Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Sam­ma, samma

Du mejlar ett mejl till alla i ditt team som är syskon­likt mejlet du skick­ade för­ra kvar­talet och det för­ra innan det. En kund ställer en frå­ga som du fått mån­ga gånger från andra kun­der genom åren och du svarar i skrift på unge­fär sam­ma sätt som då. Det har just hänt igen, det där som föran­led­er dig att ska­pa ett nytt Word-doku­ment och skri­va det du skriv­er var­je gång det händer.

Ibland är det rätt att kopiera

Jag vinnläg­ger mig om att vara gen­uin i mitt skri­vande och att det som skrivs i mitt namn fak­tiskt är skriv­et av mig och kom­mer från min pen­na (vilket förk­larar min något avvak­tande inställ­ning till att använ­da gen­er­a­tiv AI för att skri­va tex­ter). Men, pré­cis allt jag skriv­er behöver inte vara orig­inellt. De där funk­tions-tex­ter­na som bara ska förmed­la infor­ma­tion kan få göra just det utan att ock­så de behöver uttryc­ka min personlighet.

Där­för tyck­er jag om att använ­da mal­lar för allt det jag skriv­er sam­ma eller lik­nande då och då. Det kan till exem­pel vara:

• ett föl­je­brev till något jag skickar fysiskt,
• ett mejl jag alltid skickar till en kund vid ett visst läge i en process,
• ett svar på en frå­ga jag ofta får från säl­jare som vill att jag ska bli deras kund

Mal­lar­na är i form av:

• doku­ment­mal­lar
• stan­dard­tex­ter spa­rade i textbank
• färdi­ga fras­er som framkallas genom att jag skriv­er uni­ka förko­rt­ningar jag förin­ställt i ett textexpansionsverktyg
• förskriv­na mejl som ska­pas i ett automa­tis­er­at flöde i ett så kallat RPA-verktyg

Då ska­par du mallen

Men när är det värt besväret att göra en mall? För, den tar ju ock­så tid att ska­pa, så vi kan inte göra mal­lar av allt. Vad sägs om den här tumregeln?

När du letat upp en tidi­gare text att kopiera för andra gån­gen, är det dags att ska­pa en mall.

Allt­så; du skriv­er en text för förs­ta gån­gen, senare letar du upp den igen för att åter­an­vän­da den, när du sedan letar upp den en andra gång gör du en mall av den.

Det är näm­li­gen tum­regeln som funkar fin­fint för mig. Den föres­lår jag att du ock­så anammar.

Gör så här

1. Näs­ta gång du märk­er att du letar upp en gam­mal text för andra gån­gen för att åter­an­vän­da den, gör en mall av den ock­så.
   
   I stun­den tyck­er du säk­ert inte att du har tid att ska­pa mallen, för du är mitt i en uppgift du behöver få gjort. Gör den där­för så enkel som du har tid till. Om du så bara sparar mejlet som en mall utan att ta bort det uni­ka för just det här tillfäl­let (såsom namn och aktuellt datum) är det gott nog.
    
2. När du senare ska skri­va den där tex­ten igen, utgå från mallen och för­fi­na den ett snäpp till under den tid du har.
    
3. Efter­som det nu är uppen­bart att du har nyt­ta av mallen då och då — bestäm dig för att göra i ord­ning mallen ordentligt. For­mulera en att göra-uppgift om att ska­pa mallen och bestäm dig för när du gör det, om du vet med dig att det säl­lan blir tid automa­tiskt till sådant förbättringsarbete.

Mer tid till det viktigaste

Om du ska­par mal­lar av de tex­ter du skriv­er återkom­mande drar du prak­tisk nyt­ta av arbete du redan lagt ned. Istäl­let för att spilla tid på att skri­va sam­ma sak om och om igen eller på att leta upp det där du skrev för ett tag sedan har du en lät­till­gäng­lig mall att snabbt ta fram, använ­da och ​”läg­ga till­ba­ka”. Du får mer tid till de vik­ti­gaste delar­na av ditt arbete och nyt­t­jar din dyr­bara tid till det som tar dig framåt.

Hur gör du?

Vad får dig att göra en mall av något du gjort tidi­gare? Hur vet du att läget är rätt? Skriv till mig och berät­ta. Mån­ga mall­funk­tion­er i våra van­li­gaste appar används av allde­les för få, så låt oss till­sam­mans slå ett slag för det befriande mallandet!

(Fler smar­ta sätt att ta sig an återkom­mande uppgifter? Läs ock­så mina tips på hur du under­lät­tar du det du gör ofta)