STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

28 Sep

Sex sätt att hålla alla bollar i luften


Datum: 2011-09-28 12:00 Kommentarer: 0 st

Av allt det du har att göra, går en del saker att göra i en ansats (klassiska att-göra-uppgifter), medan andra saker är att betrakta som hela projekt.

Dessa projekt kan vara långa, stora och omfattande många aktiviteter, men de kan lika gärna vara en rätt enkel att-göra-uppgift som ändå består av flera steg, som du arbetar med utspritt över mer än en dag.

Det kan handla om klassiska utvecklingsprojekt i ordets gängse bemärkelse och de kan vara sådant vi inte normalt benämner som projekt, t ex att bearbeta ett företag från prospect till kund till återköpande kund.

Fokus ömsom på detaljer, ömsom på helheten

Har du många sådana här bollar i luften, är det lätt hänt att du bara fokuserar på den där läget är mest kritiskt just nu. Du släcker bränder och glömmer lätt av att också hålla koll på de andra bollarna, där läget inte är kritiskt, men som ändå behöver din uppmärksamhet.

För att säkerställa att du rör dig framåt på alla de projekt du vill, behöver du en samlad översikt över vilka du har i luften just för tillfället. Åtminstone någon gång i veckan, går du igenom projektöversikten och ser till att du har minst ett nästa steg (en att-göra-uppgift eller något du väntar på från någon annan) på varje projekt som är aktivt just nu.

Men, var ska du ha projektöversikten och i vilken form?

Här kommer sex varianter att välja mellan, efter tycke och smak.

1) Projektlista, rätt och slätt

Den enklaste formen är ändå en vanlig hederlig projektlista rätt upp och ner, d v s en lista som räknar upp de projekt du har igång nu. Har du dina att-göra-uppgifter i listform, kan du också ha projekten så.

Skapa ett Word-dokument och skriv ner alla projekten, eller gör det i ett kalkylblad. Vill du arbeta fysiskt, skriv ner projektlistan på ett papper och häng upp det på kontorsväggen, eller skriv listan på din whiteboard, så är den lättillgänglig.

2) Uppgift i Outlook eller Lotus Notes, kategoriserad som projekt

  1. Lägg upp varje projekt som en att-göra-uppgift i Outlooks “Uppgifter”-funktion (eller “Tasks"om du har engelsk version) eller Lotus Notes “Att göra”-funktion (eller “To Do”).
  2. Lägg upp kategorin “Projekt” och ange på varje “projekt-uppgift”.
  3. När du nu grupperar uppgift-listan efter kategori, kan du lätt skilja uppgifterna som är projekt från uppgifterna som är att-göra-uppgifter.

Gör du så här, slipper du en extra lista för projekt, eftersom du förvarar dem i samma lista som att-göra-uppgifterna, men separat.

3) Att-göra-lista grupperad efter projekt

Ett alternativ till den förra varianten är att du i Lotus Notes eller i Outlook märker upp vilket projekt varje att-göra-uppgift är en del av.

  1. I Notes lägger du in namnet som en kategori och i Outlook kan du t ex använda “Företag”-rutan.
  2. När du sedan grupperar efter “Kategori” (Notes) eller “Företag” (Outlook), får du med automatik en förteckning över de projekt du har i luften just nu, förutsatt att du har en att-göra-uppgift på varje projekt.
  3. Vill du vara oberoende av det, skapa en tom uppgift för varje projekt, som du inte bockar av förrän projektet i sig är slutfört.

4) Mindmap

Gör din projektöversikt som en mindmap, på papper, i en mjukvara som MindManager eller med en webbtjänst som Mindomo.com. Mindmap:en ger dig strålande överblick och du kan lätt “bena ut” projektet i mindre delar innan du börjar definiera att-göra-uppgifter.

5) Things

Om du hanterar dina att-göra-uppgifter i den fina programvaran Things (som finns för Mac), lägger du enkelt in dina projekt i en lista som alltid är synlig i huvudfönstret. Du ser direkt vilka att-göra-uppgifter du definierat för varje projekt, klart och tydligt.

6) Plastfickor i en hög

Men, du kan också lika gärna jobba helt utanför datorn.

  1. Ta en transparent A4-plastmapp för varje projekt och skriv projektets namn på framsidan.
  2. Lägg de papper och lappar som hör till projektet i mappen.
  3. Längst fram, så den syns igenom mappens framsida, lägg ett försättsblad där du successivt skriver upp nästa steg (nästa att-göra-uppgift) i projektet.
  4. Lägg alla projektmappar i en projektmapp-hög (som bara innehåller dessa mappar).
  5. När du vill avgöra vad som är rätt sak att göra just nu, bläddra genom högen och välj den att-göra-uppgift från försättsbladen som har högst prioritet.

Gör ditt val

Vilket format du väljer är upp till dig; dessa ovan eller något annat. Tänk bara på att projektöversikten behöver vara så lättillgänglig att du inte drar dig för att ta fram den. Såvida du inte är still på kontoret varje dag, hela dagen, behöver den också vara portabel, så du lätt tar den med dig.

Om den dessutom är närvarande och synlig för dina kollegor som också behöver känna till var du står, är det ett definitivt plus.

Skaffar du dig en tydlig projektöversikt som du går igenom med jämna mellanrum, kan du jobba effektivt med de detaljerade uppgifterna utan att bekymra dig för att något projekt faller mellan stolarna, eftersom du har ett lätt sätt att stämma av att alla bollar rör sig i den riktning du vill.

Hur gör du?

Hur gör du för att se till att du driver alla dina aktiva projekt framåt i den takt du önskar? Skriv gärna en kommentar och dela med dig.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.