För en logg när besluten yr som pilar i luften

”När bestämde vi det?”, frågade en av dina kollegor i det högprioriterade projektet mitt under det intensiva arbetsgruppsmötet. ”Jag har utgått från något helt annat. Det blir till att börja om, då.”

Då och då blir en del av oss involverade i projekt eller arbetsgrupper där allt går väldigt fort. Alla medverkande är ivriga att få det ni tar fram upp i luften och det är svårt att hålla beslutsfattandet bara till de regelbundna, formaliserade mötena. Saker händer och någon som är ansvarig måste bestämma något fort, vilket den gör, och arbetet går vidare.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Alla var inte med om beslutet och det är lätt hänt att någon som inte känt till vad som beslutats gör misstaget att göra ett antagande och arbetar med detta (felaktiga) antagande som bas. Tid spills, något utformas fel, arbete får göras om.

Ett tydligt ställe för fattade beslut

Känner du igen den här situationen, är en av lösningarna för att få det bättre att skapa en beslutslogg — ett tydligt ställe där ni snabbt och lätt noterar allt som beslutas under arbetets gång (när det gäller just det här avgränsade projektet, alltså).

Där skriver ni beslut som påverkar det fortsatta arbetet och beslut som ni senare kan vilja kontrollera vad det var ni (eller någon i projektet) bestämde.

Gör så här

Tycker du att det är en god idé att skapa en beslutslogg för ett samarbete du just nu är involverad i, gör så här:

Skapa ett dokument i ett verktyg där du kan göra en tabell, till exempel Word eller Excel.
Gör en tabell som förslagsvis innehåller kolumnerna ”Datum”, ”Beslut”, ”Forum beslutet fattades i” och ”Ansvarig beslutsfattare” eller liknande.
Kom överens med dem du samarbetar med att alla beslut ska loggas i beslutsloggen — oavsett vilket forum de fattas i; i möten eller utanför.
Så fort ni beslutar något, logga det i loggen. Det gör inget om beslutet också står i mötesanteckningar eller något annat ställe. Det är ändå värt besväret att samla ihop alla beslut till loggen, så att ni slipper leta och bläddra i olika noteringar för att påminna er om vad ni kom överens om. (Ni behöver inte logga beslut som bara handlar om att någon ska göra något, för det skriver ni ändå upp där ni håller koll på allt ni har att göra i projektet.)
Klart!

Färre missförstånd, mer fokuserad kraft

Om ni för en beslutslogg i de samarbeten där allt går väldigt fort, har ni alla ett ställe att stämma av vad ni kommit överens om — även om det gick väldigt fort i stunden och inte alla sedan blev informerade. Ni minskar missförstånden, slipper både tidsspillan och onödigt arbete och kan istället lägga kraften på att göra rätt saker i rätt tid.

När kollegan nästa gång säger ”När bestämde vi det?” kan du i fortsättningen lätt svara ”Det var i det snabba, spontana akutavstämningsmötet den 11 augusti.”. Inga tveksamheter.