Det är inte hela världen om du har flera att… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

09 maj

Det är inte hela världen om du har flera att göra-listor


Datum: 2016-05-09 10:53

En av grund­bul­tar­na i att arbe­ta struk­tur­erat och effek­tivt är att ha alla att göra-uppgifter på ett enda ställe istäl­let för att spri­da dem på lap­par, i appar, som flag­gade mail, som oläst-mark­er­ade läs­ta mail, överst i en hög och otal­i­ga andra ställen vi tar till för att ha koll”. Det är att rek­om­mendera att ha en enda att göra-lista — dig­i­tal eller fysisk efter tycke och smak.

Är det verk­li­gen görbart?
De fles­ta lyckas sam­la ihop allt till ett ställe, men för en del är det inte så enkelt, av förk­larli­ga skäl. Har du ett ären­de­hanter­ingssys­tem, sup­port­sys­tem eller bug­grap­por­ter­ingssys­tem där det står sak­er du har att göra och det­ta sys­tem inte med lät­thet synkar med din att göra-lista, är det när­mast över­mäk­tigt att manuellt få ihop alla att göra-uppgifter till en lista. Det är knap­past heller värt tiden och besväret.

Har vi ett doku­men­thanter­ingssys­tem där du blir tillde­lad åtgärder eller ett pro­jek­tverk­tyg där aktiviteter­na bryts ned ända till näs­ta steg eller att göra-uppgift­nivå, skulle åtmin­stone jag kän­na mig rådvill om hur jag ska få alla uppgifter från de oli­ka hållen till en lista. Som tur är, är det inte säk­ert att det ens är nödvändigt.

Det är vid pri­or­i­terin­gen det kom­mer till kritan
Värdet av att ha en enda att göra-lista infinner sig när vi ska väl­ja vad som är rätt sak att göra härnäst. När vi inte tit­tar i lis­tan, behöver den inte vara en enda för sak­ens skull. Det är klart att ju mer vi sprid­er uppgifter­na, desto lättare är det att någon försvin­ner eller glöms bort, men har vi två eller tre ställen snarare än ett, kan vi klara oss rätt så bra ändå.

Det avgörande är att vi väl­jer ur ett ställe när vi ska pri­or­it­era, för då ska vi ändå väga ihop så mån­ga para­me­trar (vik­tighets­grad, bråd­s­ka, tid­såt­gång et c) att det under­lät­tar enormt att vi kan se allt vi väl­jer mel­lan på ett bräde.

Två steg istäl­let för ett
Har du, säg, tre sys­tem eller ställen som din att göra-lista i prin­cip är uppde­lad på, gör du helt enkelt pri­or­i­terin­gen i två steg:

  1. Först väl­jer du vilket sys­tem eller vilken lista du ska arbe­ta med den när­maste stunden.

  2. Sedan väl­jer du den högst pri­or­it­er­ade uppgiften just där, utan att tit­ta på de andra stäl­lena. Till exem­pel: nu vill du beta av så mån­ga sup­port­ären­den som möjligt i en timme. Vilket sup­port­ärende har då högst pri­or­itet, oavsett vad du har för andra sak­er att göra?

Först när du ska jäm­föra pri­or­iteten mel­lan uppgifter i alla de tre stäl­lena kom­mer du att lida av den split­trade och bri­s­tande översikten.

Gör så här

  1. Gör ett (sista?) försö­ka att få ihop allt till en enda lista, för det är ändå att föredra.

  2. Om du inte lyckas med hyf­sad lät­thet, nöj dig med de 2 – 3 ställena.

  3. För att göra det lätt för dig att pri­or­it­era hel­hjär­tat ur valt ställe när du gör det, hit­ta på ett sätt att avgöra vilket ställe det är dags för nu. Ska du arbe­ta x tim­mar i ett visst ställe/​system var­je dag, lägg in fas­ta återkom­mande tim­mar i kalen­dern så du blockar den tiden till bara det­ta arbete. Eller, om du inte vill bestäm­ma dig för speci­fi­ka klock­slag, lägg en att göra-uppgift i din huvud­sak­li­ga lista, låt den lyda till exem­pel Arbe­ta två tim­mar i sup­port­sys­temet” och sätt den som återkom­mande var­je dag. Då får du boc­ka av det arbetet var­je dag och du mis­sar inte att det ska göras regelbundet.

Istäl­let för split­tring — fokus
Om du gör det lätt för dig att bara väl­ja ur en lista när du ska pri­or­it­era, gör det inte så myck­et att du av infra­struk­turskäl inte fått ihop alla att göra-uppgifter till ett ställe. Istäl­let för att bli split­trad mel­lan alla ställen det står att du ska göra något, hit­tar du ett sys­tem­a­tiskt sätt att ändå hål­la fokus och riktning.

Hur gör du?
Hur har du gjort för att tack­la det fak­tum att du måste” ha flera lis­tor? Kom­mentera gärna. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.