.

Kvar lig­ger de mer omfat­tande, egentli­gen vik­ti­gare uppgifter­na på lis­tan. De får vän­ta till när möte­na är slut, på senefter­mid­da­gen strax före du slu­tar eller snarare senare på kvällen, när alla de andra lagt sig.

Fort framåt, ändå

Nog skulle du väl hellre vil­ja kom­ma vidare fort­are på allt det vik­ti­ga — även om det ten­der­ar att bli fler möten än van­ligt nu? Det skulle du lättare lyckas med om de vik­ti­ga uppgifter­na var lika små och snab­bavbock­ade som mailen du betar av i mötesglappet.

Gör så här

Vill du kom­ma mer framåt på dina vik­ti­gaste uppgifter under ordi­nar­ie arbet­stid trots att du har dagar fyll­da till bräd­den av möten,

1. Tit­ta igenom de vik­ti­ga uppgifter­na på din att göra-lista. Har du märkt dem med en ​”Viktigt”-tag eller ‑kat­e­gori, hit­tar du dem lätt.
2. Om de var och en är så omfat­tande att det inte är någon idé att bör­ja på en i en mötes­paus, hit­ta på vad som skulle vara det förs­ta steget du kan ta på uppgiften. Det gör inget om du skulle definiera steget i det när­maste fånigt smått. Ett litet avbock­at steg är bät­tre än ett stort som står kvar på listan.
3. Ska­pa en ny, liten att göra-uppgift av var­je förs­ta steg du definier­at och lägg dem på lis­tan. Du kan låta de ursprung­li­ga, större uppgifter­na lig­ga kvar ograv­er­ade. Gör du det­ta då och då, kom­mer det tids nog att vara så lite kvar på de ursprung­li­ga uppgifter­na att du med lät­thet for­muler­ar om dem till att rep­re­sen­tera det enda som åter­står av uppgiften.
4. Näs­ta gång du har en luc­ka mel­lan möten — istäl­let för att göra något kort som fall­er dig in — välj en av de nu så små vik­ti­ga uppgifter­na från din att göra-lista. Gör den och gläds åt att du nyt­t­jat mötes­glap­pet till en för dig vik­tig uppgift, som du slip­per göra senare när du hellre skulle ha velat vara ledig.

Mel­lan­rum åt det meningsfulla

Om du ser till att de vik­ti­ga uppgifter­na är så små att det både är möjligt och det lockar dig att få dem gjor­da när du har uppe­håll mel­lan möten, kom­mer du att ha min­dre kvar att göra när den egentli­ga arbets­da­gen är slut. Du kom­mer fort­are vidare på det som är vik­tigt och du lyckas lättare med att åstad­kom­ma det du vill i ditt arbete.

Hur gör du?

Har du något annat knep för att nyt­t­ja de kor­ta mel­lan­rum­men mel­lan möten på bäs­ta sätt? Jag till­hör verk­li­gen skaran som vill nyt­t­ja min arbet­stid opti­malt, så jag är nyfiken på att se vad du vill dela med dig. Du får gär­na skri­va och berätta!

(Kanske har du plan­er­at in en mötes­fri dag men mån­ga av de där småsak­er lig­ger kvar i vän­tan på att bli gjor­da. Kika även in mina tips för att avver­ka småsak­er­na på en för­mid­dag!)