Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

”Hal­lå?”

Efter­som det är trevligt att svara på till­tal inom rim­lig tid, vill jag kom­ma ihåg att svara över­allt. Men, då stäl­lena är så mån­ga, kan det kän­nas stres­sigt att hål­la koll på att jag sett allt.

Rond utan rock

För ett tag sedan bör­jade jag där­för gå ron­den om morgnar­na. Per­son­li­gen har jag aldrig gått läkar­rond (bara var­it föremål för en), så jag vet inte rik­tigt hur den går till, men mitt intryck är att syftet med den är att med lagom mel­lan­rum tit­ta till dem som behöver ens upp­märk­samhet då och då, men inte hela tiden — till exem­pel mina konversationskanaler.

”Ron­den” blev där­för min benämn­ing på den pro­ce­dur jag gör var­je mor­gon, då jag:

• svarar på eventuel­la kom­mentar­er och med­de­landen på LinkedIn
• svarar på eventuel­la med­de­landen i Messenger
• svarar på eventuel­la kvar­glöm­da SMS
• svarar på eventuel­la kom­mentar­er och med­de­landen på Instagram
• svarar på eventuel­la kom­mentar­er på Facebook
• svarar på eventuel­la kom­mentar­er på bloggen
• et c (du förstår poängen)

Jag tyck­er att det är allde­les OK om jag inte svarar snab­bare än inom 24 tim­mar, så där­för lade jag var­je steg (det vill säga var­je ​”koll” och svarande) som en egen, var­je arbets­dag återkom­mande att göra- uppgift i min dig­i­ta­la att göra-lista. På så sätt mis­sar jag inte att tit­ta någon­stans och jag får sam­tidigt boc­ka av för var­je ställe jag tittat.

Min­dre att hål­la i huvudet

Den dagli­ga ron­den har gjort att jag inte län­gre onödigt sent kom­mer på att jag bor­de ha svarat, jag kän­ner mig inte stres­sad över att kom­ma ihåg att svara och jag behöver inte tän­ka på att beva­ka dessa kanaler under dagen om jag inte vill. En myck­et skön skill­nad har det gjort för mig, måste jag säga.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att du har ställen, per­son­er eller sys­tem som du behöver tit­ta till med regel­bun­den­het, for­ma en rond du ock­så, till exem­pel så här:

1. Lista så lätt som möjligt allt vad du behöver tit­ta till var­je morgon.
2. Stu­va om ord­nin­gen så att flödet genom ron­den blir smidig och du inte behöver fly­t­ta dig fram och till­ba­ka så mycket.
3. Lägg ste­gen i ron­den där det pas­sar dig. Gör som jag och ska­pa återkom­mande lösa uppgifter i din att göra-lista och grup­pera dem genom att anti­n­gen sät­ta en ​”Ronden”-etikett på dem eller läg­ga dem i sam­ma pro­jek­t­grupp eller vad det het­er just i det verk­tyg du använ­der. Eller, skriv ste­gen på en lapp som du ser direkt på mor­gonen eller i en app som du låter öpp­na automa­tiskt när du log­gar in i bör­jan av dagen.
4. När du tes­tat att gå ron­den några gånger, justera ste­gen så att du för­bät­trar den ett snäpp. Då gör den ännu mer nyt­ta för dig.

Färre tap­pade konversationstrådar

Om du ​”går ron­den” var­je mor­gon, kom­mer du att lättare kun­na beva­ka alla ställen där du kom­mu­nicer­ar med andra. Du tap­par färre trå­dar och kan mel­lan kol­lan­det mer kop­pla av och fokusera på den hög­pri­or­it­er­ade uppgift du har för handen.

Hur gör du?

Hur ser din rond ut? Kanske har du något okon­ven­tionellt i den som du vill berät­ta om för mig! Skriv gär­na och berätta. 

(På tal om kom­mu­nika­tion – använ­der du dig myck­et av chat­tbaser­ade samar­bet­splat­tfor­mar som Microsoft Teams, Slack och lik­nande? Kika gär­na även in mina tips hur du kon­troll över chatt-flo­den!)