Strukturbloggen

En cen­tral aspekt av struk­tur, och kanske det mån­ga först associer­ar med ordet, är att sortera något i någon slags ord­ning. Tja, själ­va ordet ​“sortera” bety­der ju ​“att ord­na efter sort”.

Men, hur ska vi sortera doku­ment och andra sak­er så att vi hit­tar dem fort — och lätt vet var vi ska spara de nya?

Ett kort tips om att sortera

Vill du bara ha ett snabbt tips? Här är en kort video jag gjorde för dig.

(Du hit­tar en utförli­gare artikel län­gre ned.)

Mina detal­jer­ade rek­om­men­da­tion­er om att sortera

Du har inte fullt så bråt­tom? Låt mig utveck­la det hela (och repetera några sak­er från videon här ovan).

Vi har en mängd infor­ma­tion, till exem­pel dig­i­ta­la doku­ment och map­par, som vi inte bara vill ha lig­gande i en enda här­va, utan vi vill kat­e­goris­era upp dem i någon slags struk­tur och ord­na dem sys­tem­a­tiskt så att vi lätt hit­tar dem och lika lägg vet var vi ska spara det nya vi skapar. 

Vi har tröt­tnat på pap­per­shö­gar­na och vill få undan dem, sam­tidigt som vi vill ha allt kvar — bara i någon slags ordning.

Hur ord­na?

Richard Saul Wur­man, som bland annat grun­dade den syn­nerli­gen pop­ulära TED-kon­fer­ensen 1984, har hela sitt liv intresser­at sig för hur man kan ord­na sto­ra mängder infor­ma­tion så att den blir begriplig. Han myn­tade ock­så begrep­pet ​“infor­ma­tion­sarkitek­tur” och i lin­je därmed har han beskriv­it fem principer för att organ­is­era infor­ma­tion. De fem ord­ningar­na är:

• Alfa­betisk — bok­stavsor­d­ning, rätt och slätt
  
• Kro­nol­o­gisk — efter tid; till exem­pel efter när doku­mentet ska­pades eller vilket räken­skap­sår rap­porten avser
  
• Lokalitet — geografisk eller rum­slig posi­tion; till exem­pel efter vilket säljdis­trikt omsät­tningssta­tis­tikkalkyl­bladen hör till eller vilket land broschyr­ma­te­ri­alet skall använ­das i
  
• Mag­ni­tud — någon slags rank­ing; till exem­pel från lägs­ta pris till högs­ta, från de kor­taste skru­var­na till de längsta
  
• Kat­e­gori — typ eller egen­skap; till exem­pel säljre­lat­er­at för sig och sådan som har med inköp att göra för sig eller avtal för sig och pro­tokoll för sig

Någon ord­ning ska det va´, sa C‑H Hermansson

Enligt Wur­man ska vi i förs­ta hand strä­va efter att ha en enda nivå i struk­turen, sorter­ad efter någon av de fem ord­ningar­na. Men, oftast — i syn­ner­het när vi byg­ger mapp­struk­tur och dylikt — behöver vi flera nivåer. Då ser vi till att vi sorter­ar var­je nivå efter en enda av ordningarna. 

Det är när vi använ­der flera ord­ningar på sam­ma nivå som struk­turen lätt blir rörig, tvety­dig och vildvuxen.

Gör så här

Vill du ska­pa mer ord­ning än idag, gör så här:

1. Bestäm dig för vad du vill ska­pa ord­ning bland. Vet du inte vad som är det bäs­ta att bör­ja med, välj det du först kom att tän­ka på och grun­na inte på om det var rätt eller inte. Du kan ju alltid väl­ja om, om du valde ​“fel”.
2. Välj vilken ord­ning av de fem som är mest naturlig att sortera efter för just den här infor­ma­tio­nen. För­mod­li­gen skulle fler än en ord­ning pas­sa, så det gör inget om du tvekar på vilken som är den ​“abso­lut rätta”.
3. Gör en förs­ta skiss på hur struk­turen skulle se ut med den val­da ordningen.
4. Bygg och sortera. Om det behövs, justera.

Ord­ning på torpet

För, om du sorter­ar efter någon av de fem ord­ning­sprinciper­na och bara tilläm­par en prin­cip per sor­ter­ingsnivå, kom­mer din infor­ma­tion­sstruk­tur att bli åtmin­stone till­räck­ligt bra som en start. 

Såk­lart kan du behö­va för­fi­na och sortera om, men föl­jer du Wur­mans mod­ell i sorteran­det hit­tar du lättare det du sök­er och får snab­bare undan det du vill ha kvar.

Hur gör du?

Använ­der du någon helt annan sor­ter­ing­sprin­cip än de som Wur­man föror­dar och som vi talat om här? Berät­ta för mig!

För­resten, om du vill ha fler tips om struk­tur på job­bet finns det flera sätt att få just det här.