Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Sänk tröskeln

Ju krång­li­gare det är för dig att ta fram det du behöver, desto större är risken att du väl­jer att göra en annan uppgift istäl­let. Mer­parten av de män­niskor jag träf­far i mina upp­drag vit­tnar näm­li­gen om att de under­stun­dom frestas att göra något lätt fram­för något krång­ligt de ock­så har att göra.

Om du kan göra det så lätt som möjligt för dig att snabbt få tag på den infor­ma­tion du behöver, är det för­mod­li­gen större chans att du gör just den här uppgiften. Du får den då gjord med bät­tre fram­förhåll­ning, du slip­per stres­sa nära dead­line så ofta och din jobbtil­l­varo blir myck­et behagligare.

Sätt där­för sam­man ett ​”få något gjort lätt”-kit.

Gör så här

Vill du göra det lättare att få gjort en del av dina uppgifter, gör så här:

1. Välj en uppgift du gör då och då, till vilken du behöver infor­ma­tion från oli­ka håll.
2. Bestäm dig för var du ska sam­la dina ​”få något gjort lätt”-kit, för det kan hän­da att du gör fler än ett. Stäl­let behöver vara lät­till­gäng­ligt och det är utmärkt om du kan dela det med andra om du vill, så att dina kol­le­gor (befintli­ga och framti­da) ock­så kan ta del av ditt fören­k­lande kit och läg­ga till egna som du i din tur har nyt­ta av. Stäl­let kan till exem­pel vara:
   • En mapp med kit:en som Word- eller text-dokument
   • En anteck­n­ings­bok i OneNote, med en sida per uppgift
   • En anteck­n­ings­bok i Ever­note, med en anteck­n­ing per uppgift
   • En tavla i Trel­lo, med ett kort per uppgift
   • Google Keep, med en note per uppgift 
3. Ska­pa så kit:et för uppgiften du valt.
   • Lägg in en check­lista för var­je moment i uppgiften, och/​eller
   • Lägg till länkar till de doku­ment du snabbt behöver kom­ma åt
   • Lägg till länkar ock­så till de webb­si­dor (inter­na eller exter­na) som innehåller infor­ma­tion du behöver när du arbe­tar med uppgiften
   • Lägg till stan­dard­tex­ter du har nyt­ta av under arbetet, till exem­pel vad du skriv­er i det mail du skickar till någon efter att du är färdig i vilket du åter­rap­porter­ar hur det har gått och vad resul­tat­en blev (el dyl)
4. Näs­ta gång du ska göra uppgiften ifrå­ga (kanske redan idag?), använd ditt nya ​”få något gjort lätt”-kit och var extra vak­sam på om något ändå känns krång­ligt och du kan göra ytterli­gare en fören­kling. Justera och för­fi­na kit:et om du kom­mer på en förbättring.

Mer tid till att få sak­er gjort

Om du gör det lättare för dig att ha snabb åtkomst till allt det du har nyt­ta av när du ska göra något, kom­mer uppgifter­na att ta kortare tid att slut­föra. Du anstränger dig min­dre än tidi­gare och får mer tid till andra uppgifter (eller till att vara ledig, för den delen).

Hur gör du?

Vad har du för knep för att få vis­sa uppgifter att bli gjor­da med så liten ansträngn­ing som möjligt? Har du gjort ett prak­tiskt kit av ett annat slag? Skriv gär­na till mig om dina tips och tankar.

(Har du för­resten sett pre­sen­ta­tion­steknikföreläsarens föreläsar-kit?)