Sex sätt att hålla alla bollar i luften | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

28 sep.

Sex sätt att hålla alla bollar i luften


Datum: 2011-09-28 12:00

Av allt det du har att göra, går en del sak­er att göra i en ansats (klas­siska att-göra-uppgifter), medan andra sak­er är att betrak­ta som hela projekt.

Dessa pro­jekt kan vara lån­ga, sto­ra och omfat­tande mån­ga aktiviteter, men de kan lika gär­na vara en rätt enkel att-göra-uppgift som ändå består av flera steg, som du arbe­tar med utspritt över mer än en dag.

Det kan hand­la om klas­siska utveck­ling­spro­jekt i ordets gängse bemärkelse och de kan vara sådant vi inte nor­malt benäm­n­er som pro­jekt, t ex att bear­be­ta ett före­tag från prospect till kund till återkö­pande kund.

Fokus ömsom på detal­jer, ömsom på helheten

Har du mån­ga sådana här bol­lar i luften, är det lätt hänt att du bara fokuser­ar på den där läget är mest kri­tiskt just nu. Du släck­er brän­der och glöm­mer lätt av att ock­så hål­la koll på de andra bol­lar­na, där läget inte är kri­tiskt, men som ändå behöver din uppmärksamhet.

För att säk­er­stäl­la att du rör dig framåt på alla de pro­jekt du vill, behöver du en sam­lad över­sikt över vil­ka du har i luften just för tillfäl­let. Åtmin­stone någon gång i veck­an, går du igenom pro­jek­töver­sik­ten och ser till att du har minst ett näs­ta steg (en att-göra-uppgift eller något du vän­tar på från någon annan) på var­je pro­jekt som är aktivt just nu.

Men, var ska du ha pro­jek­töver­sik­ten och i vilken form?

Här kom­mer sex vari­anter att väl­ja mel­lan, efter tycke och smak.

1) Pro­jek­tlista, rätt och slätt

Den enklaste for­men är ändå en van­lig hed­erlig pro­jek­tlista rätt upp och ner, d v s en lista som räk­nar upp de pro­jekt du har igång nu. Har du dina att-göra-uppgifter i list­form, kan du ock­så ha pro­jek­ten så.

Ska­pa ett Word-doku­ment och skriv ner alla pro­jek­ten, eller gör det i ett kalkyl­blad. Vill du arbe­ta fysiskt, skriv ner pro­jek­tlis­tan på ett pap­per och häng upp det på kon­torsväggen, eller skriv lis­tan på din white­board, så är den lättillgänglig.

2) Uppgift i Out­look eller Lotus Notes, kat­e­goris­er­ad som projekt

  1. Lägg upp var­je pro­jekt som en att-göra-uppgift i Out­looks Uppgifter”-funktion (eller Tasks“om du har engel­sk ver­sion) eller Lotus Notes Att göra”-funktion (eller To Do”).
  2. Lägg upp kat­e­gorin Pro­jekt” och ange på var­je pro­jekt-uppgift”.
  3. När du nu grup­per­ar uppgift-lis­tan efter kat­e­gori, kan du lätt skil­ja uppgifter­na som är pro­jekt från uppgifter­na som är att-göra-uppgifter.

Gör du så här, slip­per du en extra lista för pro­jekt, efter­som du för­varar dem i sam­ma lista som att-göra-uppgifter­na, men separat.

3) Att-göra-lista grup­per­ad efter projekt

Ett alter­na­tiv till den för­ra vari­anten är att du i Lotus Notes eller i Out­look märk­er upp vilket pro­jekt var­je att-göra-uppgift är en del av.

  1. I Notes läg­ger du in nam­net som en kat­e­gori och i Out­look kan du t ex använ­da Företag”-rutan.
  2. När du sedan grup­per­ar efter Kat­e­gori” (Notes) eller Före­tag” (Out­look), får du med automatik en förteck­n­ing över de pro­jekt du har i luften just nu, förut­satt att du har en att-göra-uppgift på var­je projekt.
  3. Vill du vara oberoende av det, ska­pa en tom uppgift för var­je pro­jekt, som du inte bockar av för­rän pro­jek­tet i sig är slutfört.

4) Mindmap

Gör din pro­jek­töver­sikt som en mindmap, på pap­per, i en mjuk­vara som Mind­Man­ag­er eller med en webbtjänst som Min​do​mo​.com. Mindmap:en ger dig strå­lande överblick och du kan lätt bena ut” pro­jek­tet i min­dre delar innan du bör­jar definiera att-göra-uppgifter.

5) Things

Om du hanter­ar dina att-göra-uppgifter i den fina pro­gram­varan Things (som finns för Mac), läg­ger du enkelt in dina pro­jekt i en lista som alltid är syn­lig i huvud­fön­stret. Du ser direkt vil­ka att-göra-uppgifter du definier­at för var­je pro­jekt, klart och tydligt.

6) Plas­t­fick­or i en hög

Men, du kan ock­så lika gär­na job­ba helt utan­för datorn.

  1. Ta en trans­par­ent A4-plas­tmapp för var­je pro­jekt och skriv pro­jek­tets namn på framsidan.
  2. Lägg de pap­per och lap­par som hör till pro­jek­tet i mappen.
  3. Längst fram, så den syns igenom map­pens fram­si­da, lägg ett försätts­blad där du suc­ces­sivt skriv­er upp näs­ta steg (näs­ta att-göra-uppgift) i projektet.
  4. Lägg alla pro­jek­tmap­par i en pro­jek­tmapp-hög (som bara innehåller dessa mappar).
  5. När du vill avgöra vad som är rätt sak att göra just nu, bläd­dra genom högen och välj den att-göra-uppgift från försätts­bladen som har högst prioritet.

Gör ditt val

Vilket for­mat du väl­jer är upp till dig; dessa ovan eller något annat. Tänk bara på att pro­jek­töver­sik­ten behöver vara så lät­till­gäng­lig att du inte drar dig för att ta fram den. Såvi­da du inte är still på kon­toret var­je dag, hela dagen, behöver den ock­så vara porta­bel, så du lätt tar den med dig.

Om den dessu­tom är när­varande och syn­lig för dina kol­le­gor som ock­så behöver kän­na till var du står, är det ett defin­i­tivt plus.

Skaf­far du dig en tydlig pro­jek­töver­sikt som du går igenom med jäm­na mel­lan­rum, kan du job­ba effek­tivt med de detal­jer­ade uppgifter­na utan att bekym­ra dig för att något pro­jekt fall­er mel­lan sto­lar­na, efter­som du har ett lätt sätt att stäm­ma av att alla bol­lar rör sig i den rik­t­ning du vill.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du dri­ver alla dina akti­va pro­jekt framåt i den takt du önskar? Skriv gär­na en kom­men­tar och dela med dig. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.