Strukturbloggen

Av allt det du har att göra, går en del sak­er att göra i en ansats (klas­siska att-göra-uppgifter), medan andra sak­er är att betrak­ta som hela projekt.

Dessa pro­jekt kan vara lån­ga, sto­ra och omfat­tande mån­ga aktiviteter, men de kan lika gär­na vara en rätt enkel att-göra-uppgift som ändå består av flera steg, som du arbe­tar med utspritt över mer än en dag.

Det kan hand­la om klas­siska utveck­ling­spro­jekt i ordets gängse bemärkelse och de kan vara sådant vi inte nor­malt benäm­n­er som pro­jekt, t ex att bear­be­ta ett före­tag från prospect till kund till återkö­pande kund.

Fokus ömsom på detal­jer, ömsom på helheten

Har du mån­ga sådana här bol­lar i luften, är det lätt hänt att du bara fokuser­ar på den där läget är mest kri­tiskt just nu. Du släck­er brän­der och glöm­mer lätt av att ock­så hål­la koll på de andra bol­lar­na, där läget inte är kri­tiskt, men som ändå behöver din uppmärksamhet.

För att säk­er­stäl­la att du rör dig framåt på alla de pro­jekt du vill, behöver du en sam­lad över­sikt över vil­ka du har i luften just för tillfäl­let. Åtmin­stone någon gång i veck­an, går du igenom pro­jek­töver­sik­ten och ser till att du har minst ett näs­ta steg (en att-göra-uppgift eller något du vän­tar på från någon annan) på var­je pro­jekt som är aktivt just nu.

Men, var ska du ha pro­jek­töver­sik­ten och i vilken form?

Här kom­mer sex vari­anter att väl­ja mel­lan, efter tycke och smak.

1) Pro­jek­tlista, rätt och slätt

Den enklaste for­men är ändå en van­lig hed­erlig pro­jek­tlista rätt upp och ner, d v s en lista som räk­nar upp de pro­jekt du har igång nu. Har du dina att-göra-uppgifter i list­form, kan du ock­så ha pro­jek­ten så.

Ska­pa ett Word-doku­ment och skriv ner alla pro­jek­ten, eller gör det i ett kalkyl­blad. Vill du arbe­ta fysiskt, skriv ner pro­jek­tlis­tan på ett pap­per och häng upp det på kon­torsväggen, eller skriv lis­tan på din white­board, så är den lättillgänglig.

2) Uppgift i Out­look eller Lotus Notes, kat­e­goris­er­ad som projekt

1. Lägg upp var­je pro­jekt som en att-göra-uppgift i Out­looks ​“Uppgifter”-funktion (eller ​“Tasks“om du har engel­sk ver­sion) eller Lotus Notes ​“Att göra”-funktion (eller ​“To Do”).
2. Lägg upp kat­e­gorin ​“Pro­jekt” och ange på var­je ​“pro­jekt-uppgift”.
3. När du nu grup­per­ar uppgift-lis­tan efter kat­e­gori, kan du lätt skil­ja uppgifter­na som är pro­jekt från uppgifter­na som är att-göra-uppgifter.

Gör du så här, slip­per du en extra lista för pro­jekt, efter­som du för­varar dem i sam­ma lista som att-göra-uppgifter­na, men separat.

3) Att-göra-lista grup­per­ad efter projekt

Ett alter­na­tiv till den för­ra vari­anten är att du i Lotus Notes eller i Out­look märk­er upp vilket pro­jekt var­je att-göra-uppgift är en del av.

1. I Notes läg­ger du in nam­net som en kat­e­gori och i Out­look kan du t ex använ­da ​“Företag”-rutan.
2. När du sedan grup­per­ar efter ​“Kat­e­gori” (Notes) eller ​“Före­tag” (Out­look), får du med automatik en förteck­n­ing över de pro­jekt du har i luften just nu, förut­satt att du har en att-göra-uppgift på var­je projekt.
3. Vill du vara oberoende av det, ska­pa en tom uppgift för var­je pro­jekt, som du inte bockar av för­rän pro­jek­tet i sig är slutfört.

4) Mindmap

Gör din pro­jek­töver­sikt som en mindmap, på pap­per, i en mjuk­vara som Mind­Man­ag­er eller med en webbtjänst som Min​do​mo​.com. Mindmap:en ger dig strå­lande överblick och du kan lätt ​“bena ut” pro­jek­tet i min­dre delar innan du bör­jar definiera att-göra-uppgifter.

5) Things

Om du hanter­ar dina att-göra-uppgifter i den fina pro­gram­varan Things (som finns för Mac), läg­ger du enkelt in dina pro­jekt i en lista som alltid är syn­lig i huvud­fön­stret. Du ser direkt vil­ka att-göra-uppgifter du definier­at för var­je pro­jekt, klart och tydligt.

6) Plas­t­fick­or i en hög

Men, du kan ock­så lika gär­na job­ba helt utan­för datorn.

1. Ta en trans­par­ent A4-plas­tmapp för var­je pro­jekt och skriv pro­jek­tets namn på framsidan.
2. Lägg de pap­per och lap­par som hör till pro­jek­tet i mappen.
3. Längst fram, så den syns igenom map­pens fram­si­da, lägg ett försätts­blad där du suc­ces­sivt skriv­er upp näs­ta steg (näs­ta att-göra-uppgift) i projektet.
4. Lägg alla pro­jek­tmap­par i en pro­jek­tmapp-hög (som bara innehåller dessa mappar).
5. När du vill avgöra vad som är rätt sak att göra just nu, bläd­dra genom högen och välj den att-göra-uppgift från försätts­bladen som har högst prioritet.

Gör ditt val

Vilket for­mat du väl­jer är upp till dig; dessa ovan eller något annat. Tänk bara på att pro­jek­töver­sik­ten behöver vara så lät­till­gäng­lig att du inte drar dig för att ta fram den. Såvi­da du inte är still på kon­toret var­je dag, hela dagen, behöver den ock­så vara porta­bel, så du lätt tar den med dig.

Om den dessu­tom är när­varande och syn­lig för dina kol­le­gor som ock­så behöver kän­na till var du står, är det ett defin­i­tivt plus.

Skaf­far du dig en tydlig pro­jek­töver­sikt som du går igenom med jäm­na mel­lan­rum, kan du job­ba effek­tivt med de detal­jer­ade uppgifter­na utan att bekym­ra dig för att något pro­jekt fall­er mel­lan sto­lar­na, efter­som du har ett lätt sätt att stäm­ma av att alla bol­lar rör sig i den rik­t­ning du vill.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du dri­ver alla dina akti­va pro­jekt framåt i den takt du önskar? Skriv gär­na en kom­men­tar och dela med dig.