Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Är det klock­slags­beroende ska det in i kalendern

Det­ta lig­ger helt i lin­je med min tum­regel som säger att det som ska läg­gas i kalen­dern är det som är klock­slags­beroende. Ska något göras på ett speci­fikt klock­slag ska det lig­ga i kalen­dern. Ska det göras någon gång under en viss dag, men det spelar inte någon roll när under dagen, läg­gs det med fördel istäl­let på att göra-lis­tan, med just den dagen som för­fal­lo­da­tum. Då kan du vara mer flex­i­bel under dagen med vad du gör när. I det­ta fal­l­et, när du behöver bestäm­ma dig för ett klock­slag en viss dag som du arbe­tar med en viss uppgift för att du alls ska få tid till den, gör du uppgiften klock­slags­beroende — och den hör hem­ma i kalendern.

Men, sen gäller det att du gör just den där uppgiften på den inbokade tiden.

Egen­ti­den stryk­er för ofta på foten

Jag möter mån­ga klien­ter på tu man hand inom ramen för min per­son­lig struk­turträn­ing-tjänst. Slående ofta är det just att få tid till annat än möten som blir det mest aktuel­la tem­at i sådana samtal.

Det har visat sig att det är lätt att egen­tids­bokningar­na får stry­ka på foten för att det dyk­er upp något nytt möte som abso­lut inte går att avstå från. Även om den som behöver få mer tid för vis­sa uppgifter har bestämt sig för att inte ta bort egen­tids­bokningar utan bara fly­t­ta dem till annan tid inom befintlig vec­ka, kan allt spric­ka, då det inte finns något ledigt utrymme senare i veck­an att fly­t­ta till. Orsak­en är ofta att block­et av egen­tid är stort och de ännu mötes­fria luck­o­r­na små — om än mån­ga till antalet.

Flera små istäl­let för få stora

Får du ofta stry­ka egen­ti­den trots att du bokat in den, dela då upp den i min­dre por­tion­er så att du lättare kan hit­ta annan plats för den om det behövs. Istäl­let för att boka ett block om två tim­mar på ons­dag­morgnar, boka fyra halv­tim­mar till­sam­mans under sam­ma tid. Måste du stu­va om i kalen­dern för att ett väldigt vik­tigt möte dyk­er upp, kanske du kan hit­ta tre fria halv­tim­mar då och då under tors­dag och fredag och måhän­da rent av en halv­timme redan på tis­dag. Du får din egen­tid, bara inte där den först var bokad.

Gör så här

Kän­ner du igen dig i att du ofta behöver ta bort inbokad egen­tid, tes­ta att dela upp den i min­dre delar.

Låter det­ta rim­ligt i dina öron, tit­ta igenom din kalen­der och dela upp de egen­tid­bokningar som lig­ger där idag. Du kan behål­la mäng­den tid totalt sett, men gör min­dre por­tion­er av den. Du kan låta dem lig­ga kvar till­sam­mans. Sprid ut dem bara först om och när du behöver.

Såk­lart över­driv­er du inte och delar upp den i så små frag­ment att det knappt är idé att bör­ja, men nog kan den delas i min­dre delar än som den är bokad idag?

Mer egen­tid än du annars skulle få

Om du från bör­jan ​”för-delar” egen­tid­bokningar­na kom­mer du lättare att kun­na fly­t­ta omkring dem om och när du behöver. Chansen ökar att du får behål­la den egen­tid du vill ha och du får fler av de vik­ti­ga, ännu icke bråd­skande, uppgifter­na gjor­da med bät­tre fram­förhåll­ning. Dessu­tom kan du lättare göra dig till­gäng­lig för aku­ta möten när det verk­li­gen gäller.

Hur gör du?

Vad har du för knep för att få bibehål­la din inbokade egen­tid? Skriv gär­na och berätta. 

(Känns det ibland svårt att pus­s­la ihop arbetsveck­an? Tes­ta att kom­pon­era din ide­ala vec­ka!)