Lägg mötets viktigaste punkter rätt i agendan

Det gäller att få rätt saker gjort på mötena. Ingen är särskilt förtjust i möten som är långdragna, där deltagarna pratar i mun på varandra och där man inte kommer fram till något konkret.

Det finns en plats för det viktigaste punkterna

Därför tar vi till knep för att göra mötena så effektiva och verkningsfulla som möjligt. En möteskomponent det går att experimentera med är agendan och närmare bestämt i vilken ordning mötespunkterna är arrangerade på den.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

I mitten

I studien ”An experimental investigation of the interpersonal ramifications of lateness to workplace meetings” föreslår Mroz och Allen vid University of Nebraska Omaha att mötets viktigaste punkter med fördel läggs i mitten av agendan, så att mötesledaren kan börja mötet i tid, med några mindre viktiga punkter, även om någon avgörande deltagare blivit sen och ännu inte anlänt.

Nej, först

En av mina klienter i Uppsala hade å andra sidan mycket goda erfarenheter av att lägga de viktigaste punkterna först — beslutspunkterna, i hans fall — och diskussionspunkterna sist.

Don efter person

Varför rekommenderar de så motstridiga knep? Jo, för att de hade olika problem att lösa. Mroz och Allens bekymmer var att deltagarna i mötesforumet ofta kom för sent på grund av opåverkbara faktorer och att de andra deltagarna fick sitta och rulla tummarna innan mötet kunde sätta igång.

Min uppsalaitiske klients problem var istället att diskussionspunkterna lätt svällde ut i tid så mycket att de för ofta fick skjuta de återstående beslutspunkterna de inte hann med under mötet till nästa möte — igen och igen.

Jag kan också föreställa mig en situation där det bästa är att lägga de viktigaste mötena sist om mötesdeltagarna har en tendens att droppa av innan mötet är slut när de punkter de tyckte var intressantast avklarats.

Som vanligt behöver boten anpassas efter soten. Idén jag vill skicka med dig är att placeringen av mötets viktigaste punkter är ett verktyg du kan använda för att göra dina möten till de bästa du upplevt.

Gör så här

Känner du igen dig i att dina möten inte alltid är så effektiva som du skulle önska?

Fundera på om en flytt av mötets viktigaste punkter skulle göra dem bättre. Lägg punkterna först, sist, i mitten eller kanske rent av lite här och där (så det hettar till med jämna mellanrum och deltagarna inte hinner få tråkigt).

Testa ditt trick på nästa möte och justera efter behov.

Mötena mer till belåtenhet

Om du hittar det för era behov bästa stället i agendan för mötets viktigaste punkter kommer mötena att bli mer effektiva än tidigare. Mötena åstadkommer mer vad de ska och ni använder er dyrbara tid bättre.