Ta inte allt på volley, utan lita på… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 juni

Ta inte allt på volley, utan lita på att-göra-listan


Datum: 2017-06-20 19:37

När det kom­mer in något nytt, frestar det att hug­ga tag i det direkt och få det avk­larat, så vi blir av med det. Har vi myck­et att göra, är det verk­li­gen skönt att få en sak av allt ur världen. Är det det som senast kom in (som ett mejl, till exem­pel) får det oss att kän­na oss han­dlingskrafti­ga om vi direkt, som på vol­ley”, dräm­mer till och fixar det omedelbart.

Ett slags dubbelfel
Men, det är en fäl­la. Jag har kom­mit på mig själv med att ägna en halvdag eller mer till att på upp­studs efter upp­studs smasha till på de mejl som kom in. Jag blev en mästare på att under den halvda­gen svara blixtsnabbt och ord­na det som mejlen innebar direkt.

Efter ett allde­les för långt tag går det upp för oss: vi har glömt vår att göra-lista! En titt på den och vi upp­täck­er att där var en hord uppgifter som vi skulle ha ägnat tid åt istäl­let, som hade högre pri­or­itet än allt det vi mejlat om hit­tills på dagen. Resten av dagen kom­mer att bli allt annat än behaglig när vi arbe­tar ikapp för att ändå hin­na från job­bet i rim­lig tid.

Senast är säl­lan mest brådskande
Det senaste som kom in i någon form kan ha högs­ta pri­or­itet, men ofta har det det inte. För att väl­ja uppgift på ett sätt vi inte kom­mer att ångra behöver vi sät­ta det nyinkom­na i rela­tion till allt annat vi har att göra (på lis­tan, till exem­pel) och göra en pri­or­i­ter­ing bland allt istäl­let för bara bland det vi har fram­för oss. Även en uppgift som skrevs till lis­tan för tre veck­or sedan kan idag ha abso­lut högs­ta pri­or­itet — högre än det senaste mejlet som kom in.

Vad vi än får avk­larat, blir vi av med. Nog är det egentli­gen lika skönt att bli av med något som legat länge som något som kom in nyss, när det kom­mer till kritan?

Gör så här
Om du kän­ner igen dig i att du mer än du skulle öns­ka fast­nar” i att göra de senast inkom­na sak­er­na istäl­let för att få gjort det som redan finns och som ock­så ska bli klart snart, gör så här:

  1. Den när­maste veck­an, öva på att hantera inkom­mande uppgifter mer sys­tem­a­tiskt; det vill säga, tänk efter en extra gång om mejlet verk­li­gen har högs­ta pri­or­itet och behöver svaras på direkt (om det tar mer än två minut­er). Har du egentli­gen andra uppgifter som har högre pri­or­itet just nu?

  2. Kor­ta, under 2 minuter”-mejl svarar du på direkt, men de som tar län­gre tid att klara av och som inte allde­les uppen­bart har högs­ta pri­or­itet — skriv att göra-uppgifter om vad det innebär att du ska göra. Då kom­mer du fort­are igenom inbox­en än om du slut­för allt som var­je mejl innebär hela tiden.

  3. När du pri­or­it­er­ar, det vill säga väl­jer vad som är rätt uppgift att göra nu, gör det ur att göra-lis­tan istäl­let för ur mejlinboxen.

  4. När veck­an är slut, se till­ba­ka och bedöm om det­ta funger­ade för dig. Om det gjorde det, fort­sätt så. Om du inte fick till det rik­tigt, fun­dera på vad du kan justera eller mejla mig, så ger jag dig en puff i rätt riktning.

Njut­nin­gen består
Pri­or­it­er­ar du ur den kom­plet­ta sam­ling av allt du har att göra som att göra-lis­tan är, gör du mer sak­er i rätt ord­ning. Du får färre obe­hagli­ga över­raskningar i form av att du upp­täck­er att du i för­mid­dags bor­de ha lagt tid på något helt annat än du gjorde och du får sak­er klara med bät­tre framförhållning.

Du får fort­farande nju­ta lika myck­et av att avk­lara sak­er, för alla uppgifter du får gjort (gam­la såväl som nyinkom­na) blir du av med.

Hur gör du?
Hur gör du för att inte fast­na i att hela tiden göra det sist inkom­na först? Ditt all­ra bäs­ta tips skulle kun­na hjäl­pa fler — dela med dig i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.