Att utvärdera och förfina ger bättre struktur

När jag för många år sedan arbetade som kvalitetschef blev jag ofta påmind om att det som saknades för att vi skulle höja kvaliteten var att vi utvärderade hur ”bra” det blev av det vi hade gjort och förfinade hur vi skulle göra nästa gång för att det skulle bli ”bättre”.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En cykel för god kvalitet

Jag kände igen det från vad jag brukade höra och läsa om den klassiska kvalitetsmodellen Deming-cirkeln, också kallad PDCA-cykeln. Av cirkelns steg Plan-Do-Check-Act som krävs för att åstadkomma ständig förbättring, är det alltför ofta bara Plan och Do som genomförs. Det kan rent av hända att en del nöjer sig med Do-Do-Do-Do och bara hoppas att det ska bli bättre någon gång.

Om och om igen, runt, runt

Just i dessa dagar har jag i det lilla påtagligt fått uppleva hur kraftfullt det är att utvärdera och förfina när man vill att något ska bli bättre. Utan att jag vet hur det gick till, blev jag för ett tag sedan intresserad av banjo och håller nu på att lära mig spela detta säregna instrument. Högerhandens plockade arpeggio-figurer (som kallas ”rolls”) utförda med plektrum på tumme, pekfinger och långfinger är centrala för den banjospelstil jag är ute efter.

Man övar bäst på dessa rolls genom att spela dem om och om igen, runt, runt, timmar i sträck. Jag gjorde så och det gick tämligen trögt. Men, när jag lyssnade noga på hur det lät (”Check”) och justerade en fingerposition eller rätade upp handen ett uns mellan varje runda (”Act”) gjorde det avsevärd skillnad. Efter en stund spelade handen som av sig själv de figurer som först känts alldeles oöverstigliga att bemästra. De många små, medvetna förfiningarna gav resultat. Än har jag långt kvar, men jag har kommit längre än jag först trodde att jag skulle göra.

Istället för musik: förfining

I all enkelhet påminner mig detta om att det finns många fler återkommande aktiviteter som görs i de verksamheter jag hjälper som skulle lyckas bättre om de mer medvetet utvärderades och förfinades.

Gör så här

Känner du igen (slår mitt exempel till och med an en ton?) att du eller ni i er organisation hoppar över utvärderandet och förfinandet för ofta, ta ett strukturfrämjande tag idag genom att:

Tänk efter vilken återkommande uppgift eller aktivitet du gör som skulle kunna ge bättre resultat än den gör idag. Det kan vara något du gör då och då själv eller något ni gör tillsammans. Är det rentav ett återkommande möte?
Hitta på ett sätt att lägga till ett utvärderingsmoment direkt efter att aktiviteten gjorts. Det behöver inte vara en utvärderingsenkät, utan kan vara att du lägger till en ”Hur gick det och vad skulle kunna göras bättre?”-fråga i slutet av checklistan ni brukar följa eller att du adderar en ”Utvärdering”-punkt i standardagendan för det återkommande mötet eller att du sätter upp en skylt där uppgiften utförs som påminner dig om att du ska reflektera kort över hur det gick.
Se om du redan nu kan ta reda på när det är dags att utföra uppgiften nästa gång, så att du kan göra dig beredd på att du också ska komma ihåg utvärderingen den här gången.
När det är dags, lägg extra fokus på att studera hur ni gör det ni ska göra, så att utvärderingen går lätt att genomföra mot slutet, eftersom du har samlat på dig gott om stoff under tiden.
Hitta på åtminstone någon förfiningsåtgärd till nästa gång uppgiften ska utföras. Det gör inte så mycket att det är något litet, bara det är något, för till slut blir de små stegen tillsammans ett stort kliv framåt. I förenklingsboken skriver jag om hur James Dyson gjorde 5 127 prototyper med en liten förbättring mellan varje innan den första påslösa dammsugaren Dyson DC01 var klar. Trägen vinner.

Bättre och bättre

Om du utvärderar och förfinar det du gör återkommande, kommer du att ständigt förbättra ditt arbetssätt och dina resultat med det. Är du som jag, kommer du också att njuta av hur upprymd du blir av att se något bli bättre och bättre, dag för dag.