Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Att job­ba till­sam­mans här och var

Mån­ga jag möter har dock ett och annat verk­tyg där de samar­be­tar med andra och där det ock­så står sak­er de har att göra — ända nere på den detal­jer­ade att-göra-uppgift-nivån. Det kan vara ett CRM-sys­tem, ett ären­de­hanter­ingssys­tem, ett sup­port­sys­tem, ett pro­jek­thanter­ingssys­tem eller något i den stilen.

Vad gör vi om det­ta samar­betsverk­tyg inte är hop­kop­plat med vår ordi­nar­ie lista så att uppgifter­na automa­tiskt ham­nar där så att vi får allt i en enda vy? Då blir det ju ändå split­trat, där vis­sa uppgifter lig­ger i lis­tan och vis­sa i samarbetsverktyget!

Bör du då fly­t­ta uppgifter­na från samar­betsverk­tyget till lis­tan manuellt eller är det OK att de trots allt lig­ger på flera platser?

Det beror på hur du läg­ger upp ditt arbete och hur du disponer­ar din tid.

Två ställen eller ett?

Sät­ter du av särskild tid till att bara arbe­ta med uppgifter från det där samar­betssys­temet, gör det inget om de att göra-uppgifter­na bara finns i sys­temet och inte i den ordi­nar­ie lis­tan. För, när du har ​”samar­betsverk­tygstid” är det bara ur sys­temet du plockar uppgifter. Din ordi­nar­ie lista tit­tar du inte alls åt då.

Men, om du en viss giv­en stund ska väl­ja den rät­ta uppgiften att arbe­ta med, och den då kan lig­ga såväl i sys­temet som på den ordi­nar­ie lis­tan, är det enklast om du ser alla uppgifter på ett bräde, i en enda lista. Då gör du bäst i att få ihop uppgifter­na från samar­betsverk­tyget till din ordi­nar­ie lista.

Gör så här

Om du idag har att göra-uppgifter dels i din ordi­nar­ie att göra-lista, dels i ett samar­betsverk­tyg och vill väl­ja uppgift lättare i din vardag, gör så här:

1. Ta en fun­der­are och avgör om det är gör­bart för dig att avsät­ta särskil­da stun­der för att bara arbe­ta i samar­betsverk­tyget. Är det det, är sak­en klar och du behöver inte fixa mer med listorna.
2. Om det inte är prak­tiskt att göra som i punkt 1, hit­ta ett sätt att ändå sam­la alla uppgifter till en enda lista. Du kan:
   • Ta reda på om det finns en direk­tkop­pling mel­lan samar­betsverk­tyget och det dig­i­ta­la verk­tyg där du har din ordi­nar­ie att göra-lista. Ett exem­pel på det är hur du lätt kan få se dina uppgifter från Microsoft Plan­ner i Microsoft To-Do. Det­ta vore för­mod­li­gen att föredra.
   • Ta reda på om Microsoft Pow­er Auto­mate (i Microsoft 365) eller Zapi­er har kop­plin­gar till de bägge verk­ty­gen och om du kan låta Flow eller Zapi­er göra uppgift-fly­t­ten åt dig.
   • Fly­t­ta (eller snarare kopiera) uppgifter­na från samar­betsverk­tyget till den enda att göra-lis­tan manuellt. Det­ta är en nödlös­ning, som jag ser det. Blir det manuel­la kopieran­det för arbetssamt, fun­dera en vän­da till på om det ändå inte skulle gå att göra som i punkt 1.

Min­dre splittring

Om du for­mar ett med­vetet och tydligt sätt att hantera det fak­tum att du har ​”egna” uppgifter i att göra- lis­tan och ytterli­gare uppgifter i ett samar­betsverk­tyg, kom­mer du att få en min­dre split­trad job­b­vardagstil­l­varo än annars. Istäl­let för att behö­va tit­ta här och hål­la koll där och inte mis­sa något på ett tred­je ställe, vet du i var­je stund var som är rätt ställe att väl­ja uppgift ifrån. Du har mer ryggen fri och bor­de min­dre vara någon annanstans än där du är.

Hur gör du?

Hur har du löst det­ta van­li­ga bekym­mer som du delar med mån­ga? Har du fått ihop uppgifter­na från oli­ka ställen till en plats på ett snit­sigt sätt? Skriv till mig och berät­ta hur du gör! Jag är nyfiken.

(Har du för­resten tänkt på att att göra-lis­tan finns för att hjäl­pa ditt framti­da jag?)