Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En ny parvel i appfamiljen

Såk­lart har du länge kun­nat läg­ga in uppgifter­na i det samar­betsverk­tyg ni använ­der direkt under mötet, men för dig som arbe­tar på Microsoft 365-plat­tfor­men har det nu bliv­it lite, lite lättare än förut.

En gan­s­ka färsk nykom­ling i Microsoft 365-app­famil­jen är Loop, som är en app för att samar­be­ta kol­le­gor emel­lan. I den ska­par du arbet­sy­tor där du kan läg­ga upp sidor i vil­ka du kan läg­ga till kom­po­nen­ter, som lis­tor, plan­er, bilder, video och liknande.

Var­för ytterli­gare en?

Jag upplever att Loop på senare tid dykt upp som en jok­er som över­lap­par flera andra Microsoft 365-appars funk­tion­er och upprik­tigt sagt förstår jag inte rik­tigt vit­sen med att lansera en ny app istäl­let för att läg­ga in sak­nad funk­tion­alitet i de befintliga.

Loop rör sig farligt och förtju­sande fritt

Loop synkar friskt med de andra appar­na i Microsoft 365, vilket både är en fördel och en nack­del. Det är bra att du automa­tiskt kan få sam­lat det du skriv­it på oli­ka håll till ett ställe, men det är ett bekym­mer att det till exem­pel plöt­sligt dyk­er upp nya plan­er till synes hejdlöst i Plan­ner så fort du ska­par något plan-lik­nande på en sida i Loop.

Men, just det­ta med att dela ut uppgifter direkt från ett Teams-möte är fak­tiskt rätt så under­lät­tande, i rätt situation.

Gör så här

1. Öpp­na en mötes­bokn­ing i kalen­dern i Teams.
2. Längst ned, under anteck­n­ingsru­tan, står det för­mod­li­gen ​”Lägg till en agen­da” (om du har en något­sånär färsk ver­sion). Klic­ka i den rutan så för­bered­er Loop en agen­da med Dagord­ning, Möte­san­teck­ningar och Uppföljningsuppgifter.
3. Det är i Uppföljn­ing­suppgifter du kan läg­ga de uppgifter ni kom­mer överens om att oli­ka delt­a­gare ska göra efter mötet. Tes­ta att läg­ga till en uppgift och tilldela den till dig själv.
4. Öpp­na sedan din att göra-lista i To-Do. Du når den anti­n­gen i den sep­a­ra­ta To-Do-appen eller via den blå bock­en inne i Outlook.
5. Klic­ka på vyn ​”Tillde­lat till mig” och se — där lig­ger uppgiften du fick från mötet! Dessvärre lig­ger uppgiften fast i den här vyn; du kan inte fly­t­ta den till någon av dina lis­tor, men det­ta är ändå ett steg i rätt riktning.
6. På näs­ta möte, om du tyck­er att det är smidigt att få in att göra-uppgifter­na direkt i lis­tan, lägg in uppgifter­na ni kom­mer överens om och tilldela respek­tive mötes­delt­a­gare till var och en.

På rätt plats direkt

Om du delar ut uppgifter­na som ska göras till näs­ta möte direkt under mötet slip­per du göra det efteråt. Du slip­per ock­så anta att mötes­delt­a­gar­na själ­va har så god struk­tur att de noter­ar vad de lovar att göra, för uppgifter­na dyk­er upp i vars och ens att göra-lista direkt.

Hur gör du?

Har du använt Loop på något sätt som du är rik­tigt nöjd med? Skriv till mig och berät­ta för jag vill gär­na få exem­pel på smar­ta tillämp­ningar av det­ta något­sånär nya verktyg. 

(Såk­lart vill vi att våra möten även ska vara effek­ti­va, så vi får ut det vi vill av dem. Ett tips är att sät­ta P(PPPPP) för ostruk­tur­erade möten. Tes­ta gärna!)