Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Blir man min­dre trött av batchande?

I en ned­er­länd­sk studie under­sök­te forskar­na Wijn­gaards, Pronk och Burg­er batch-mejl­hanterin­gens påverkan på den dagli­ga tröt­theten hos 112 kon­tor­sar­betare. Är man min­dre trött efter arbets­da­gens slut om man läs­er mejl i sjok?

I stu­di­en framkom att delt­a­gar­na myck­et rik­tigt kände sig min­dre tröt­ta när de batchat mej­lan­det jäm­fört med när de hanter­at mejl fritt och spon­tant när­somhelst under dagen — om de fick mån­ga mejl om dagar­na och om de som skick­at mejlen inte i allmän­het förvän­tade sig snab­ba svar.

För delt­a­gare som fick få mejl gav batchan­det ingen effekt, för det var inte så stor skill­nad att läsa mejl i sjok när det ändå kom nya mejl glest under dagen. Och, de delt­a­gare som hade roller där de förvän­tades svara fort, kände sig såk­lart mer stres­sade av att ​”tvin­gas” vän­ta med att hantera inkom­na mejl till dess det var dags för näs­ta batch.

Allt pas­sar inte alla

Så, ock­så här, som i de all­ra fles­ta sit­u­a­tion­er, ska du inte ta en utsaga för en abso­lut san­ning som gäller för alla. Att något är att rek­om­mendera för mån­ga är en vägled­ning om att det med stor san­no­likhet är att rek­om­mendera ock­så för dig, men det är inte säk­ert. Du behöver hit­ta den lös­ning som funger­ar bäst för just dig (vilket ock­så den här stu­di­en pekar på).

Gör så här

Reflek­tera över hur det är för dig.

• Får du så mån­ga mejl om dagar­na så att du blir avbruten så ofta att du skulle må bät­tre av att hantera mejlen i sjok då och då?
• Eller, får du så få mejl att de inte är något större bekym­mer när det gäller dina möj­ligheter att fokusera under dagen?
• Behöver du svara så fort på de mejl du får att mejl­batchande skulle påver­ka den ser­vicenivå du lev­er­erar neg­a­tivt? Är det till exem­pel en förut­sät­tning för ditt jobb att du svarar dina kun­der fort?
• Eller, är den förvän­tade svarsti­den på mejl i er verk­samhet så lång att du utan bekym­mer skulle kun­na bestäm­ma dig för att rik­ta din upp­märk­samhet till mejlen mer sällan?

Välj ett förhåll­ningssätt till mejl­hanterin­gen som pas­sar dig, din roll och den verk­samhet du arbe­tar i.

För mig pas­sar det bäst att hantera mejl i sjok då och då under dagen, men inte vid bestäm­da tider.

Mejlen tjä­nar dig

Om du for­mar det sätt att hantera mejl som pas­sar dig och din verk­samhet kom­mer mejlen att bli ett min­dre av ett prob­lem för dig. Istäl­let blir det mer av ett nöd­vändigt arbetsverk­tyg bland andra. Du tar kon­troll över mejlen istäl­let för att du upplever att den har kon­troll över dig. Är inte det att före­dra, så säg?

Hur gör du?

Vad har du hit­tat för förhåll­ningssätt till mejl­hanterande som pas­sar dig? Skriv och dela med dig!

(Mån­ga mail vi hanter­ar är nöd­vändi­ga och värde­ful­la för vårt arbete, medan vis­sa mail kan ta tid och fokus i onö­dan. Så här kan du bli av med mail och med­de­landen du inte ska läg­ga tid på!)