Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Så gör mån­ga av mina kun­der och jag förstår var­för. De vill såk­lart hål­la koll på det som ännu inte är klart. Men, istäl­let för att inko­r­gen just blir en ​”det­ta är mailen du fått men ännu inte läst”-korg, blir den en ​”här är alla aktuel­la ären­den du behöver kom­ma ihåg att få gjort — och så har det kom­mit en mängd nya mail du inte vet vad de innebär ännu”-korg.

Det hela blir oty­dli­gare — och den som redan är stres­sad över mail­in­flödet, blir säk­ert än mer stres­sad av att ock­så behö­va hål­la reda på vil­ka mail som är påbör­jade och inte, vil­ka som är bråd­skande och vil­ka som ännu inte är omhän­dertagna (för, inte är det helt säk­ert att de läst och tag­it hand om ett mail bara för att det inte är oläst-markerat).

Flera ställen för det de har att göra

Därutöver har de en lista över allt de har att göra som inte kom­mit ur just mailen någon annanstans — i en app, på en lapp eller lik­nande. När de ska bestäm­ma vad som är rätt sak att få gjord härnäst, tit­tar de på lis­tan och i kalen­dern — och i den oty­dli­ga inko­r­gen. Det är flera ställen och det blir svårare än nöd­vändigt att pri­or­it­era rätt.

Ren­od­la inkorgen

Under­lät­ta där­för för dig själv. Ren­od­la din inko­rg så att där bara lig­ger mail du ännu inte läst eller gjort något med. Lägg till det du ska göra på grund av ett mail där du håller koll på annat du har att göra — i att göra-lis­tan eller i kalen­dern (beroende på om det är klock­slags­beroende eller ej) — och spara direkt mailet någon annanstans än direkt i inko­r­gen; i en enda under­mapp, i en under­mapp­struk­tur eller bland annan infor­ma­tion om sam­ma sak.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i det här, gör nu följande:

1. Fly­t­ta alla mail som idag lig­ger i din inko­rg och som är helt klara till någon annanstans än där — om så bara in i en enda ​”Arkiv”-mapp. Du slip­per se dem till vardags, men du hit­tar dem lätt när du behöver dem.
2. Definiera som en att göra-uppgift vad som är det näs­ta att göra för var­je mail som lig­ger kvar i inko­r­gen som inte är helt klart. Lägg till att göra-uppgifter­na till din ordi­nar­ie att göra-lista och ref­er­era till­ba­ka till mailet om du behöver hit­ta det lätt när du ska job­ba med uppgiften ifrå­ga. Använ­der du en dig­i­tal att göra-lista som Uppgifter-funk­tio­nen i Out­look, Microsoft To-Do eller Todoist lös­es myck­et av det­ta automatiskt.
3. Spara undan någon annanstans de mail för vil­ka du ska­p­at varsin att göra-uppgift. De behöver inte lig­ga kvar i inko­r­gen för att du ska hål­la koll på dem, för det är inte där du håller koll.
4. Bra. Nu är din inko­rg ren­od­lad, för där lig­ger bara sådana mail du ännu inte tag­it hand om.

Tydli­gare vad som är vad

Om du inte låter mailet lig­ga kvar till dess hela uppgiften är klar, kom­mer du att ha färre ställen att tit­ta på när du ska väl­ja vad du ska göra härnäst. Ditt val av uppgift baseras på hur bråt­tom och vik­tig den är, snarare än på var den råkade lig­ga och hur den kom till dig. Du behöver inte län­gre hål­la koll på vad du ska göra i inko­r­gen ock­så, utan du får lätt en mer kom­plett bild i din numera enda att göra-lista. Mer ord­ning ger lugnare arbetstillvaro.

Hur gör du?

Hur håller du din inko­rg ren­od­lad och lät­thanter­ad? Skriv gär­na och berätta!

(Har du tänk på att ska­pa en struk­tur och ruti­n­för inko­r­gen? Kika gär­na in min tips på regler och fil­ter gör mail­bör­dan lättare