Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

”Någon måste göra något”

Allt­för mån­gen boll har fal­lit mel­lan sto­lar­na eller dubbel­bear­be­tats för att det var­it oty­dligt vem som tar den. Kän­ner du igen att det i grup­per som du är involver­ad i kan vara oty­dligt vem som tar på sig ans­varet för vis­sa frå­gor, ären­den och sånt som ska göras — vem som ​”tar bollen” — är det ett bra område där ni kan stär­ka struk­turen ett snäpp.

Ta med tydlighet

När ni är flera som till­sam­mans blir till­frå­gade om att göra något, under ett möte, i ett mejl eller i en chat­tråd, behöver den som tar bollen göra tydligt för de andra att den gör just det.

Men hur? Det behöver ni bestäm­ma er för.

Gör så här

1. Lista i vil­ka oli­ka platser eller sit­u­a­tion­er där du som del av en grupp kan få en uppgift. I vil­ka kon­stel­la­tion­er sägs det sak­er som ​”någon måste ta tag i det” eller kon­stat­eras det sam­stäm­migt att ​”det här gör vi något åt”? Är det i ett återkom­mande mötes­fo­rum? I en grupp-mejlin­box? I en lång, löpande chatt?
2. För var­je sit­u­a­tion, fun­dera på hur du skulle före­dra att lätt säga att du tar bollen och lätt kun­na se att någon annan har den. Kan man tag­ga med nam­net på den som tog bollen? Sät­ta en viss färg? Läg­ga till ett kort för uppgiften på över­sik­t­stavlan (i Plan­ner eller Trel­lo, till exem­pel) där ni ser vem som arbe­tar med vad just nu?
3. På näs­ta lämpli­ga möte, föres­lå att ni gör på det sätt du kom­mit på och diskutera er fram till något för­farande som ni kan kom­ma överens om.
4. Notera det ni bestämt där ni doku­menter­ar ​”hur ni gör sak­er”. Kan­hän­da har ni en sam­ling ruti­nbeskrivningar för ert arbete, eller ett doku­ment med regler att föl­ja för att samar­betet ska gå smidigt. Det är så lätt att vi efter ett tag ställer oss frå­gan ​”Vad var det vi sa’, egentli­gen?”. Då vill du lätt kun­na kol­la upp vad som gäller.

Sagt blir mer gjort

Om du och dina kol­le­gor gör det tydligt vem som har bollen min­skar ni såväl risken för att ni dubbe­lar­be­tar och spiller tid, som för att sak­er fall­er mel­lan sto­lar­na. Det blir klart och tydligt vem som gör vad och mer av det ni vill få gjort blir ock­så slutfört.

Hur gör ni?

Hur gör ni hos er för att tydligt sig­nalera vem som tar bollen? Skriv till mig och berät­ta, för jag är nyfiken på att höra om er smar­ta lösning. 

(Ham­nar mån­ga bol­lar hos dig? Läs gär­na mina tips om hur du förde­lar din tid mel­lan oli­ka ans­var­som­rå­den!)