STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 May

Det är inte hela världen om du har flera att göra-listor


Datum: 2016-05-09 10:53 Kommentarer: 2 st

En av grundbultarna i att arbeta strukturerat och effektivt är att ha alla att göra-uppgifter på ett enda ställe istället för att sprida dem på lappar, i appar, som flaggade mail, som oläst-markerade lästa mail, överst i en hög och otaliga andra ställen vi tar till för att “ha koll”. Det är att rekommendera att ha en enda att göra-lista - digital eller fysisk efter tycke och smak.

Är det verkligen görbart?
De flesta lyckas samla ihop allt till ett ställe, men för en del är det inte så enkelt, av förklarliga skäl. Har du ett ärendehanteringssystem, supportsystem eller buggrapporteringssystem där det står saker du har att göra och detta system inte med lätthet synkar med din att göra-lista, är det närmast övermäktigt att manuellt få ihop alla att göra-uppgifter till en lista. Det är knappast heller värt tiden och besväret.

Har vi ett dokumenthanteringssystem där du blir tilldelad åtgärder eller ett projektverktyg där aktiviteterna bryts ned ända till nästa steg eller att göra-uppgiftnivå, skulle åtminstone jag känna mig rådvill om hur jag ska få alla uppgifter från de olika hållen till en lista. Som tur är, är det inte säkert att det ens är nödvändigt.

Det är vid prioriteringen det kommer till kritan
Värdet av att ha en enda att göra-lista infinner sig när vi ska välja vad som är rätt sak att göra härnäst. När vi inte tittar i listan, behöver den inte vara en enda för sakens skull. Det är klart att ju mer vi sprider uppgifterna, desto lättare är det att någon försvinner eller glöms bort, men har vi två eller tre ställen snarare än ett, kan vi klara oss rätt så bra ändå.

Det avgörande är att vi väljer ur ett ställe när vi ska prioritera, för då ska vi ändå väga ihop så många parametrar (viktighetsgrad, brådska, tidsåtgång et c) att det underlättar enormt att vi kan se allt vi väljer mellan på ett bräde.

Två steg istället för ett
Har du, säg, tre system eller ställen som din att göra-lista i princip är uppdelad på, gör du helt enkelt prioriteringen i två steg:

  1. Först väljer du vilket system eller vilken lista du ska arbeta med den närmaste stunden.

  2. Sedan väljer du den högst prioriterade uppgiften just där, utan att titta på de andra ställena. Till exempel: nu vill du beta av så många supportärenden som möjligt i en timme. Vilket supportärende har då högst prioritet, oavsett vad du har för andra saker att göra?

Först när du ska jämföra prioriteten mellan uppgifter i alla de tre ställena kommer du att lida av den splittrade och bristande översikten.

Gör så här

  1. Gör ett (sista?) försöka att få ihop allt till en enda lista, för det är ändå att föredra.

  2. Om du inte lyckas med hyfsad lätthet, nöj dig med de 2-3 ställena.

  3. För att göra det lätt för dig att prioritera helhjärtat ur valt ställe när du gör det, hitta på ett sätt att avgöra vilket ställe det är dags för nu. Ska du arbeta x timmar i ett visst ställe/system varje dag, lägg in fasta återkommande timmar i kalendern så du blockar den tiden till bara detta arbete. Eller, om du inte vill bestämma dig för specifika klockslag, lägg en att göra-uppgift i din huvudsakliga lista, låt den lyda till exempel "Arbeta två timmar i supportsystemet" och sätt den som återkommande varje dag. Då får du bocka av det arbetet varje dag och du missar inte att det ska göras regelbundet.

Istället för splittring - fokus
Om du gör det lätt för dig att bara välja ur en lista när du ska prioritera, gör det inte så mycket att du av infrastrukturskäl inte fått ihop alla att göra-uppgifter till ett ställe. Istället för att bli splittrad mellan alla ställen det står att du ska göra något, hittar du ett systematiskt sätt att ändå hålla fokus och riktning.

Hur gör du?
Hur har du gjort för att tackla det faktum att du “måste” ha flera listor? Kommentera gärna. 

Kommentera

Henrik

Henrik skriver:

#1 - 2016-05-10, 10:52

Jag försöker att hålla allt i samma system. Privat är det inga problem, men det kan vara utmanade i jobbet. Alla mail som jag förväntas ta någon form av action på skickas alltd vidare till mitt egna system. Det är lite mer problematiskt med det ärendehantering/supportsystem (heter JIRA) som vi använder oss av på min arbetsplats. Jag brukar dubbellagra information i JIRA och i mitt egna system. För att få det hanterbart så lagrar jag bara saker jag kommer jobba med inom en överskådlig framtid (ett par veckor fram i tiden) i mitt system.
Jag har funktionalitet i mitt system så jag kan skära i min att-göra-lista på alla håll och kanter. Det gör att jag lätt kan filtrera ut saker jag ska göra på jobbet. Jag kan filterar ut saker som kommer ifrån JIRA, saker från mail osv. Jag har även en parameter för min energinivå. På så sätt kan jag välja att svara på enklare mail när min energinivå är lägre (sista timmen på arbetsdagen oftast) medan jag kan jobba med mer krävande saker i början på dagen.
System som JIRA och trello är bra för arbete i team, men jag vill gärna ha mina egna arbetsuppgifter i mitt egna system, som har en del funktionalitet som jag behöver för att optimera min egna produktivitet.

David

David skriver:

#2 - 2016-05-16, 08:02

Tack för att du skriver, Henrik. Det låter strålande att du kan välja att göra-uppgifter från olika perspektiv baserat på olika kriterier, t ex efter energinivå.

Den utmaning du beskriver när det gäller att få ihop det hela till en lista när du samtidigt (sam-)arbetar i Trello och JIRA delar du med många jag möter. Hos en kund lät vi Zapier (zapier.com) skapa en ny task i Todoist så fort personen blev assignad en ny issue i JIRA. På så sätt sker “hopsynkningen” automatiskt. Har du testat något i den stilen?

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.