Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En län­gre text med en förko­rt­ning till

Idén med appen är att du hit­tar på en förko­rt­ning som rep­re­sen­ter­ar en text du skriv­er ofta. Var­je gång du sedan skriv­er förko­rt­nin­gen (när du skriv­er mejl, fyller i for­mulär eller skriv­er andra tex­ter) ​”expanderas” den (eller ersätts, snarare) till den län­gre text du vill få skriv­en (den län­gre tex­ten kallas ​”snip­pet”).

Får du detta?

Jag är med­veten om att du kanske inte har möj­lighet att använ­da Tex­tEx­pander. Vis­sa av mina kun­der får inte skaf­fa andra appar än de anvisade och som­li­ga IT-avdel­ningar är tvek­sam­ma till att tillå­ta instal­la­tion av en sådan här app av säk­er­hetsskäl. Det har jag respekt för och sam­tidigt kän­ner jag mig för egen del trygg med vad jag läs­er att Tex­tEx­pander-utveck­lar­na skriv­er om hur säk­er appen är. 

Jag över­låter åt dig (och din IT-avdel­ning) att avgöra om det­ta är en app för dig. En del av det jag använ­der Tex­tEx­pander till kan du göra med hjälp av Autoko­r­riger­ing i Microsoft 365, som ett alternativ.

Nio fören­klin­gar jag njuter av

Här är så nio använd­ning­som­rå­den där jag har nyt­ta av TextExpander:

1. Småfras­er: Jag har några oli­ka häl­snings- och avs­lut­nings­fras­er i mina mejl, som jag vari­er­ar efter humör och sam­man­hang. När jag skriv­er fort tyck­er jag att det är krång­ligt att knap­pa in dagens datum från sif­fer­raden ovan­för bok­stäver­na på tan­gent­bor­det, så det är skönt med en förko­rt­ning som alltid expanderas till dagens datum. Min egen mejladress, ​”Göte­borg”, ​”Stock­holm”, mitt för- och efter­namn, mitt före­tags namn, mitt personnummer. 
2. Andra per­son­ers namn: Jag har förko­rt­ningar för för- och efter­namn på per­son­er som jag just nu har myck­et att göra med. När jag till exem­pel noter­ar vad vi sagt i ett tele­fon­sam­tal skriv­er jag en trestäl­lig förko­rt­ning som expanderas till per­so­n­ens ful­la namn. 
3. Fil­namn: När jag ska spara bilder, vide­or, doku­ment och andra fil­er föl­jer jag ett strikt for­mat som jag bestämt mig för, men det är svårt att kom­ma ihåg vad jag bestämt. Där­för har jag gjort snip­pets för hur jag nam­nger bild­fil­er, vide­ofil­er och andra slags fil­er korrekt. 
4. Stan­dard­me­jl: Jag skickar några få stan­dard­is­er­ade mejl, till exem­pel det mejl jag skickar till min rese­byrå för att be dem boka en resa till ett upp­drag. I Tex­tEx­pander har jag gjort en snip­pet innehål­lande ett for­mulär där jag vid expan­sion fyller i när, hur, vart och för vilken kunds räkn­ing jag ska resa. 
5. Stan­dard­doku­ment: Vis­sa doku­ment som jag upprät­tar ofta är ock­så baser­ade på en ​”snip­pet”. Det är till exem­pel den sekretess­förbindelse jag skriv­er under i anslut­ning till mina per­son­lig struk­turträn­ing-upp­drag. Det­ta skulle såk­lart ock­så kun­na göras med en allde­les van­lig doku­ment­mall med dynamiska fält i. 
6. AI-promp­tar: Min femte oftast använ­da snip­pet under det­ta året är en prompt till Chat­G­PT som jag har sparat. Alla promp­tar jag använ­der ofta har fått en förko­rt­ning som gör dem lät­ta att upprepa. Du som använ­der Microsoft Copi­lot kan istäl­let använ­da den inbyg­g­da funk­tio­nen för att spara promp­tar som finns där. 
7. Kod: När jag läg­ger upp nytt mate­r­i­al på min sajt behöver jag ofta läg­ga in en viss html-kod, som ibland kan vara ett helt block. Jag har förko­rt­ningar för alla sådana jag använder. 
8. Tex­trad­er till order och fak­tur­or: Myck­et är förin­lagt i affärssys­temet jag använ­der, men vis­sa fras­er som jag vill ha med på order­bekräf­telser och fak­tur­or finns det där ingen möj­lighet att ska­pa mal­lar för. Så, jag expander­ar dem med Tex­tEx­pander istället. 
9. Noteringar i kalen­dern: I min pub­li­ka kalen­der skriv­er jag sam­ma text på de datum jag är till­gäng­lig för bokn­ing. När mina kun­der vill att jag pre­lim­inär­bokar ett datum en vec­ka, ändrar jag tex­ten fort med en förkortning.

Gör så här

Om du ock­så vill tes­ta textexpansion,

1. Ta en titt på Tex­tEx­pander, som du hit­tar på tex​tex​pander​.com.
2. Stäm av med din IT-avdel­ning, om du har någon, att du har rätt att installera appen. 
3. Tes­ta appen för det använd­ning­som­råde du spon­tant kom­mer på. Får du inte använ­da Tex­tEx­pander, tes­ta sam­ma använd­ning­som­råde men som Autoko­r­riger­ing i Microsoft 365, om möjligt. 
4. Får du mers­mak och kom­mer du på fler sak­er du kan använ­da appen till, tes­ta vidare!

En tan­gent­bor­d­stur­bo

Om du använ­der tex­tex­pan­sion i någon form kom­mer du att få sak­er skriv­et fort­are. För mig är det som att få en tur­bo i tan­gent­bor­det. Jag skriv­er något litet och det blir något stort, utan extra ansträngning.

Du får vis­sa av dina uppgifter gjor­da på kortare tid och om du är som jag, upplever du hur ditt arbete fly­ter smidi­gare om dagar­na. För mig är det ovärderligt.

Hur gör du?

Använ­der du tex­tex­pan­sion till något annat än jag? Skriv till mig och berät­ta. Jag vill få fler idéer att imple­mentera för min egen del!

(Vill du ha fler tips på smar­ta verk­tyg? De här appar­na och tjän­ster­na använ­der jag. Kika gär­na in om det är något som skulle under­lät­ta för dig!)